In einer Anwaltskanzlei kann es oftmals stressig zugehen. Während Klientengespräche geführt werden oder Verhandlungen vorbereitet werden, bleibt nur selten genug Zeit, um eingehende Anrufe anzunehmen. Dies führt dazu, dass Ihre Erreichbarkeit nicht zu jeder Zeit garantiert wird.
Doch was wäre die optimale Lösung für dieses Problem? Mit einem Telefonservice für Jurist*innen können Sie sich voll und ganz auf Ihre Kerntätigkeiten konzentrieren und sind trotzdem jederzeit für Ihre Anrufer*innen erreichbar.
Was ist ein Telefonservice für Jurist*innen?
Ein Telefonservice agiert wie Ihr internes Sekretariat. Der Unterschied dabei ist, dass die Mitarbeiter*innen nicht bei Ihnen vor Ort sind. Somit können Sie sowohl personelle als auch finanzielle Ressourcen sparen.
Unser Telefonservice für Jurist*innen kann individuell auf die Bedürfnisse Ihrer Kanzlei angepasst werden. Sie leiten Ihre Anrufe weiter, sobald Sie nicht erreichbar sind und die externen Mitarbeiter*innen betreuen Ihre Klient*innen anschließend ganz nach Ihren Wüschen.
In diesen Bereichen kann ein Telefonservice Sie unterstützen
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Vorzimmerfunktion für Ihre Kanzlei |
Sobald Sie Anrufe weiterleiten, sind die Mitarbeiter*innen des Telefonservices der erste Kontakt, den Anrufer*innen mit Ihrer Kanzlei haben. Allgemeine Anfragen können häufig direkt geklärt werden und für speziellere Fälle, werden Sie direkt per Anrufinformation informiert. Somit können Sie einfach entscheiden, wen Sie wann zurückrufen. |
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Beantwortung von häufig gestellten Fragen |
Sie können externen Mitarbeiter*innen Antworten zu häufig gestellten Fragen zur Verfügung stellen. Dadurch können erste Anfragen Ihrer Klient*innen direkt abgeklärt werden. |
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Bereitstellung von wichtigen Informationen |
Egal ob es um Anliegen zur Terminvergabe oder zu Erstgesprächen geht – verschiedenste Informationen können direkt von den Mitarbeiter*innen an Ihre Klient*innen weitergegeben werden. Anhand der von Ihnen bereitgestellten Informationen, können Ihre Anrufe je nach Anliegen passend weiterbearbeitet werden. |
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Terminvereinbarung mit Klient*innen |
Durch die Verwendung eines Online-Terminkalenders, können von den externen Mitarbeiter*innen auch direkt Termine mit Ihren Klient*innen vereinbart werden. Somit können Sie auch die Terminkoordination entspannt und effizient an den Telefonservice auslagern. |
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Entlastung Ihrer internen Mitarbeiter*innen |
Sie können je nach Bedarf individuell entscheiden, wann Sie Ihre Anrufe weiterleiten möchten. Sie haben die Möglichkeit Ihr Sekretariat rund um die Uhr auszulagern oder auch nur während Stoßzeiten. |
Speziell für Kanzleien wichtig
- Vertraulichkeit und DSGVO. Wir arbeiten datensparsam und behandeln Informationen vertraulich. Sie definieren, welche Daten erfasst werden. Natürlich schließen wir auch einen Auftragsverarbeitungsvertrag ab. So bleibt klar geregelt, was wir wie dokumentieren.
- Berufsbild respektieren. Wir geben keine rechtliche Einschätzung ab. Wir hören zu, sammeln die relevanten Fakten, priorisieren und übergeben an die Kanzlei. Damit vermeiden wir Missverständnisse und halten Ihre Standards ein.
- Konfliktchecks vorbereiten. Wenn Sie möchten, erfassen wir die Basisdaten für einen ersten Konfliktcheck. Name, Gegenseite, kurzer Betreff. Die Entscheidung bleibt bei Ihnen.
- Fristnähe erkennen. Wir fragen bei Bedarf aktiv nach Fristbezug oder besonderer Dringlichkeit und markieren solche Fälle in der Anrufinformation deutlich. So sehen Sie auf einen Blick, was zuerst dran ist.
So starten wir gemeinsam in 20 Minuten
- Begrüßung und Tonalität festlegen. Wie melden wir uns und welche Formulierungen passen zu Ihrer Kanzlei.
- Kurzprofil hinterlegen. Fachgebiete, Standorte, typische Anliegen, gewünschte Prioritäten.
- Übergabeweg wählen. Anrufinformationen per E-Mail, in Ihr System oder in ein gemeinsames Postfach.
- Kalenderzugang organisieren. Wenn Sie möchten, dass wir auch Termine für Sie ausmachen, klären wir nun alles wichtige ab: Outlook oder Google Kalender freigeben, Zeitfenster definieren, Pufferzeiten festlegen.
- Mini-FAQ erstellen. Die häufigsten Fragen mit kurzen, verbindlichen Antworten.
- Testlauf durchführen. Zwei bis drei Probeanrufe, damit Ansprache, Notiz und Übergabe genau passen.
Hier finden Sie genauere Informationen darüber, wir Ihr benefit-Kundenbereich zur Bearbeitung Ihrer Anrufe eingerichtet wird: How to: Einstellungen für Ihren benefit Kundenbereich
So sieht eine gute Anrufinformation aus
Damit Sie wissen, welche Informationen wir aufnehmen können, haben wir Ihnen hier die Inhalte einer klassischen Anrufinformation aufgelistet.
- Name, Aktenzeichen und Rückrufnummer.
- Anliegen in einem Satz.
- Dringlichkeit und Frist, falls genannt.
- Erlaubnis für Rückruf und gewünschte Zeitfenster.
- Nächster Schritt. Rückruf durch Kanzlei oder auf Wunsch Termin vorschlagen.
Mit dieser Struktur entscheiden Sie schnell und sicher, was als Nächstes passiert.
Benefit als optimaler Partner an Ihrer Seite
Wir von benefit betreuen bereits seit 2014 zahlreiche Unternehmen aus den unterschiedlichsten Branchen bei der Anruf- sowie Kundenbetreuung. Unser Telefonservice speziell für Juristen ermöglicht es Anwält*innen und Kanzleien jederzeit für Ihre Klient*innen erreichbar zu sein.
Da unsere Mitarbeiter*innen speziell auf Ihre Kanzlei geschult werden, können wir Ihnen als auch Ihren Klient*innen bestmöglichste Qualität garantieren.
Zwischen 3 unterschiedlichen Telefonservice Paketen können Sie Ihr individuell anpassbares Servicepaket auswählen. Sie bleiben informiert! Denn nach jedem Gespräch bekommen Sie eine Anrufinformation mit allen relevanten Informationen des Anrufs. Dadurch können Sie eine durchgehende Erreichbarkeit garantieren und bleiben stets am neuesten Stand und können ungestört arbeiten.
Wir sind über unser Kontaktformular oder unter der Nummer 0800 100 2404 erreichbar. Dort können Sie sich melden, falls Sie sich ein unverbindliches Beratungsgespräch mit uns wünschen oder noch Fragen zu benefit, dem Telefonservice aus Deutschland, haben.
Wir freuen uns von Ihnen zu hören!
