In vielen Unternehmen spielen die Begriffe „Vorzimmerfunktion“ und „Sekretariat“ eine entscheidende Rolle, wenn es um die Organisation von Büroaufgaben geht. Doch was genau unterscheidet diese beiden Konzepte voneinander und welche Auswirkungen haben sie auf die Effizienz und den reibungslosen Ablauf im Unternehmen? Diese Themen möchten wir im folgenden Blogartikel besprechen.
Was ist eine Vorzimmerfunktion?
Die Vorzimmerfunktion im klassischen Sinn ist eine Aufgabe, die herkömmlicherweise vom Sekretariat übernommen wird. Hierbei werden die Anrufe entgegengenommen und vorab nach Priorität sortiert. Wichtige Anrufe werden direkt, wenn dies möglich ist, an die zuständigen Mitarbeiter*innen weitergeleitet und bei den anderen Anrufen werden Mitschriften von den Gesprächen angefertigt. Das Vorzimmer wird meist als erste Anlaufstelle für Kund*innen oder Geschäftspartner*innen angesehen. In den letzten Jahren haben immer mehr Unternehmen ihr Vorzimmer an externe Unternehmen, die sich auf Vorzimmerfunktionen spezialisiert haben, ausgelagert.
Welche Unterschiede gibt es zwischen einer ausgelagerten Vorzimmerfunktion und einem Sekretariat?
Der markanteste Unterschied liegt in der Personalbereitstellung. Im Sekretariat sind stets ein bis zwei Mitarbeiter*innen erforderlich, um Anrufe entgegenzunehmen. Im Gegensatz dazu erfordert die Vorzimmerfunktion keine zusätzliche Personaleinstellung durch das Unternehmen selbst. Die Vorzimmerfunktion bedeutet lediglich einen betrieblichen Aufwand, der jedoch keine Personalkosten, einschließlich Lohn- und Nebenkosten, mit sich bringt. Ein weiterer Aspekt ist die Leistungsfähigkeit. Während im Sekretariat nur einzelne Anrufe bearbeitet werden können, ermöglicht die Vorzimmerfunktion die simultane Abwicklung mehrerer Anrufe.
Aufgaben einer Vorzimmerfunktion
- Telefonannahme
- Anfertigung von Gesprächsnotizen
- Weiterleitung von Gesprächen an zuständige Mitarbeiter*innen
- Beantwortung von FAQs
- Annahme von Bestellungen
- Terminkoordination und Kalenderverwaltung
Bei einem Vorzimmer Service kann entweder pro Anrufminute oder pro Anruf verrechnet werden. Meistens setzt sich der Preis aus einer Grundpauschale und variablen Kosten (den Minuten- oder Anrufpreisen) zusammen. Die Dienstleistung wird als Aufwand verbucht. Ein weiterer Vorteil ist, dass keine Mitarbeiter*innen extra für die Telefonannahme eingestellt werden müssen.
Benefit als Ihr Partner
Seit 2014 bieten wir bei benefit unsere innovative Vorzimmerfunktion an, die wir als Telefonservice bezeichnen. Unser vorrangiges Ziel ist es, maßgeschneiderte Kundenservice-Lösungen anzubieten und unsere Kunden bei der Entgegennahme von Anrufen zu unterstützen. Um die höchstmögliche Qualität unserer Dienstleistung sicherzustellen, unterziehen sich unsere Mitarbeiter*innen regelmäßigen Schulungen.
Wenn Sie weitere Informationen zur Vorzimmerfunktion wünschen, stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Sie erreichen uns über unser Kontaktformular oder unter der Nummer 0800 100 2404. Lassen Sie uns gemeinsam die optimale Lösung für Ihre Anrufannahme finden!
