Anrufe annehmen mag zunächst simpel erscheinen – einfach den Hörer abheben und loslegen. Doch um einen Anruf richtig anzunehmen und einen professionellen Eindruck zu hinterlassen, sind einige wichtige Aspekte zu berücksichtigen. Damit Sie stets einen optimalen Eindruck hinterlassen, haben wir die fünf wichtigsten Punkte für Sie zusammengefasst, die Sie bei der Anrufannahme beachten sollten.
5 Tipps für eine erfolgreiche Anrufannahme
1. Nehmen Sie sich Zeit für das Gespräch
Der erste Fehler beim Anrufe annehmen passiert in dem Moment, in dem Sie sich keine Zeit für das Telefongespräch nehmen. Oft werden neben dem Gespräch andere Tätigkeiten, wie zum Beispiel das Beantworten von E-Mails oder das Bearbeiten von Dokumenten ausgeübt, um Zeit einzusparen. Sie sollten sich jedoch voll und ganz auf Ihren Gesprächspartner*innen konzentrieren, um ein effizientes und qualitativ hochwertiges Telefonat zu führen.
2. Lächeln Sie
Bereits bevor Sie den Hörer abheben sollten Sie lächeln. Auch wenn man Ihr Lächeln nicht sehen kann, kann man es dennoch hören. Sie bezwecken damit, dass Ihre Stimme heller und freundlicher wirkt. Sie wirken somit offen und freundlich am Telefon, auch wenn Sie zum Beispiel gerade eher gestresst sind.
3. Kurz klingeln lassen
Heben Sie nicht direkt beim ersten Läuten ab, warten Sie aber auch nicht zu lange bevor Sie Ihre Anrufe annehmen. Anrufer*innen rechnen nicht damit, dass Sie direkt beim ersten Läuten abheben. Dadurch wiederum könnten Sie Ihre Anrufer*innen verwirren. Geben Sie ihnen daher Zeit sich auf das Gespräch vorzubereiten. Warten Sie jedoch aber auch nicht zu lange. Am idealsten ist es, zirka nach zwei mal Läuten abzuheben. Dies entspricht zirka einer Dauer von vier bis fünf Sekunden.
4. Die richtige Begrüßung
Beginnen Sie das Gespräch mit einer geeigneten Grußformel. Anschließend sollten Sie den Firmennamen nennen, denn diesen erwarten die Anrufer*innen bereits, wenn Sie bei Ihrem Unternehmen anrufen. Nennen Sie danach Ihren Namen klar und deutlich, damit Ihr Anrufer weiß, mit wem er spricht.
Ein Beispiel für eine Begrüßung wäre: Herzlich Willkommen bei benefit mein Name ist … Wie kann ich Ihnen weiterhelfen?
Mit dieser Begrüßung wissen Ihre Anrufer*innen sofort, dass Sie beim richtigen Unternehmen gelandet sind, mit wem Sie sprechen und, dass Sie ohne Probleme Ihr Anliegen mitteilen können.
5. Die richtige Sprechgeschwindigkeit
Gerade bei der festgelegten Begrüßung neigt man oftmals dazu zu schnell zu sprechen. Dies führt dazu, dass das Gesprochene von Anrufer*innen nicht verstanden wird. Achten Sie deswegen bereits bei der Anrufannahme darauf klar, deutlich und in einer passenden Geschwindigkeit zu sprechen.
Benefit hilft Ihnen beim Annehmen Ihrer Anrufe
Seit 2014 bietet benefit einen erstklassigen Telefonservice für Unternehmen an. Unser Team aus geschulten und professionellen Mitarbeiter*innen nimmt Ihre Anrufe in Ihrem Namen entgegen und bearbeitet sie gemäß Ihren individuellen Anforderungen. Unsere Telefonisten verstehen, wie Anrufe optimal angenommen werden sollten, und setzen alles daran, sämtliche Kundenanliegen zufriedenstellend zu behandeln. Neben der Anrufannahme können wir auch direkt Termine mit Ihren Kund*innen vereinbaren und diese in Ihrem Online-Terminkalender vermerken. Zudem beantworten wir häufig gestellte Fragen und vereinbaren Rückrufe – alles, um Ihren geschäftlichen Alltag noch effizienter zu gestalten.
Nachdem wir Ihre Anrufe entgegen genommen haben bekommen Sie eine Anrufinformation per E-Mail oder SMS zugesandt, in der alle wichtigen Fakten über das Gespräch festgehalten sind. Sie müssen somit keine Anrufe mehr entgegennehmen und verpassen gleichzeitig auch keine Informationen über Ihre Anrufe.
Falls wir Ihr Interesse für einen Telefonservice wecken konnten können Sie sich gerne hier über unsere Preise informieren. Bei offenen Fragen oder sonstigen Anliegen erreichen Sie uns telefonisch unter 0800 100 2404 oder über das Kontaktformular. Wir freuen uns von Ihnen zu hören!
