Termine sind sowohl im privaten als auch im beruflichen Leben von großer Bedeutung. Oft gestaltet es sich jedoch als äußerst herausfordernd, alle Termine effizient zu organisieren. Insbesondere im beruflichen Kontext kann die Koordination von Terminen viel Zeit beanspruchen, die lieber für andere Aufgaben verwendet werden könnte. Doch gibt es eine Lösung für dieses Problem? Absolut – die externe Terminvereinbarung erweist sich hier als ideale Unterstützung!
Externe Terminvereinbarung – was bedeutet das?
Besonders die Terminplanung mit Kund*innen oder auch Geschäftspartner*innen bringt häufig Herausforderungen und Stress mit sich. Komplizierte oder langwierige Suche nach Terminen sorgt für Unzufriedenheit und Frustration bei allen Beteiligten. Indem Sie also die Terminvereinbarung an externe Dienstleister*innen weitergeben, erleichtern Sie Ihren Kund*innen das Vereinbaren und Ihre Mitarbeiter*innen sparen wertvolle Zeit, die sie für ihre Kerntätigkeiten benötigen. Durch Online-Kalenderlösungen wie zum Beispiel Latido, Calendly oder Terminland geben Sie dem externen Sekretariat Einblick auf Ihre Verfügbarkeiten, wann Sie Termine annehmen können und wann Sie ungestört arbeiten möchten. Somit kann die Terminkoordination einfach ausgelagert werden und Ihr Kalender füllt sich – fast schon wie von Zauberhand.
Unterstützung in allen Bereichen der Terminkoordination
| Über Termine und Verfügbarkeiten Auskunft geben | Externe Sekretariatsmitarbeiter*innen stehen Ihren Kund*innen jederzeit zur Verfügung um Auskünfte über Ihre Verfügbarkeiten zu geben. Auf diese Weise können Sie lange Wartezeiten und die oft damit einhergehende Unzufriedenheit verhindern. |
| Vereinbaren von Terminen | Mithilfe unterschiedlicher Online-Kalender haben Sie die Möglichkeit, festzulegen, wann Sie Termine vergeben möchten. In diesen Zeitfenstern vereinbaren unsere Mitarbeiter*innen dann Ihre Termine. Dies ermöglicht eine rasche Übersicht über Ihre Verfügbarkeiten und vereinfacht die Terminabstimmung erheblich. |
| Verschieben von Terminen | Nicht nur die anfängliche Terminfindung kann zeitaufwändig sein, sondern auch das Verschieben bereits vereinbarter Termine. Auch dieses Problem kann durch die Nutzung einer externen Terminvereinbarung gelöst werden. |
| Stornieren von Terminen | Falls es erforderlich ist, Termine zu stornieren, können externe Sekretariatsmitarbeiter*innen dies problemlos und unmittelbar durchführen. |
Telefonservice als die optimale Ergänzung
Externe Terminvereinbarung ist der erste Schritt um Ihre Arbeitsprozesse effizienter zu gestalten. Allerdings gibt es noch weit mehr Möglichkeiten! Ein Telefonservice kann Ihre Kund*innen und Anrufer*innen vom ersten Moment an optimal betreuen. Egal ob als Vorzimmerfunktion, als erste Instanz für Informationen oder als Lösung während Stoßzeiten – ein Telefonservice kann Sie bei all diesen Situationen unterstützen. Wann immer Sie gerade nicht ans Telefon gehen können, leiten Sie Ihre Anrufe weiter. Diese werden nun von den externen Mitarbeiter*innen ganz nach Ihren Wünschen bearbeitet. Durch die anschließend versendete Anrufinformation mit Gesprächsnotizen bleiben Sie weiterhin immer bestens informiert!
Ihr Partner für externe Terminvereinbarung – benefit
Gerne übernehmen wir Ihre Terminvereinbarung! Als benefit-Kund*in benötigen wir lediglich Zugriff auf Ihren Online-Terminkalender. Falls Sie noch nicht benefit-Kund*in sind, laden wir Sie herzlich ein, sich hier über unsere verfügbaren Pakete zu informieren. Mit unserer breiten Palette an Zusatzoptionen finden wir garantier die maßgeschneiderte Lösung, die perfekt auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist!
Haben Sie noch Fragen oder wünschen sich ein persönliches Beratungsgespräch? Kontaktieren Sie uns gerne unter 0800 100 2404 oder über unser Kontaktformular.
Wir freuen uns von Ihnen zu hören!
