Die Aufgaben einer Sekretärin sind äußerst vielfältig und in vielen Unternehmen ist die Sekretärin das Herzstück der Firma. Doch es kann verschiedenste Gründe geben, warum Sie einen Ersatz für die Sekretärin benötigen:
- Sie haben aktuell keine Sekretärin, sei es, weil Sie selbstständig sind oder ein Kleinunternehmen leiten.
- Es kann vorkommen, dass Ihre Sekretärin unerwartet krank wird oder für einen längeren Zeitraum in Pflegeurlaub gehen muss.
- Es besteht die Möglichkeit, dass Ihre Sekretärin einfach Ihren bereits geplanten Urlaub nimmt.
- Es könnte auch der Fall sein, dass Ihre Sekretärin überraschend kündigt.
- Oder Sie benötigen zusätzliche Unterstützung, da Ihre Sekretärin bereits verschiedene Aufgaben im Unternehmen übernimmt.
Die Aufgaben einer Sekretärin
Wie bereits erwähnt, sind die Aufgabengebiete einer Sekretärin sehr vielfältig. Diese sollten nie unterschätzt werden. Hier ein kurzer Überblick über die möglichen Aufgaben einer Sekretärin und für welcher dieser Tätigkeiten Sie unbedingt Ersatz benötigen:
- Telefonmanagement – Entgegennahme und Durchführung von Anrufen
- Terminplanung und -koordination
- Postbearbeitung
- E-Mail-Verwaltung
- Verfassen von Texten, darunter E-Mail-Korrespondenz, Berichte und Aktennotizen
- Akten- und Datenbankpflege
- Büro- und Materialorganisation
- Kundenempfang und -betreuung
- Recherche und Datenanalysen
- Erstellung von Berichten und Präsentationen
Alle diese Tätigkeiten sind wichtig! Aber ein Aufgabenbereich der Sekretärin sollte auf jeden Fall so schnell wie möglich übernommen werden: die Telefonannahme.
Die Telefonannahme ist so wichtig, da Sie ohne diese potentielle und aktuelle Kunden verpassen können! Kunden erwarten sich, dass Sie erreichbar sind. Wenn sie niemanden erreichen ist es in vielen Branchen üblich, einfach den nächsten möglichen Anbieter anzurufen.
Ihr Sekretärin Ersatz mit benefit
Wir empfehlen Ihnen auf jeden Fall die Anrufannahme, die normalerweise Ihre Sekretärin übernimmt, auszulagern. Benefit kann Ihre externe Sekretärin sein!
Unsere Mitarbeiter nehmen Ihre Anrufe entgegen, so als würden wir bei Ihnen im Unternehmen sitzen. Nach jedem Anruf werden Gesprächsnotizen an Sie weitergeleitet. So haben einerseits Ihre Kunden einen direkten Ansprechpartner, andererseits verpassen Sie keine Anrufe und Anfragen mehr.
Wir können folgenden Aufgaben am Telefon für Sie erledigen:
- Entgegennahme von Anrufen in Deutsch und Englisch
- Erfassung von Informationen und Übermittlung per E-Mail oder SMS an Sie
- Weitergabe von relevanten Informationen an Anrufer (z.B. Urlaubsinformationen, Dauer des Urlaubs, Vertretung, etc.)
- Beantwortung häufig gestellter Fragen (FAQs) wie Öffnungszeiten, Preisübersicht, usw.
- Weiterleitung von Anrufen, insbesondere bei Notfällen oder technischen Störungen
- Vereinbarung von Terminen in einem Online-Terminkalender
Werfen Sie einfach einen Blick auf unsere Produktübersicht und informieren Sie sich über unsere drei Pakete. Natürlich können Sie uns auch jederzeit unter 0800 100 2404 oder über unser Kontaktformular erreichen. Gemeinsam finden wir die perfekte Lösung für Ihr Unternehmen!
