Strukturiertes Arbeiten – mit diesen Top-Tipps steigern Sie Ihre Produktivität

Im Arbeitsalltag kann es schnell passieren, dass zahlreiche unterschiedliche Aufgaben um unsere Aufmerksamkeit konkurrieren. Genau dann ist es essenziell strukturiert zu arbeiten, um alle Anforderungen und Aufgaben zu meistern! Strukturiertes Arbeiten ermöglicht es nicht nur Ressourcen optimal einzusetzen, sondern auch die Produktivität sowie Motivation zu steigern.

Getting things done – Methode zur bestmöglichen Produktivität

Um strukturiertes Arbeiten zu erreichen, gibt es viele unterschiedliche Methoden. Welche die richtige ist, kann je nach Aufgabe und Person variieren. Die „getting things done“ Methode von David Allen zielt darauf ab, die Produktivität zu erhöhen und gleichzeitig Stress zu minimieren. Diese Methode teilt sich in 5 Phasen auf.

  1. Sammeln der Aufgabe – in diesem Schritt geht es vor allem darum, den Kopf freizubekommen. Schreiben Sie alle Aufgaben, Gedanken und To-Dos auf. Dabei müssen Sie noch nicht auf Prioritäten oder ähnliches achten.
  2. Bearbeiten der Sammlung – Gehen Sie nun Ihre Aufgaben Sammlung durch. Welche Dinge benötigen einen Termin? Brauchen Sie für gewisse Aufgaben weitere Personen? In diesem Schritt beginnen Sie Ihre Notizen konkreter zu Strukturieren.
  3. Organisation der Aufgaben – Nun teilen Sie alle Aufgaben in unterschiedliche Kategorien ein. Notieren Sie beispielsweise alle Anrufe oder Besorgungen. Nun können Sie alle Anrufe nacheinander abarbeiten und haben bereits eine Liste mit erledigten Aufgaben. Dies trägt stark zur Motivation bei.
  4. Durchsehen der Liste – Die zuvor festgelegten Listen in den unterschiedlichen Kategorien werden nun sortiert. Dieser Schritt erleichtert Ihnen die weitere Planung enorm.
  5. Erledigen der einzelnen Aufgaben – Nun zahlt sich die ganze Vorarbeit aus! Sie haben nun aussagekräftige Listen, mit denen Sie anfangen können Aufgaben strukturiert abzuarbeiten. Sie verlieren nicht aus dem Blick, was zu tun ist und die Gefahr etwas zu vergessen besteht nicht mehr.

Tools für strukturiertes Arbeiten

Mit dieser Methode haben Sie bereits den ersten Schritt getan, um Ihren Arbeitsalltag stressfreier zu gestalten. Natürlich gibt es aber auch noch zahlreiche weitere Tools, die Ihnen dabei helfen können. Nachfolgend finden Sie eine Lister der Tools, die wir bei benefit besonders hilfreich finden.

Click-UpWer erledigt diese Aufgabe? Bis wann soll sie erledigt sein und wie hoch ist die Priorität? All diese Fragen können mit diesem Aufgaben- und Projektmanagement-Tool einfach und effizient geklärt werden. Aufgaben können einzeln oder im Gesamtzusammenhang in Projekten betrachtet werden. Auch die Kommunikation kann direkt im Tool passieren.
Microsoft TeamsEin klassisches Tool, welches schon lange nicht mehr aus der Arbeitswelt wegzudenken ist. Teams unterstütz im Arbeitsalltag durch verschieden Funktionen wie Instant-Messaging, Videochats und Kalenderfunktionen.
MiroGerade im ersten Schritt der oben erwähnten Methode, ist dieses Tools hilfreich. Miro bietet nicht nur eine personenübergreifende Whiteboard-Funktion, sondern auch Mindmap-Strukturen. Sie können mit Ihren Kollegen in Echtzeit zusammenarbeiten und somit die Ideenfindung optimieren.
Microsoft OutlookE-Mails sind ein großer Bestandteil des Arbeitsalltags, auch wenn die Kommunikation über andere Projektmanagement-Tools verläuft. Outlook bietet die Möglichkeit direkt Aufgaben oder Termine aus E-Mails zu erstellen. So behalten Sie garantiert den Überblick.

benefit – Ihr Partner für strukturiertes Arbeiten

Unser externer Telefonservice von benefit hilft Ihnen dabei, noch strukturierter zu arbeiten! Indem Sie eingehende Anrufe an uns weiterleiten, gewinnen Sie wertvolle Zeit, die Sie für Ihre Kerntätigkeiten verwenden können. Unsere Mitarbeiter kümmern sich kompetent und professionell um alle Anliegen Ihrer Anrufer. Von Auskünften zu häufig gestellten Fragen bis hin zur Terminkoordination und Bestellannahme können wir Sie bestens unterstützen.

Das Auslagern Ihrer Anrufbetreuung ermöglicht es Ihnen konzentriert zuarbeiten, die Produktivität zu steigern und gleichzeitig nicht an Qualität Ihrer Kundenbetreuung zu verlieren! Unser Telefonservice kann individuell auf Ihre Anforderungen angepasst werden, wodurch Sie Ihren Kunden jederzeit reibungslosen Kundenservice bieten können. Sie haben die Möglichkeit zwischen unseren 3 Paketen zu wählen und diese mit unseren zahlreichen Zusatzoptionen anzupassen.

Haben Sie noch Fragen oder möchten genauere Beratung dazu, wie unser Telefonservice Ihnen dabei helfen kann strukturiert zu arbeiten? Kontaktieren Sie uns gerne unter 0800 100 2404 oder über unser Kontaktformular.

Wir freuen uns von Ihnen zu hören!

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