Eine Support Hotline einrichten – 3 Anwendungsfälle

Viele Unternehmen zögern davor, externe Hilfe für telefonische Anfragen in Anspruch zu nehmen. Die Sorge, dass die Einrichtung einer Support-Hotline zu einer unpersönlichen Massenabfertigung führen könnte, ist weit verbreitet. Dennoch kann die Zusammenarbeit mit einem geeigneten Partner eine erhebliche Entlastung der Mitarbeiter bewirken und gleichzeitig eine professionelle Betreuung sicherstellen. Die Einrichtung einer Support-Hotline konzentriert sich in der Regel auf den „First-Level-Support„. Dies bedeutet, dass die Support-Hotline als erster Ansprechpartner für allgemeine Anfragen fungiert und erste Hilfestellungen bietet.

In welchen Fällen kann eine Support Hotline unterstützen?

Die Implementierung einer Support-Hotline ist besonders empfehlenswert, wenn ein bestimmtes Schema befolgt werden muss oder wenn allgemeine Auskünfte bereitgestellt werden sollen.

Diese drei Anwendungsbereiche sind typisch für Support Hotlines.

  1. FAQ
    Man kennt es. Die Fragen an der anderen Seite der Leitung sind oft dieselben. Meist sind es recht einfache Fragen, die leicht zu beantworten sind. Dies ist ein typischer Fall für die Support Hotline. Dabei kann Auskunft auf Basis von hinterlegten Dokumenten gegeben werden. Somit erfolgt die Bearbeitung nach Ihren Vorgaben. Dadurch spart man viel Zeit und Ihre Mitarbeiter können sich voll und ganz auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren.
  2. Priorität von Anfragen
    Speziell in der Technikbranche bietet sich der First-Level-Support an. Die Anfrage wird nach der Dringlichkeit bewertet und an den zuständigen Ansprechpartner weitergeleitet. Somit behalten Sie den Überblick über die Bearbeitung der Anfragen und haben die wichtigsten Informationen auf einen Blick.
  3. Bestellungen & Termine
    Auch in Zeiten der Digitalisierung greifen einige Kunden noch oft zum Hörer, um Bestellungen aufzugeben oder auch Termine zu vereinbaren. Dafür sind gewisse Daten notwendig, die aufgenommen müssen. Diese folgen einem gewissen Schema. Gibt man dieses vor, ist es ganz einfach die Aufgabe extern auszulagern.

Der richtige Partner macht den Unterschied

Bei der Einrichtung einer Support Hotline ist vor allem auf die Auswahl des Partners zu achten. Denken Sie dabei an Ihr Anrufvolumen. Kann Ihr geplanter Partner dem Anrufvolumen nachkommen? Hat er die personellen sowie technischen Ressourcen dafür? Außerdem ist die Transparenz der Preise für die Abrechnung von Bedeutung. Ob sekundengenau oder nach Paketen – verschiedene Abrechnungsmodelle lassen einen leicht den Überblick über die Kosten verlieren. Ebenso kann eine durchgängige Kommunikation den Unterschied machen. Oft ist eine gute Kommunikation essentiell für die Abstimmung und Aktualisierung von Informationen. Nichts ist schlechter als ein inkonsistenter Unternehmensauftritt durch die Weitergabe von unterschiedlichen Informationen.

Benefit als Ihr Ansprechpartner

Seit 2014 bietet benefit Dienstleistungen in der Telefondienstbranche an. Wir verfügen über umfangreiche Erfahrungen, die uns zu Ihrem idealen Partner für Ihre Support-Hotline macht. Wir gewährleisten eine persönliche und professionelle Betreuung Ihrer Anrufer, da dies ein zentraler Bestandteil unserer Unternehmensphilosophie ist.

Unser SMART 24 Paket bietet eine Rund-um-die-Uhr-Erreichbarkeit, sodass Unternehmen, die auch am Wochenende und nachts erreichbar sein möchten, perfekt bei uns aufgehoben sind. Wir legen großen Wert auf Transparenz bei unseren Preisen sowie auf eine wertschätzende Kommunikation mit unseren Partnern.

Wenn Sie Interesse an einer Support-Hotline haben, zögern Sie nicht, uns über unser Kontaktformular zu erreichen oder uns direkt unter 0800 100 2404 anzurufen. Wir freuen uns darauf, von Ihnen zu hören!

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