Nachfolgend haben wir Ihnen 6 Vorurteile eines Telefonservice aufgelistet und erklären, warum diese nicht zwangsweise wahr sein müssen.
Die 6 Tipps kurz zusammengefasst:
- Entfernungsbedenken entkräften: Die Angst, dass ein Telefonservice weit entfernt ist und die Kommunikation behindern könnte, ist unbegründet. Die Auslagerung der Anrufannahme erfordert nicht zwangsläufig erhebliche räumliche Entfernungen oder das Überqueren von Landesgrenzen.
- Vielseitige Anwendbarkeit: Ein Telefonservice ist nicht nur auf bestimmte Branchen beschränkt. Die Mitarbeiter sind auf die Anrufannahme und Betreuung unterschiedlicher Kunden spezialisiert und können sich dank individueller Schulung und branchenübergreifender Erfahrung vielseitig einsetzen.
- Vertrautheit mit Ihrem Unternehmen: Ein qualitativ hochwertiger Telefonservice berücksichtigt von Anfang an Ihre spezifischen Anforderungen und schult seine Mitarbeiter, um ein maßgeschneidertes Konzept zu entwickeln. Ihre Anrufer werden nicht bemerken, dass sie mit externen Gesprächspartnern sprechen.
- Kosteneffizienz und Transparenz: Ein Telefonservice kann Personalkosten senken und bietet Flexibilität in Bezug auf Arbeitszeiten. Die Kosten sind oft vergleichbar oder sogar günstiger als die Beschäftigung eines internen Mitarbeiters. Zudem sollten qualitativ hochwertige Telefonservice-Anbieter transparente Berichte zur Verfügung stellen.
- Kurze Wartezeiten: Ein Telefonservice steigert die Erreichbarkeit und verkürzt die Wartezeiten, da mehrere Mitarbeiter gleichzeitig arbeiten und Anrufe an den nächsten freien Mitarbeiter weitergeleitet werden. Lange Wartezeiten sind daher nicht typisch für einen guten Telefonservice.
- Maßgeschneiderte und persönliche Lösungen: Moderne Telefonservice-Anbieter bieten individualisierbare, persönliche Lösungen, die perfekt auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten sind. Ihre Anrufe werden im Namen und nach Ihren Vorgaben bearbeitet, was ein persönliches und individuelles Kundenerlebnis gewährleistet.
1. Die Entfernung – Ein Telefonservice ist irgendwo im Nirgendwo
Beim Auslagern der Telefonannahme haben Unternehmen immer wieder die Angst, dass es sich dabei um eine große Distanz handelt. Daraus ergeben sich die Sorgen, dass der Kontakt, die Kommunikation, die schnelle Rücksprache und die kurzen Reaktionszeiten verloren gehen. Tatsächlich verhält es sich anders. Die Auslagerung der Anrufannahme an einen Telefonservice erfordert nicht zwangsläufig erhebliche räumliche Entfernungen, und es bedeutet insbesondere nicht immer das Überqueren von Landesgrenzen.
2. Nur für bestimmte Branchen zu gebrauchen
Natürlich mag es Branchen geben, in denen ein Telefonservice nicht optimal geeignet ist. Diese sind jedoch sehr gering. Was die Kenntnisse über unterschiedliche Branchen angeht, kann ein externer Dienstleister jedoch sehr professionell, kompetent und erfahren sein. Die Mitarbeiter in einem Telefonservice sind auf die Anrufannahme und die Betreuung verschiedenster Kunden spezialisiert. Bei einem guten Telefonservice werden alle involvierten Mitarbeiter individuell auf jeden einzelnen Kunden geschult. Zusätzlich werden die Telefonservice-Mitarbeiter, durch jahrelange Erfahrung, zu Spezialisten in den unterschiedlichsten Branchen.
3. Ein Telefonservice weiß ja gar nichts von meinem Unternehmen
Die Sorge, dass ein Telefonservice keine Kenntnisse über das Unternehmen oder die Branche des Kunden hat, ist ebenfalls unbegründet. In einem qualitativ hochwertigen Telefonservice sind von Anfang an alle relevanten Parteien eingebunden. Die Mitarbeiter, die Anrufe entgegennehmen, werden sorgfältig geschult, und es wird ein maßgeschneidertes Konzept gemäß den Kundenanforderungen entwickelt. So werden Ihre Anrufe von Telefonservice-Mitarbeitern in Ihrem Namen und nach Ihren Vorgaben beantwortet. Bei einem professionellen Telefonservice-Partner werden die Anrufer gar nicht merken, dass die Gesprächspartner nicht in Ihrem Unternehmen sitzen.
4. Das ist nur teuer, undurchsichtig und lohnt sich für mich nicht
Diese Angst ist berechtigt aber nicht immer wahr. Ein Telefonservice ermöglicht es Ihnen, Ihre Personalfixkosten um einiges zu senken. Dazu kommt, dass Sie keine Rücksicht auf Krankheits- und Urlaubstage nehmen müssen und auch die Lohnnebenkosten wegfallen. Wenn Sie also die Kosten für ein Telefonservice damit vergleichen, sehen Sie schnell, dass es sich sehr wohl lohnt! Zudem sollten qualitativ hochwertige Telefonservice-Dienstleister die Möglichkeit bieten, in regelmäßigen Intervallen transparente Berichte zur Verfügung zu stellen.
5. Bei einem Telefonservice gibt es immer lange Wartezeiten
Ganz im Gegenteil! Ein Telefonservice kann Ihnen helfen Ihre Erreichbarkeit zu steigern und Ihre Wartezeiten um einiges zu verkürzen. Da immer mehrere Mitarbeiter auf einmal arbeiten und eingehende Anrufe immer an den nächsten freien Mitarbeiter gehen, verkürzen sich die Wartezeiten und das Servicelevel steigt. Dies ist also eines der Telefonservice Vorurteile, ohne wirkliche Berechtigung.
6. Das kann ja nur unpersönlich sein
Unpersönliche, standardisierte Callcenter gibt es zwar bestimmt noch, das Konzept dahinter ist aber längst veraltet. Individualisierbare, persönliche und maßgeschneiderte Telefonservice-Lösungen sind der neue, kompetentere Weg. Abhängig davon, mit welcher Software, Hardware und welchen Systemen gearbeitet wird, lässt sich ein Telefonservice perfekt an Ihre Bedürfnisse anpassen. Ihre Anrufe können dann vom externen Dienstleister in Ihrem Namen und nach Ihren Vorgaben entgegengenommen und bearbeitet werden. Somit ist jedes Gespräch für Ihre Anrufer alles andere als unpersönlich. Auch im Büro der Telefonserviceanbieter herrscht meist kein unpersönliches Klima.
Anders als alle Telefonservice Vorurteile – Benefit
Benefit ist ein österreichisches Unternehmen mit Hauptsitz in St. Pölten und Wertschöpfung aus Österreich. Unsere Dienstleitung ist 100% DSGVO-konform, alle Daten werden ausschließlich auf österreichischen Servern gespeichert. Wir arbeiten mit unserer selbst entwickelten Software, welche wir ständig weiterentwickeln und an die Bedürfnisse unserer Kunden anpassen.
Unser Versprechen an unsere Kunden beinhaltet ein Servicelevel von mindestens 80%, was bedeutet, dass wir 80% der eingehenden Anrufe innerhalb von 20 Sekunden entgegennehmen. Darüber hinaus erfassen und dokumentieren wir alle Anrufe, die wir in Ihrem Auftrag bearbeiten und dies äußerst detailliert. Nach jedem angenommenen Anruf übermitteln wir Ihnen eine Gesprächszusammenfassung mit den wesentlichen Informationen des Gesprächs, damit Sie stets auf dem aktuellen Stand sind.
Des Weiteren legen wir großen Wert auf transparente Reportings, die unsere Kunden jederzeit in ihrem persönlichen „Mein Büroservice“ Kundenbereich einsehen und herunterladen können. Diese Reportings sind in verschiedenen Intervallen verfügbar, sei es täglich, wöchentlich, monatlich oder jährlich, um Ihren individuellen Bedürfnissen gerecht zu werden.
Wir arbeiten mittlerweile mit über 1000 Kunden aus verschiedensten Branchen zusammen. Von Rechtsanwälten, Immobilienmaklern und Arztpraxen über Automobilunternehmen, Winterdienste und Schädlingsbekämpfungen bis hin zu Hotels, 24 Stunden Betreuungen, Laboren und IT-Unternehmen. Einerseits durch unsere jahrelange Erfahrung und andererseits durch die regelmäßigen, und auf die Bedürfnisse unserer Kunden individualisierten, Schulungen, sind wir Profis in der Telefonannahme geworden. Außerdem sind wir ein junges, dynamisches Team, mit Freude an der Arbeit.
Wir bieten drei verschiedene Service Pakete an, bei welchen Sie wählen können, zu welchen Zeiten Sie Ihre Erreichbarkeit in unsere Hände legen wollen.
Bei Interesse oder weiteren Fragen kontaktieren Sie uns gerne jederzeit! Entweder über unser Kontaktformular oder direkt telefonisch unter: 0800 100 2404. Wir freuen uns von Ihnen zu hören!
