Strukturiertes Arbeiten – mit diesen Tipps können Sie Ihre Produktivität steigern

Im beruflichen Alltag kann es häufig vorkommen, dass eine Vielzahl unterschiedlicher Aufgaben gleichzeitig unsere Aufmerksamkeit erfordert. In solchen Momenten ist eine strukturierte Arbeitsweise von besonderer Bedeutung, um den vielfältigen Anforderungen und Aufgaben gerecht zu werden. Durch strukturiertes Arbeiten wird nicht rein die bestmögliche Nutzung der Ressourcen ermöglicht, sondern es wird auch eine Steigerung der Effizienz und der inneren Motivation erreicht.

Getting things done – Methode zur bestmöglichen Produktivität

Um strukturiertes Arbeiten zu erreichen, gibt es viele unterschiedliche Methoden. Welche die richtige ist, kann je nach Aufgabe und Person variieren. Die „getting things done“ Methode von David Allen zielt darauf ab, die Produktivität zu erhöhen und gleichzeitig Stress zu minimieren. Diese Methode teilt sich in 5 Phasen auf.

  1. Erfassung der Aufgaben – In dieser Phase liegt der Fokus insbesondere auf dem Entlasten des Geistes. Schreiben Sie alle Aufgaben, Gedanken und zu erledigenden Punkte auf. Es ist zu diesem Zeitpunkt noch nicht erforderlich, Prioritäten oder ähnliche Aspekte zu berücksichtigen.
  2. Durchgehen der Aufzeichnungen – Nun nehmen Sie Ihre Aufzeichnungen zur Hand und analysieren diese. Welche Angelegenheiten erfordern zeitliche Festlegungen? Benötigen bestimmte Aufgaben die Mitarbeit anderer Personen? In diesem Schritt beginnen Sie damit, Ihre Notizen konkreter zu strukturieren.
  3. Strukturierung der Aufgaben – Jetzt ordnen Sie sämtliche Aufgaben verschiedenen Kategorien zu. Sie können beispielsweise sämtliche Telefonate oder Einkäufe gruppieren. Auf diese Weise können Sie Telefonate nacheinander abarbeiten und haben gleichzeitig eine Liste bereits abgeschlossener Aufgaben. Diese Herangehensweise trägt erheblich zur Steigerung der Motivation bei.
  4. Durchsehen der Listen – Die zuvor erstellten Listen in den unterschiedlichen Kategorien werden nun geordnet. Dieser Schritt vereinfacht die weitere Planung erheblich.
  5. Abarbeitung der individuellen Aufgaben – Nun machen sich die vorangegangenen Vorarbeiten bezahlt! Sie verfügen nun über aussagekräftige Listen, anhand der Sie beginnen können, die Aufgaben strukturiert abzuarbeiten. Sie verlieren nicht aus den Augen, was zu erledigen ist, und die Gefahr, etwas zu vergessen, besteht nicht mehr.

Tools für strukturiertes Arbeiten

Mit dieser Methode haben Sie bereits den ersten Schritt getan, um Ihren Arbeitsalltag stressfreier zu gestalten. Natürlich gibt es aber auch noch zahlreiche weitere Tools, die Ihnen dabei helfen können. Nachfolgend finden Sie eine Lister der Tools, die wir bei benefit besonders hilfreich finden.

Click-UpWer erledigt diese Aufgabe? Bis wann soll sie erledigt sein und wie hoch ist die Priorität? All diese Fragen können mit diesem Aufgaben- und Projektmanagement-Tool einfach und effizient geklärt werden. Aufgaben können einzeln oder im Gesamtzusammenhang in Projekten betrachtet werden. Auch die Kommunikation kann direkt im Tool passieren.
Microsoft TeamsEin klassisches Tool, welches schon lange nicht mehr aus der Arbeitswelt wegzudenken ist. Teams unterstütz im Arbeitsalltag durch verschieden Funktionen wie Instant-Messaging, Videochats und Kalenderfunktionen.
MiroGerade im ersten Schritt der oben erwähnten Methode, ist dieses Tools hilfreich. Miro bietet nicht nur eine personenübergreifende Whiteboard-Funktion, sondern auch Mindmap-Strukturen. Sie können mit Ihren Kollegen in Echtzeit zusammenarbeiten und somit die Ideenfindung optimieren.
Microsoft OutlookE-Mails sind ein großer Bestandteil des Arbeitsalltags, auch wenn die Kommunikation über andere Projektmanagement-Tools verläuft. Outlook bietet die Möglichkeit direkt Aufgaben oder Termine aus E-Mails zu erstellen. So behalten Sie garantiert den Überblick.

benefit – Ihr Partner für strukturiertes Arbeiten

Unser externer Telefonservice von benefit bietet Ihnen die Möglichkeit, Ihre Arbeitsweise noch strukturierter zu gestalten. Indem Sie eingehende Anrufe an uns weiterleiten, gewinnen Sie wertvolle Zeit, die Sie für Ihre Hauptaufgaben nutzen können. Unsere Mitarbeiter kümmern sich auf kompetente und professionelle Weise um sämtliche Anliegen Ihrer Anrufer. Von der Bereitstellung von Informationen zu häufig gestellten Fragen über die Koordination von Terminen bis hin zur Entgegennahme von Bestellungen – wir sind bestens dazu befähigt, Sie zu unterstützen.

Die Auslagerung Ihrer Anrufbetreuung ermöglicht es Ihnen, fokussiert zu arbeiten, Ihre Produktivität zu steigern und dabei gleichzeitig die Qualität Ihrer Kundenbetreuung aufrechtzuerhalten! Unser Telefonservice kann maßgeschneidert an Ihre Bedürfnisse angepasst werden, sodass Sie Ihren Kunden jederzeit einen reibungslosen Kundenservice bieten. Sie haben die Option, aus unseren drei Paketen auszuwählen und diese mit einer Vielzahl von Zusatzoptionen zu individualisieren.

Falls Sie noch Fragen haben oder eine detaillierte Beratung wünschen, wie unser Telefonservice Ihnen bei einer strukturierten Arbeitsweise behilflich sein kann, stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Kontaktieren Sie uns gerne unter +49 800 5888 955 oder über unser Kontaktformular.

Wir freuen uns von Ihnen zu hören!

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