Wir alle kennen es – die Zeit im Büro vergeht wie im Fluge und man ist am Ende des Tages noch nicht mal zu den eigentlichen Aufgaben gekommen. Schuld daran sind meist die typischen Zeitfresser in unserem Arbeitsalltag. Obwohl ein gutes Zeitmanagement für die Einteilung der Zeit sehr nützlich ist, hilft es nur in wenigen Fällen gegen Ablenkungen. Wir stellen euch 5 typische Zeitfresser im Büro vor und geben euch Tipps & Tricks, wie ihr euch Zeit einsparen könnt!
5 typische Zeitfresser
Damit die Übeltäter auch bekämpft werden können, ist es wichtig sie vorerst zu identifizieren. Hier sind die 5 häufigsten Zeitfresser:
E-Mails
Das Problem mit E-Mails ist weniger das Verfassen der E-Mails selbst. Viel mehr ist das Checken der eingehenden E-Mails mit hohem Zeitaufwand verbunden. Einer Studie von Adobe zufolge verbringen Menschen durchschnittlich 5 Stunden am Tag damit die eigenen Privat- und Arbeits-E-Mails zu checken. Das große Problem dabei ist, dass man durch den Erhalt einer E-Mail schnell abgelenkt ist und durchschnittlich 23 Minuten benötigt um wieder voller Konzentration bei der vorherigen Aufgabe weiterzuarbeiten. Dies hat die Folge, dass man durch kleine Ablenkungen, wie zum Beispiel E-Mails, schnell aus seiner Konzentration gerissen wird.
Meetings
Unproduktive Meetings und verschwendete Zeit – das können Sie vermeiden! 83% aller Meetings werden von Manager*innen in Österreich als unproduktiv wahrgenommen. Der Grund dafür: Die Meetings haben meist keine klare Agenda und verfolgen kein klar definiertes Ziel. Legen Sie vorab fest, welches Ziel mit dem Meeting erreicht werden soll, welche Personen daran teilnehmen müssen und erstellen Sie auf Basis dessen eine realistische Agenda. Manchmal kann auch ein Zeitlimit hilfreich sein, um sich auf die wichtigsten Punkte zu konzentrieren.
Unorganisierte Arbeitsumgebung
Typische Zeitfresser finden sich überall, auch direkt in der Arbeitsumgebung. Wenn der Schreibtisch überladen ist und Unterlagen oder Materialien überall herumliegen, kann es schwierig sein, schnell auf benötigte Informationen zuzugreifen. Zeit wird verschwendet, wenn man immer wieder nach bestimmten Unterlagen suchen muss und sich nicht auf die eigentlichen Aufgaben konzentrieren kann. Eine geordnete Arbeitsumgebung kann dagegen dazu beitragen, dass man effizienter arbeitet und schneller zu den benötigten Informationen gelangt. Es lohnt sich also, regelmäßig Zeit zu investieren, um den Schreibtisch aufzuräumen und Dokumente und Materialien so zu organisieren, dass man sie schnell und einfach finden kann. Dies kann auch über ein gemeinsames Content-Management-System abgewickelt werden. Mehr Tools für die digitale Zusammenarbeit finden Sie hier.
Kollegen
Vor Ablenkungen durch Kollegen ist wohl niemand immun. Und seien wir doch mal ehrlich, gerade die Kollegen machen den Arbeitsalltag zu etwas Besonderem. Doch speziell in offenen Bürolandschaften kann es oft schwer sein sich zu konzentrieren, wenn Kollegen sich unterhalten oder Geräusche von anderen Arbeitsplätzen zu hören sind. Auch private Gespräche oder unangekündigte Besuche von Kollegen können zu unnötigen Unterbrechungen führen. Eine gute Lösung kann das remote Arbeitsmodell sein, das speziell für Aufgaben mit hoher benötigter Konzentration ideal ist. Auch im Büro bietet es sich an Rückzugsorte einzuführen, in denen man ungestört arbeiten kann.
Smartphone
Nur mal schnell eine Nachricht checken und schon befindet man sich 10 Posts später auf Social Media wieder. Das Telefon bietet mit seinen Funktionen eine verlockende Ablenkung zu den eigentlichen Aufgaben. Dabei sind Zeitfresser am Telefon nicht immer selbst verschuldet. Seien es Kunden, Kooperationspartner oder auch Mitarbeiter, die etwas von einem brauchen, die aber partout nicht auf den Punkt kommen können. Das kann nicht nur Nerven kosten, sondern auch eine Menge an Zeit. Setzen Sie sich dafür selbst ein Zeitlimit, beispielsweise maximal 15 Minuten für ein Gespräch. Ist das Anliegen in dieser Zeit nicht erledigt, entschuldigen Sie sich mit einem nächsten Termin und verweisen Sie auf den E-Mail-Verkehr. Auf diesem Weg tun sich viele Leute leichter das Anliegen zusammen zu fassen und Ihnen gegebenenfalls Unterlagen direkt zukommen zu lassen.
Schluss mit den typischen Zeitfressern – benefit unterstützt Sie dabei!
Mit benefit haben Sie wieder mehr Zeit, sich auf die wichtigen Aufgaben Ihres Arbeitsalltags zu konzentrieren. Schluss mit klingelnden Telefon! Wir nehmen Ihre Anrufe in Ihrem Namen entgegen und beantworten Anliegen nach Ihren Vorgaben. Sie werden dadurch nicht mehr von unnötigen oder störenden Telefonaten unterbrochen und können sich voll und ganz auf Ihre Kerntätigkeit konzentrieren.
Dafür können Sie zwischen 3 verschiedenen Paketen auswählen, welches je nach Bedürfnis mit weiteren Zusatzoptionen (z.B. E-Mail Bearbeitung) ausgestattet werden kann. Unsere geschulten Mitarbeiter*innen garantieren eine professionelle und persönliche Betreuung Ihrer Anrufer*innen. Die Umleitung Ihrer Anrufe ist ganz einfach und benötigt nur wenige Schritte. Damit Sie auch nach der Umleitung stets den Überblick behalten, bekommen Sie nach jedem Anruf eine Anrufinformation mit den wichtigsten Eckdaten per E-Mail oder SMS zugesendet.
Haben Sie noch weitere Fragen an uns? Rufen Sie uns doch an unter 0800 100 2404 oder schreiben Sie uns eine Nachricht über unser Kontaktformular. Gemeinsam können wir eine passende Lösung für Sie finden. Wir freuen uns von Ihnen zu hören!
