Telefonservice als externes Sekretariat nutzen – profitieren Sie von den zahlreichen Vorteilen

Stellen Sie sich vor, Sie können sich voll und ganz auf Ihre wichtigsten Aufgaben konzentrieren, während ein professionelles Telefonsekretariat Ihre Anrufe zuverlässig und kompetent bearbeitet. Egal, ob Sie gerade in einem Kundengespräch, einem Meeting oder bei einer fokussierten Arbeit sind – unser externes Sekretariat stellt sicher, dass Ihr Unternehmen jederzeit erreichbar ist und kein wichtiger Anruf verloren geht.

Definition – was ist ein Telefonsekretariat?

Ein Telefonsekretariat kombiniert die Aufgaben eines Sekretariats mit den Aufgaben eines Telefonservices. Häufig werden diese Aufgaben an einen externen Partner ausgelagert.

Ein Telefonservice ist ein externer Dienstleiste, der in Ihrem Namen Anrufe entgegennimmt und beantwortet. Einerseits beantworten die Telefonservice Mitarbeiter*innen Ihren Anrufer*innen Fragen, zu denen Sie Informationen zur Verfügung stellen. Andererseits senden Ihnen die Telefonist*innen Anrufinformationen und vereinbaren Rückrufe für Sie. Das Weiterleiten von Anrufinformationen kann per E-Mail oder SMS erfolgen. So sorgt der Telefonservice für eine exzellente Erreichbarkeit Ihres Unternehmens.

Ein Telefonsekretariat kann zusätzlich für Sie Sekretariatstätigkeiten erledigen. Wir, bei benefit, vereinbaren Termine für unsere Kund*innen oder verwalten Bestellungen und Stornierungen für Sie. Diese Möglichkeit gibt es, wenn Sie uns in Ihr CRM-System einführen und uns über die möglichen Kunden-Situationen informieren.

So können Sie einen Telefonservice als externes Sekretariat nutzen

1. Telefonvermittlung
   Auf Wunsch nehmen wir jeden Anruf für Sie entgegen und leiten diesen direkt an Sie oder Ihre Mitarbeiter*innen weiter. Sollten Sie gerade nicht erreichbar sein oder ungestört arbeiten wollen, notieren wir das Anliegen sowie die Kontaktdaten der Anrufer*innen. Diese Telefonvermittlung sorgt nicht nur für einen reibungslosen Arbeitsalltag, sondern verleiht Ihrem Unternehmen auch ein professionelles Auftreten.
   
2. Anrufannahme
   Wenn Ihre Rufumleitung aktiviert ist, beantworten unsere Mitarbeiter*innen alle Anrufe nach Ihren individuellen Vorgaben. Wir erfassen dabei Name, Telefonnummer, Firma, Anliegen und gerne auch weitere gewünschte Informationen. Nach jedem Gespräch erhalten Sie umgehend eine Anrufinformation per E-Mail oder SMS. Ob und wann Sie den Rückruf tätigen, entscheiden Sie flexibel.
   
3. Terminvereinbarungen
   Gerne übernehmen wir auch die Terminplanung in Ihrem Online-Kalender. Wir informieren die Anrufer*innen über Ihre Verfügbarkeiten, vereinbaren, verschieben oder stornieren Termine nach Bedarf.
   
4. Bestell- und Buchungsannahme
   Ihr Telefonsekretariat dient als Schnittstelle zwischen Ihren Anrufer*innen und Ihrem Buchungssystem. So können Sie beruhigt Ihre Bestellprozesse auslagern und sich auf andere Aufgaben konzentrieren.

Welche Vorteile bietet Ihnen ein Telefonsekretariat?

Mit einem passenden Telefonsekretariats-Partner können Sie von zahlreichen Vorteilen profitieren. Achten Sie bei der Auswahl Ihres Partners besonders auf transparente Preise, Kündigungsfristen und Erfahrungsberichte!

• Zufriedene Kund*innen, da Sie durchgehend erreichbar sind
• Positives word-of-mouth und Weiterempfehlung, da die Anliegen Ihrer Kund*innen immer schnell und kompetent gelöst werden
• Sie verpassen keine Anrufe von potentiellen Kund*innen
• Mehr Zeit für andere Aufgaben, da Sie sich nicht auf Ihre Anrufe konzentrieren müssen
• Höhere Flexibilität, da Sie Ihre Anrufinformationen bearbeiten können wann und wo Sie wollen
• Reduzieren von Fixkosten, da Sie sich hohe Mitarbeiterkosten ersparen
• Sie können Sekretariatstätigkeiten wie Terminkoordination, Beantwortung von FAQs oder Bestellannahmen auslagern

Benefit – Ihr optimaler Telefonsekretariats Partner

Wir stehen Ihnen mit unserem Telefonservice und externen Sekretariat jederzeit zur Verfügung! Mehr als 1200 Kund*innen, darunter Ärzt*innen, Rechtsanwält*innen, IT-Dienstleister, Einzelunternehmer*innen und viele weitere, vertrauen bereits auf unsere Unterstützung im Arbeitsalltag.

Unsere drei Pakete lassen sich durch zahlreiche Zusatzoptionen und Erweiterungen individuell an Ihre Anforderungen anpassen. Von spezifischen Anrufgründen über Briefversand bis hin zu personalisierten Sprachansagen – wir helfen Ihnen, Ihren Kundenservice noch effizienter zu gestalten!

Haben Sie noch Fragen zu unserem externen Sekretariat? Kontaktieren Sie uns gerne über unser Kontaktformular oder unter 0800 100 2404. Wir freuen uns von Ihnen zu hören!