Letztes Update: 15. April 2025
Professionelle Unterstützung – ganz ohne eigenes Personal
Stellen Sie sich vor, Sie können sich auf Ihre Kernaufgaben konzentrieren, während ein professionelles externes Sekretariat sich um Ihre Anrufe, Termine und administrative Aufgaben kümmert. Keine unterbrochenen Meetings, keine verpassten Kundenkontakte, keine überlasteten Empfangsmitarbeiter*innen. Genau das bietet ein modernes, ausgelagertes Sekretariat: Effizienz, Qualität und Entlastung – genau dann, wenn Sie sie brauchen.
Definition – was ist ein Sekretariat/Telefonsekretariat?
Ein Telefonsekretariat kombiniert die Aufgaben eines Sekretariats mit den Aufgaben eines Telefonservices. Häufig werden diese Aufgaben an einen externen Partner ausgelagert.
Hier finden Sie Informationen, ob das Outsourcing des Sekretariats, das passende für Sie ist.
Ein externes Sekretariat ist demnach ein ausgelagerter Dienstleistungsbereich, der klassische Aufgaben einer internen Sekretärin oder Assistenz übernimmt – ohne dass dafür eigenes Personal eingestellt werden muss, oder physisch in Ihrem Unternehmen anwesend sein muss. Die Leistungen reichen von der Anrufannahme über Terminvereinbarungen bis hin zu administrativen Aufgaben.
Häufig inkludiert ist ein Telefonsekretariat, das eingehende Anrufe persönlich entgegennimmt, strukturiert weiterleitet oder Rückrufe vereinbart.
Warum dieser Service so gefragt ist:
- Fachkräftemangel: Qualifiziertes Personal ist rar – besonders für Teilzeit- und Vertretungsaufgaben.
- Erreichbarkeitsdruck: Kund*innen erwarten heute schnelle, persönliche Kommunikation, und das jederzeit.
- Kostenersparnis: Unternehmen möchten ihre Fixkosten senken, ohne auf Qualität zu verzichten.
Digitalisierung & Flexibilität
Immer mehr Unternehmen setzen auf skalierbare, digitale Lösungen. Das externe Sekretariat ist ein Paradebeispiel für moderne Prozessoptimierung durch smarte Auslagerung.
So können Sie einen Telefonservice als externes Sekretariat nutzen
Eine externe Sekretärin kann all jene Aufgaben übernehmen, bei welcher keine physische Anwesenheit erforderlich ist. Das bedeutet auch das eine outgesourcte Sekretärin keine Kund*innen oder Geschäftspartner*innen vor Ort empfangen kann. Jedoch kann eine virtuelle Sekretärin viele andere Aufgaben übernehmen.
Das Telefonsekretariat von benefit kann Sie bei folgenden Aufgaben unterstützen:
| Anrufvermittlung | Auf Wunsch nehmen wir jeden Anruf für Sie entgegen und leiten diesen direkt an Sie oder Ihre Mitarbeiter*innen weiter. Sollten Sie gerade nicht erreichbar sein oder ungestört arbeiten wollen, notieren wir das Anliegen sowie die Kontaktdaten der Anrufer*innen. Diese Telefonvermittlung sorgt nicht nur für einen reibungslosen Arbeitsalltag, sondern verleiht Ihrem Unternehmen auch ein professionelles Auftreten. |
| Anrufannahme & Gesprächsnotizen | Wenn Ihre Rufumleitung aktiviert ist, beantworten unsere Mitarbeiter*innen alle Anrufe nach Ihren individuellen Vorgaben. Wir erfassen dabei Name, Telefonnummer, Firma, Anliegen und gerne auch weitere gewünschte Informationen. Nach jedem Gespräch erhalten Sie umgehend eine Anrufinformation per E-Mail oder SMS. Ob und wann Sie den Rückruf tätigen, entscheiden Sie flexibel. |
| Terminmanagement | Falls Sie ein digitales Kalendersystem nutzen, können wir für Sie die Terminvereinbarung und -verwaltung übernehmen. Auch wenn Kund*innen einen Termin absagen, können wir diese stornieren. Mit unserem Service haben Sie immer den Überblick über Ihre Termine und können sich auf eine reibungslose Terminorganisation verlassen. So können Sie sich voll und ganz auf Ihr Geschäft konzentrieren, während wir Ihre Termine professionell managen. |
| Bestellungen und Buchungen | Wenn Ihre Kund*innen telefonisch bei Ihnen bestellen, können wir diese Bestellanrufe ebenfalls für Sie entgegennehmen. Falls Sie ein Computerbestellsystem verwenden, können wir die Bestellungen auch direkt für Sie eintragen. Wir garantieren, dass keine Bestellung verloren geht und Ihre Kund*innen stets eine reibungslose Bestellabwicklung erfahren. |
| Beantwortung häufiger Fragen (FAQs) | Durch die Bereitstellung der erforderlichen Informationen können wir auch Fragen Ihrer Anrufer*innen beantworten. Falls Ihre Kund*innen beispielsweise Informationen über den Standort Ihres Geschäftslokals oder Ihrer Praxis benötigen, können wir direkt weiterhelfen. Zudem können wir Ihre Kund*innen über Öffnungszeiten, Produkte, Dienstleistungen oder allgemeine Informationen zu Ihrem Unternehmen informieren. |
Welche Vorteile bietet Ihnen ein Telefonsekretariat?
Mit einem passenden Telefonsekretariat können Sie von zahlreichen Vorteilen profitieren. Achten Sie bei der Auswahl Ihrer Partner*innen besonders auf transparente Preise, Kündigungsfristen und Erfahrungsberichte!
- Zufriedene Kund*innen, da Sie durchgehend erreichbar sind
- Positives word-of-mouth und Weiterempfehlung, da die Anliegen Ihrer Kund*innen immer schnell und kompetent gelöst werden
- Sie verpassen keine Anrufe von potenziellen Kund*innen
- Mehr Zeit für andere Aufgaben, da Sie sich nicht auf Ihre Anrufe konzentrieren müssen
- Höhere Flexibilität, da Sie Ihre Anrufinformationen bearbeiten können wann und wo Sie wollen
- Reduzierung von Fixkosten, da Sie sich hohe Mitarbeiterkosten ersparen
- Sie können Sekretariatstätigkeiten wie Terminkoordination, Beantwortung von FAQs oder Bestellannahmen auslagern
Vorzimmerfunktion vs. Sekretariat – wo liegt der Unterschied?
Der größte Unterschied bezieht sich auf den Einsatz von Personal. Damit Anrufe entgegengenommen werden können, müssen im Sekretariat immer ein bis zwei Mitarbeiter*innen eingestellt werden, bei der Vorzimmerfunktion hingegen wird vom Unternehmen kein Personal eingestellt. Zudem können von einem Sekretariat nur einzelne Anrufe abgearbeitet werden, wobei bei einer Vorzimmerfunktion parallel mehrere Anrufe bearbeitet werden können.
Aufgaben einer Vorzimmerfunktion im Überblick:
- Telefonannahme
- Anfertigung von Gesprächsnotizen
- Weiterleitung von Gesprächen an zuständige Mitarbeiter
- Beantwortung von FAQs
- Annahme von Bestellungen
- Terminkoordination und Kalenderverwaltung
Darum sollten Sie Anrufbeantworter unbedingt vermeiden
Anrufbeantworter sollten aus vielen Gründen vermieden werden. Die 5 größten Nachteile von Anrufbeantwortern finden sie nun direkt hier.
- Anrufbeantworter sind unpersönlich
Besonders bei Beratungsbedarf, bei Nachfragen oder auch bei Beschwerden ist der persönliche Kontakt zu Kund*innen wichtig. Viele Anliegen können auf zwischenmenschlicher Ebene besser geklärt werden. Kund*innen freuen sich, wenn sie eine*n Ansprechpartner*in haben, der*die Ihnen bei Ihren Wünschen und Anliegen helfen kann. - Die Kommunikation ist einseitig
Kund*innen kommen mit Ihren Anliegen auf Sie zu, ohne dass Sie darauf reagieren können. So können Sie beispielsweise keine Termine vereinbaren oder Rückfragen stellen. - Anrufer*innen könnten wichtige Informationen vergessen
Zur Bearbeitung der Anliegen Ihrer Kund*innen benötigen Sie häufig spezielle Informationen. Möglicherweise vergessen Kund*innen Ihnen diese direkt mitzuteilen, was die weitere Bearbeitung erschwert und in die Länge zieht. - Es besteht die Gefahr, dass Nachrichten untergehen
Je mehr Nachrichten sich auf Ihrem Anrufbeantworter befinden, desto wahrscheinlicher ist es, dass einzelne Nachrichten untergehen. Das kann zu Frustrationen bei Ihren Kund*innen als auch bei Ihren Mitarbeiter*innen führen. - Das Abarbeiten der Nachrichten ist zeitaufwendig
Nachdem Sie nun Nachrichten erhalten haben, müssen Sie diese abhören, bearbeiten und Ihre Kund*innen anschließend zurückrufen. Das nimmt viel Zeit in Anspruch, was beispielsweise durch ein ausgelagertes Sekretariat vermieden werden kann.
Ein externer Telefonservice wie benefit ist die direkte, freundliche und lösungsorientierte Alternative – und macht auf Ihre Kund*innen einen professionellen Eindruck.
Das externe Sekretariat von benefit
Unser Sekretariatsservice aus Deutschland
Wir entlasten Sie und Ihre Mitarbeiter*innen im Alltag, sodass Sie sich auf Ihre Kernkompetenzen konzentrieren können. Schließlich sind die Aufgaben eine*r Sekretär*in ohnehin schon vielfältig, und Zeit ist zu kostbar, um sie mit kleinen, mühseligen Arbeiten zu verschwenden. Mit unserem Service überlassen Sie diese Tätigkeiten Expert*innen und schaffen Raum für produktive und erfüllende Aufgaben.
Ihre externe, persönliche Sekretärin oder Büro Assistenz
Wenn Sie Ihre Anrufe an benefit umleiten, kümmern sich kompetente, freundliche Telefonist*innen um Ihre Anrufe. Alle Mitarbeiter*innen werden im Vorfeld individuell auf Ihre Anliegen geschult. So können wir uns kompetent um Ihre Anrufer*innen kümmern. Sie können uns eine genaue Vorgehensweise zur Verfügung stellen:
- Mit welchem Text sollen wir uns melden?
- Dürfen wir Anrufe durchstellen oder sollen wir einen Rückruf ausrichten?
- Welche Daten und Informationen sollen aufgenommen werden?
- Sollen wir uns um die Terminvereinbarung kümmern?
- Was sollen wir Ihren Anrufer*innen über Ihre Abwesenheit mitteilen?
- Möchten Sie uns Informationen hinterlegen, die wir an Ihre Anrufer*innen weitergeben sollen?
- Und noch vieles mehr!
Dadurch hinterlassen Sie stets einen positiven Eindruck. Jeder Anruf wird entgegengenommen und wir garantieren einen freundlichen und professionellen Kundenservice.
Wir stehen Ihnen mit unserem Telefonservice und externen Sekretariat jederzeit zur Verfügung! Mehr als 1200 Kund*innen, darunter Ärzt*innen, Rechtsanwält*innen, IT-Dienstleister, Einzelunternehmer*innen und viele weitere, vertrauen bereits auf unsere Unterstützung im Arbeitsalltag.
Unsere drei Pakete lassen sich durch zahlreiche Zusatzoptionen und Erweiterungen individuell an Ihre Anforderungen anpassen. Von spezifischen Anrufgründen über Briefversand bis hin zu personalisierten Sprachansagen – wir helfen Ihnen, Ihren Kundenservice noch effizienter zu gestalten!
Unser Ziel ist es, individuelle Sekretariatsservice-Lösungen für Klein- und Mittelbetriebe in Deutschland zu entwickeln, die speziell auf deren Bedürfnisse eingehen!
Haben Sie noch Fragen zu unserem externen Sekretariat? Kontaktieren Sie uns gerne über unser Kontaktformular oder unter 0800 100 2404. Wir freuen uns von Ihnen zu hören!
