Telefonservice als externes Sekretariat nutzen – profitieren Sie von den zahlreichen Vorteilen

Stellen Sie sich vor, Sie können sich voll und ganz auf Ihre Kernaufgaben konzentrieren, während ein professionelles Telefonsekretariat Ihre Anrufe kompetent und zuverlässig bearbeitet. Ob Kundengespräch, Meeting oder konzentrierte Arbeit – unser externes Sekretariat sorgt dafür, dass Ihr Unternehmen stets erreichbar ist und keine wichtigen Anrufe verpasst werden.

Definition – was ist ein Telefonsekretariat?

Ein Telefonsekretariat kombiniert die Aufgaben eines Sekretariats mit den Aufgaben eines Telefonservices. Häufig werden diese Aufgaben an einen externen Partner ausgelagert.

Ein Telefonservice ist ein externer Dienstleiste, der in Ihrem Namen Anrufe entgegennimmt und beantwortet. Einerseits beantworten die Telefonservice Mitarbeiter*innen Ihren Anrufer*innen Fragen, zu denen Sie Informationen zur Verfügung stellen. Andererseits senden Ihnen die Telefonist*innen Anrufinformationen und vereinbaren Rückrufe für Sie. Das Weiterleiten von Anrufinformationen kann per E-Mail oder SMS erfolgen. So sorgt der Telefonservice für eine exzellente Erreichbarkeit Ihres Unternehmens.

Ein Telefonsekretariat kann zusätzlich für Sie Sekretariatstätigkeiten erledigen. Wir, bei benefit, vereinbaren Termine für unsere Kund*innen oder verwalten Bestellungen und Stornierungen für Sie. Diese Möglichkeit gibt es, wenn Sie uns in Ihr CRM-System einführen und uns über die möglichen Kunden-Situationen informieren.

So können Sie einen Telefonservice als externes Sekretariat nutzen

1. Telefonvermittlung
   Wenn Sie es wünschen, nehmen wir jeden Anruf für Sie entgegen und stellen an Sie und Ihre Mitarbeiter*innen durch. Wenn Sie gerade nicht erreichbar sind oder auch einfach konzentriert arbeiten möchten, notieren wir das Anliegen und die Kontaktdaten der Anrufer*innen. Diese Telefonvermittlung erleichtert nicht nur Ihren Arbeitsalltag, sondern lässt Ihr Unternehmen auch professioneller wirken.
   
2. Anrufannahme
   Wenn die Rufumleitung aktiviert ist, beantworten unsere Mitarbeiter*innen all Ihre Anrufe ganz nach Ihren Vorgaben. Dabei werden Name, Telefonnummer, Firma, das Anliegen und gerne auch weitere individuelle Informationen notiert. Direkt nach jedem Gespräch erhalten Sie eine Anrufinformation per Mail oder SMS. Ob und wann Sie zurückrufen, entscheiden Sie ganz individuell.
   
3. Terminvereinbarungen
   Ebenso vereinbaren wir auch gerne Termine direkt in Ihrem Online-Kalender. Dabei geben wir Auskünfte über Ihre Verfügbarkeiten, vereinbaren Termine, verschieben oder stornieren Sie wenn notwendig.
   
4. Bestell- und Buchungsannahme
   Ihr Telefonsekretariat fungiert dabei als Schnittstelle zwischen Ihren Anrufer*innen und Ihrem Buchungssystem. So können Sie bedenkenlos Ihre Bestellprozesse auslagern.

Welche Vorteile bietet Ihnen ein Telefonsekretariat?

Mit einem passenden Telefonsekretariats-Partner können Sie von zahlreichen Vorteilen profitieren. Achten Sie bei der Auswahl Ihres Partners besonders auf transparente Preise, Kündigungsfristen und Erfahrungsberichte!

• Zufriedene Kund*innen, da Sie durchgehend erreichbar sind
• Positives word-of-mouth und Weiterempfehlung, da die Anliegen Ihrer Kund*innen immer schnell und kompetent gelöst werden
• Sie verpassen keine Anrufe von potentiellen Kund*innen
• Mehr Zeit für andere Aufgaben, da Sie sich nicht auf Ihre Anrufe konzentrieren müssen
• Höhere Flexibilität, da Sie Ihre Anrufinformationen bearbeiten können wann und wo Sie wollen
• Reduzieren von Fixkosten, da Sie sich hohe Mitarbeiterkosten ersparen
• Sie können Sekretariatstätigkeiten wie Terminkoordination, Beantwortung von FAQs oder Bestellannahmen auslagern

Benefit – Ihr optimaler Telefonsekretariats Partner

Wir stehen Ihnen mit unseren Telefonservice und externem Sekretariat gerne zur Seite! Bereits über 1200 Kund*innen dürfen wir in Ihrem Arbeitsalltag unterstützen – dazu gehören Ärzt*innen, Rechtsanwält*innen, IT-Dienstleister, Einzelunternehmen*innen und zahlreiche weitere Personen.

Unsere 3 Pakete können zusätzlich durch Zusatzoptionen und Erweiterungen genau an Ihre Bedürfnisse angepasst werden. Von individuellen Anrufgründen bis hin zu Briefversand und Sprachansagen – wir helfen Ihnen dabei, Ihren Kundenservice effizienter zu gestalten!

Haben Sie noch Fragen zu unserem externen Sekretariat? Kontaktieren Sie uns gerne über unser Kontaktformular oder unter 0800 100 2404. Wir freuen uns von Ihnen zu hören!