Alle Gehälter und Kosten von Sekretär*innen im Detail

Letztes Update: 28. April 2025

Die Rolle der Sekretär*innen hat sich im Laufe der Jahre deutlich weiterentwickelt und verändert. Früher lag der Schwerpunkt auf manuellen und papierbasierten Tätigkeiten, heute stehen digitale Aufgaben, Kommunikation und Korrespondenz im Mittelpunkt.

Was sich jedoch nicht geändert hat, ist, dass die Rolle der Sekretär*innen zweifellos von zentraler Bedeutung für den reibungslosen Ablauf im Unternehmen ist. Die Gehälter der Sekretär*innen blieben bisher oftmals hinter den steigenden Anforderungen und der zunehmenden Verantwortung zurück. Doch in Österreich gibt es erfreuliche Nachrichten für alle Sekretär*innen – denn der neue Kollektivvertrag für 2025 verspricht eine finanzielle Anpassung der Mindestgrundgehälter.

Doch wie genau verändern sich die Gehälter der Sekretär*innen im Jahr 2025 laut dem Kollektivvertrag? Welche Kosten kommen dadurch auf die Arbeitgeber*innen zu? Wir haben alle wichtigen Informationen für Sie zusammengefasst.

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Gehaltsübersicht für Arbeitnehmer*innen

Kostenübersicht für Arbeitgeber*innen

Erhöhung der kollektivvertraglichen Mindestgrundgehälter ab dem 1.1.2025

Der Kollektivvertrag 2025 sieht eine Erhöhung der Mindestgrundgehälter für Sekretär*innen vor. Die genaue monatliche Erhöhung liegt bei allen Verwendungsgruppen bei 3,90%. Wie das aktuelle monatliche Mindestgrundgehalt nun in den Verwendungsgruppen II und III aussieht, können Sie in den nachfolgenden Tabellen nachlesen.

Verwendungsgruppe II

Diese Verwendungsgruppe umfasst: „Angestellte, die einfache, nicht schematische oder mechanische Arbeiten nach gegebenen Richtlinien und genauer Arbeitsanweisung verrichten, für die in der Regel eine kurze Einarbeitungszeit erforderlich ist. Auch während der Einarbeitungszeit ist die Einreihung in die vorstehende Gruppe durchzuführen.“

Verwendungsgruppe III

Diese Verwendungsgruppe umfasst: „Angestellte, die nach allgemeinen Richtlinien und Weisungen technische oder kaufmännische Arbeiten im Rahmen des ihnen erteilten Auftrages selbständig erledigen.“

Alle Daten zu den kollektivvertraglichen Mindestgrundgehältern wurden dem Kollektivvertrag Gewerbe, Handwerk und Dienstleistung, Angestellte (gültig ab 1.1.2025) der Wirtschaftskammer Österreich entnommen. Dort können Sie ebenfalls alle anderen Verwendungsgruppen nachschlagen.

Diese Kosten kommen als Arbeitgeber*in ab 1.1.2025 auf Sie zu

Wenn Sie ab dem 1.1.2025 eine*n Sekretär*in im Rahmen des Kollektivvertrags für das Gewerbe, Handwerk und die Dienstleistung einstellen möchten, sollten Sie sich frühzeitig mit den anfallenden Personalkosten vertraut machen.

Neben dem kollektivvertraglich festgelegten Bruttogehalt fallen zahlreiche weitere Ausgaben an – von Sozialversicherungsbeiträgen über lohnabhängige Abgaben bis hin zu der notwendigen Ausstattung des Arbeitsplatzes.

In dieser Übersicht erhalten Sie eine detaillierte Aufschlüsselung aller relevanten Kostenfaktoren inklusive einer konkreten Berechnung für eine*n Sekretär*in der Verwendungsgruppe II im zweiten Verwendungsjahr. So können Sie Ihre Budgetplanung realistisch und umfassend planen.

Alternativ können Sie auch ein virtuelles Sekretariat engagieren, um Ihre Sekretariatstätigkeiten auszulagern. Mehr dazu finden Sie im letzten Absatz.

Bruttogehalt und Arbeitgeberkosten im Überblick

Laut Gehaltstabelle beträgt das monatliche Mindestgrundgehalt für Verwendungsgruppe II im 1. und 2. Verwendungsgruppenjahr € 2.005,27 brutto pro Monat. Dies ergibt ein Jahresbruttogehalt (inklusive 13. und 14. Gehalt) von € 28.073,78 (= € 2.005,27 × 14) für den Arbeitnehmer.

Um jedoch die Gesamtkosten für die Arbeitgeber*innen zu berechnen, müssen ebenfalls die Lohnnebenkosten berücksichtigt werden. Diese umfassen:

• Sozialversicherungsbeiträge des Arbeitgebers: ca. 21,23%
• Dienstgeberbeitrag zum Familienlastenausgleichsfonds (DB): 3,9%
• Zuschlag zum Dienstgeberbeitrag (DZ): 0,4%
• Kommunalsteuer: 3%
• Sonstige Abgaben: ca. 1,5%

Hinweis: Die genauen Prozentsätze können je nach Bundesland und Branche variieren.

Unter Annahme dieser Werte können Sie sich die Kosten schnell und einfach berechnen. Nutzen Sie dafür einfach unsere Excel-Vorlage und berechnen Sie Ihre individuellen Kosten:

Berechnung auf Basis der zuvor genannten Daten:

Monatliches Bruttogehalt Arbeitnehmer*in:		2.005,27 €
Sozialversicherungsbeiträge des Arbeitgebers	21,23%	425,72 €
Dienstgeberbeitrag zum Familienlastenausgleichsfonds (DB)	3,90%	78,21 €
Zuschlag zum Dienstgeberbeitrag (DZ)	0,40%	8,02 €
Kommunalsteuer	3,00%	60,16 €
Sonstige Abgaben	1,50%	30,08 €
Monatliche Lohnnebenkosten:	602,18 €
Gesamtkosten pro Monat:	2.607,45 €
Gesamtkosten pro Jahr:	31.289,43 €

Zusätzlich muss ebenfalls spezielles Equipment für den Arbeitsplatz der Sekretär*innen zur Verfügung gestellt werden. Dazu zählen:

• Schreibtisch und Bürosessel
• Computer und Monitor
• Telefon und Headset
• Büromaterial
• Diverse Lizenzen für das tägliche Geschäft

Berücksichtigen Sie, dass auch hier weitere Kosten auf Sie zukommen werden.

Disclaimer: Alle in dieser Übersicht enthaltenen Angaben zu Gehältern, Lohnnebenkosten und gesetzlichen Abgaben basieren auf dem Kollektivvertrag für das Gewerbe, Handwerk und die Dienstleistung 2025 sowie öffentlich zugänglichen Informationen aus Gesetzestexten und behördlichen Quellen (z. B. WKO, BMF, FLAG).

Trotz sorgfältiger Recherche übernehmen wir keine Haftung für die Vollständigkeit, Richtigkeit oder Aktualität der Angaben. Diese Übersicht dient ausschließlich zu Informations- und Planungszwecken und stellt keine steuerliche oder arbeitsrechtliche Beratung dar. Für eine verbindliche Auskunft wenden Sie sich bitte an Ihre Steuerberatung, die Wirtschaftskammer oder das zuständige Finanzamt.

Benefit – Ihr externes, persönliches Sekretariat

Eine*n persönliche*n Sekretär*in einzustellen, umfasst eine Menge anfallender Kosten. Nicht jedes Unternehmen kann oder möchte so eine Investition vornehmen. Wir von benefit bieten einen virtuellen und persönlichen Telefonservice an. Viele Unternehmen nutzen unseren Service zusätzlich zu Ihrem internen Sekretariat, andere ersetzen Ihr Sekretariat komplett. Dabei können wir Sie bei der Anrufannahme rund um die Uhr oder zu bestimmten Zeiten unterstützen.

Wir nehmen Ihre Anrufe exakt nach Ihren Wünschen und Vorgaben entgegen und kümmern uns um die Anliegen Ihrer Anrufer*innen. Dabei können wir Sie gerne mit Ihren Anrufer*innen verbinden oder einen Rückruf vermerken. 

Weitere Aufgaben, die wir für Sie übernehmen können sind zudem Terminvereinbarungen, Vorzimmerfunktion, FAQ-Beantwortung, E-Mail-Bearbeitung, Briefversand und vieles mehr.

Informieren Sie sich gerne auf unserer Website zu unseren Paketen und Preisen oder nutzen Sie unseren praktischen Paketrechner.

Falls Sie nun Interesse an einem externen und gleichzeitig persönlichen Sekretariat für Ihr Unternehmen haben, zögern Sie nicht und kontaktieren Sie uns gerne jederzeit über unser Kontaktformular oder gleich direkt unter 0800 100 2404.

Wir freuen uns von Ihnen zu hören!