Anwält*innen haben zahleiche Aufgaben, die sie in ihrem Arbeitsalltag erledigen. Neben täglichen Mandant*innen-Terminen verbringen Anwält*innen viel Zeit mit dem Verfassen von Verträgen sowie mit der Überprüfung von Vertragsentwürfen. Zwischen all diesen Tätigkeiten haben sie auch die Aufgabe ihre Mandant*innen in Verwaltungsprozessen oder vor Behörden zu vertreten. Um all diese Termine zu koordinieren, verbringen Anwält*innen viel Zeit mit Telefonaten, wodurch immer weniger Zeit für die oben genannten Kerntätigkeiten zur Verfügung steht. Ein externes Anwaltssekretariat hilft Ihnen, Ihre Telefonate anzunehmen und zu koordinieren und verschafft Ihnen somit mehr Zeit für Ihre Kernkompetenzen. Außerdem bietet das ausgelagerte Sekretariat noch zahleiche andere Vorteile, die wir Ihnen in diesem Artikel näher erklären werden.

Effektive Mandantenkommunikation ist der entscheidende Unterschied!

Erwartungen an Transparenz, Zeitrahmen und Servicequalität sind ständig am Steigen, wodurch die Fähigkeit, klar und verständlich zu kommunizieren, von entscheidender Bedeutung wurde. Folgende Punkte sollte Ihr Anwaltssekretariat auf jeden Fall optimal umsetzen können:

Keine Anfragen und keine Anrufe dürfen unbeantwortet bleiben!
Mandant*innen erwarten sich stets eine schnelle und professionelle Reaktion auf Anliegen und Anfragen. Unbeantwortete Anrufe können schnell zu Frustration und Unzufriedenheit führen. Optimale Erreichbarkeit stärkt also das Vertrauen sowie die Zufriedenheit Ihrer Mandant*innen.
Kommunikation sollte so formell wie nötig und so verständlich wie möglich sein.
Ihr Sekretariat handelt in vielen Fällen als eine Art Übersetzter – Ihre Mandant*innen haben häufig kein oder wenig juristisches Fachwissen. Klare Kommunikation hilft dabei rechtliche Angelegenheiten, Prozesse und Entscheidung besser zu verstehen.

5 Vorteile eines Anwaltssekretariats

Ständige Erreichbarkeit
Durch ein Anwaltssekretariat ist Ihre Kanzlei durchgehend erreichbar. Ihre Mandant*innen können sich somit jederzeit bei Ihnen melden und fühlen sich rundum gut betreut. Sie können sich währenddessen vollkommen auf Ihre Mandant*innen vor Ort konzentrieren.
Keine Personalkosten
Mit einem ausgelagertem Sekretariat müssen Sie keine Sekretär*innen einstellen. Durch die Umleitung an ein Anwaltssekretariat sparen Sie somit die Personalkosten einer weiteren Arbeitskraft.
Ungestörte Klienten-Termine
Während Terminen können Sie Ihre Anrufe einfach an das Anwaltssekretariat umleiten. Dadurch werden Ihre Termine zukünftig nicht mehr vom klingelnden Telefon unterbrochen und es geht kein Anruf verloren.
Terminvereinbarung
Ein Telefonservice kann neben der Anrufannahme auch Ihren Online-Terminkalender verwalten. Somit können Mandant*innen direkt über Ihr Anwaltssekretariat einen Termin bei Ihnen vereinbaren, ohne dass Sie Zeit dafür aufwenden müssen.
FAQs beantworten
Neue und bestehende Mandant*innen haben oft Fragen bezüglich der Kosten oder allgemeinen Informationen. Diese Fragen kann ein Anwaltssekretariat direkt am Telefon beantworten.

Durch ein Anwaltssekretariat werden Ihre Mandant*innen zu jeder Zeit richtig informiert und optimal betreut!

Worauf sollten Sie bei der Suche nach einem Anwaltssekretariat achten?

Ein effizientes und kompetentes Sekretariat kann die Arbeitsabläufe optimieren, die Mandantenbetreuung verbessern und die allgemeine Effizienz steigern. Wenn Sie auf folgende Punkte achten, finden Sie garantiert das richtige Anwaltssekretariat für Ihre Kanzlei:

Flexibilität und Skalierbarkeit des Service
Achten Sie darauf, ob Ihr gewählter Partner die notwendigen Kapazitäten hat, um Ihren Bedarf optimal abzudecken. Ist es möglich kurzfristig zu Spitzenzeiten mehr auszulagern?
Vertraulichkeit und Datenschutz
Klären Sie, wie das Sekretariat mit vertraulichen Informationen umgeht und welche Sicherheitsvorkehrungen es trifft, um die Vertraulichkeit der Daten zu gewährleisten.
Kommunikation und Erreichbarkeit
Stellen Sie sicher, dass die Kommunikation mit Ihrem Partner klar und zuverlässig abläuft. Ebenfalls ist eine Einschulung zu Beginn der Zusammenarbeit besonders wichtig.
Kosten und Preise
Wie läuft die Kostenzusammenstellung und Abrechnung ab? Dies kann feste monatliche Gebühren oder Abrechnung nach erbrachten Dienstleistungen umfassen – wichtig ist dabei, dass alle Kosten klar und transparent ersichtlich sind.
Referenzen und Empfehlungen
Bitten Sie um Referenzen oder eine Anwaltssekretariat Empfehlung. So bekommen Sie einen guten Einblick in die Zusammenarbeit mit Ihren gewählten Partner.

Anwaltssekretariat Empfehlung – optimale Kommunikation mit benefit

Bei benefit verstehen wir die Bedeutung eines gutes Anwaltssekretariats und bietet daher ein umfassendes Paket sowie zahlreiche Zusatzoptionen, die Ihre Kanzlei auf das nächste Level heben.

Warum ist benefit die optimale Wahl?

Unser PRO 50 Paket ist perfekt für Anwält*innen und Anwaltskanzleien. Die professionelle Annahme von Telefonaten und die Abwicklung der Anliegen nach Ihren speziellen Wünschen gehören zu unseren Stärken. Dies beinhaltet die Beantwortung von Anfragen, das Weiterleiten wichtiger Nachrichten und das Gewährleisten einer reibungslosen Kommunikation mit Ihren Mandant*innen. Weiters unterstützen wir Sie gerne bei allgemeinen Organisationsaufgaben wie dem Briefversand und anderen Sekretariatstätigkeiten.

Unsere Stärken liegen in den zahlreichen Individualisierungsoptionen, mit denen Sie unseren Service ganz an Ihre Bedürfnisse anpassen können. Unsere Terminvereinbarung und -koordination wird nahtlos in Ihren Arbeitsalltag integriert. Wir arbeiten mit Online-Kalendern, um sicherzustellen, dass wir Ihre Termine immer im Blick haben. Darüber hinaus beantworten wir häufig gestellte Fragen, beispielsweise zu Ihren Kosten oder Leistungen, um Ihre Mandant*innen bestmöglich zu informieren und zu unterstützen.

Unsere Abrechnung ist transparent und übersichtlich. Unser PRO 50 Paket hat eine Grundgebühr von € 215,- und 50 inkludierte Anrufe. Jeder weitere Anruf hat eine Gebühr von € 1,99 wobei die Abrechnung erst nach 5 Sekunden erfolgt, was Kostenkontrolle und Effizienz gewährleistet.

Falls Sie mehr Informationen über unser Anwaltssekretariat benötigen, kontaktieren Sie uns gerne über unser Kontaktformular oder rufen Sie uns unter 0800 100 2404 an.
Wir freuen uns auf ein Gespräch mit Ihnen!