Viele Unternehmen zögern externe Unterstützung für telefonische Anfragen in Anspruch zu nehmen. Die Befürchtung, dass eine Support Hotline einrichten einer Massenabfertigung gleichkommt, sitzt tief. Jedoch kann mit einem passenden Partner eine enorme Entlastung der Mitarbeiter geschaffen und gleichzeitig eine professionelle Betreuung gewährleistet werden. Bei der Einrichtung einer Support Hotline geht es meist um den sogenannten „First-Level-Support“. Der „First-Level-Support“ bedeutet der erste Ansprechpartner für allgemeine Anfragen zu sein und erste Hilfestellung zu leisten.
In welchen Fällen kann eine Support Hotline unterstützen?
Es ist vor allem sinnvoll eine Support Hotline einzurichten, wenn ein gewisses Schema befolgt werden muss oder recht allgemeine Auskünfte gegeben werden.
Im Folgenden finden Sie 3 typische Anwendungsfelder:
- FAQ
Man kennt es. Die Fragen an der anderen Seite der Leitung sind oft dieselben. Meist sind es recht einfache Fragen, die leicht zu beantworten sind. Dies ist ein typischer Fall für die Support Hotline. Dabei kann Auskunft auf Basis von hinterlegten Dokumenten gegeben werden. Somit erfolgt die Bearbeitung nach Ihren Vorgaben. Dadurch spart man viel Zeit und Ihre Mitarbeiter können sich voll und ganz auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren. - Priorität von Anfragen
Speziell in der Technikbranche bietet sich der First-Level-Support an. Die Anfrage wird nach der Dringlichkeit bewertet und an den zuständigen Ansprechpartner weitergeleitet. Somit behalten Sie den Überblick über die Bearbeitung der Anfragen und haben die wichtigsten Informationen auf einen Blick. - Bestellungen & Termine
Auch in Zeiten der Digitalisierung greifen einige Kunden noch oft zum Hörer, um Bestellungen aufzugeben oder auch Termine zu vereinbaren. Dafür sind gewisse Daten notwendig, die aufgenommen müssen. Diese folgen einem gewissen Schema. Gibt man dieses vor, ist es ganz einfach die Aufgabe extern auszulagern.
Der richtige Partner macht den Unterschied
Bei der Einrichtung einer Support Hotline ist vor allem auf die Auswahl des Partners zu achten. Denken Sie dabei an ihr Anrufvolumen. Kann Ihr geplanter Partner dem Anrufvolumen nachkommen? Hat er die personellen sowie technischen Ressourcen dafür? Außerdem ist die Transparenz der Preise für die Abrechnung von Bedeutung. Ob sekundengenau oder nach Paketen – verschiedene Abrechnungsmodelle lassen einen leicht den Überblick über die Kosten verlieren. Ebenso kann eine durchgängige Kommunikation den Unterschied machen. Oft ist eine gute Kommunikation essentiell für die Abstimmung und Aktualisierung von Informationen. Nichts ist schlechter als ein inkonsistenter Unternehmensauftritt durch die Weitergabe von unterschiedlichen Informationen.
Benefit als Ihr Ansprechpartner
Seit 2014 bietet benefit seine Services in der Telefondienstleistungsbranche an und ist durch die langjährige Erfahrung bestens als Support Hotline geeignet. Eine persönliche sowie professionelle Betreuung Ihrer Anrufer ist durch benefit garantiert. Das SMART 24 Paket ist unser Rund-um-die-Uhr-Paket, bei dem die Erreichbarkeit jederzeit gegeben ist. Perfekt für Unternehmen, die auch am Wochenende und in der Nacht erreichbar sein möchten. Benefit zeichnet sich durch die hohe Transparenz der Preise sowie eine wertschätzende Kommunikation zwischen den Partnern aus.
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