Welche Anforderungen sollte ein virtuelles Sekretariat erfüllen?

Die 10 wichtigsten Anforderungen an ein virtuelles Sekretariat

1. Transparente Preise
2. Keine vertragliche Bindung
3. Flexibilität des Unternehmens. Schnell einsetzbar, erweiterbar etc.
4. Erfüllung der sprachlichen Anforderungen
   Wie ist die Kommunikation? Können die Mitarbeiter in der gewünschten Sprache kommunizieren und Auskunft geben?
5. Zusatzleistungen
   Bietet das Unternehmen weitere Dienstleistungen wie z.B. Briefversand, Inkasso, usw. an?
6. Professioneller Auftritt (Webseite, erster telefonischer Kontakt usw.)
7. Die Unternehmensgröße.
   Sind genügend Kapazitäten für Ihre Anrufleistung vorhanden?
8. Die Unternehmenskultur.
9. Die Qualität bei der Mitarbeiterauswahl und Weiterbildung.
10. Sympathisches Auftreten des Unternehmens

Sie überlegen Ihre Anrufe an ein virtuelles Sekretariat auszulagern? Dann empfehlen wir bei der Auswahl folgende Vorgangsweise.

Zuallererst ist die Durchführung einer IST-Analyse notwendig. Damit können Sie gezielt nach dem richtigen Anbieter für Ihr virtuelles Sekretariat suchen. Dafür ist es hilfreich, alle täglich anfallenden Arbeiten zu notieren und danach zu priorisieren.

Fragen, die dabei hilfreich sein können:

• Welche Tätigkeiten wollen Sie auslagern?
• Welche Aufgaben werden weiterhin von Ihnen erledigt?
• Außerdem ist es wichtig, dass Sie eine Übersicht über Ihre täglich eingehenden Anrufe bekommen. Wie viele Anrufe sind es pro Tag/Woche/Monat und wie lange dauern die Gespräche durchschnittlich?

Zweitens: Genauso bedeutend ist es sich zu überlegen, welche Werte Ihnen wichtig sind, bzw. welche Werte der Dienstleister widerspiegeln soll. Danach fassen Sie diese in einer Tabelle zusammen, in der Sie die gewünschten Werte priorisieren. Wir von benefit machen sehr oft die Erfahrung, dass Unternehmer unter anderem deswegen unsere Dienstleistungen in Anspruch nehmen, weil der Standort Österreich und die damit verbundene Sprache und Ausdrucksweise unbedingt gewünscht werden.

Drittens: Schließlich ist es empfehlenswert, sich mit anderen Unternehmern über Ihre Erfahrungen auszutauschen. Dabei können Sie wertvolle Tipps aus Ihrer Branche erlangen. Trotzdem ist eine eigens angelegte Internetrecherche zu empfehlen. Dabei sollten Sie bei den Dienstleistern speziell auf Transparenz achten.

Fragen, die dabei hilfreich sein können:

• Wie transparent sind die Preise?
• Gibt es einmalige Gebühren?
• Wie hoch ist die monatliche Grundgebühr?
• Gibt es einen Callpreis oder wird der Anruf nach Einheiten verrechnet? (Die Dauer der Einheit wird vom Dienstleister definiert.) Hier ist Vorsicht geboten, da es sonst bei der Abrechnung zu bösen Überraschungen kommen kann.
• Gibt es eine Kündigungsfrist?
• Welche Zusatzleistungen werden angeboten?
• Können Sie das Telefonservice testen?

Zusammenfassung der Vorgangsweise

1. Erstellen einer Ist-Analyse
2. Erstellen einer Wertetabelle
3. Recherche
4. Testphase
5. Analyse

Benefit als Ihr virtuelles Sekretariat

Wir stehen Ihnen mit dem Büroservice und Telefonservice gerne zur Seite. Überzeugen Sie sich von unseren Paketen und Zusatzdienstleistungen wie dem Briefversand oder dem Inkassoservice. Zudem gibt es bei uns keine Mindestvertragslaufzeit.

Sie haben noch Fragen? Kein Problem, kontaktieren Sie uns einfach unter unserem Kontaktformular oder rufen Sie uns an unter 0800 100 2404. Wir freuen uns auf ein Gespräch mit Ihnen!