Personalmangel im Sekretariat
Sekretärinnen übernehmen eine breite Palette von administrativen und organisatorischen Aufgaben im Büro. Dazu gehören die Bearbeitung der Korrespondenz, die Betreuung der Telefonanrufe, die Terminplanung, die Erstellung von Dokumenten und je nach Art und Größe des Unternehmens eine Vielzahl weiterer Tätigkeiten. Das Sekretariat fungiert als wichtige Schnittstelle zwischen Mitarbeitern, Kunden und der Führungsebene und wird oft als Visitenkarte des Unternehmens betrachtet, da es häufig als zentrale Anlaufstelle im Unternehmen dient. Wenn Ihre Mitarbeiter im Sekretariat ungeplant ausfallen oder die Liste der zu erledigenden Aufgaben immer länger wird, müssen Unternehmen schnell auf die Situation reagieren. Eine zusätzliche Sekretärin einzustellen, kann viel Zeit und Geld kosten. Außerdem ist das Problem bei Urlaub, Krankheit oder Karenzzeiten damit nicht behoben. Hier lohnt es sich also, eine weitere Option im Entscheidungsprozess zu berücksichtigen. Sie können Ihre Sekretärin nämlich outsourcen.
Outsourcing als Alternative zur Neueinstellung
Beim Outsourcing werden bestimmte Arbeitsbereiche an externe Unternehmen ausgelagert, um sich vollständig auf die Kernkompetenzen konzentrieren zu können. Das Outsourcen eines Sekretariats ist nicht nur für große Konzerne interessant, sondern vor allem Klein- und Mittelbetriebe (KMU) können von einer Auslagerung einzelner oder ganzer Tätigkeiten profitieren.
Häufige Entscheidungsgründe für diesen strategischen Schritt sind:
| Gründe | Vorteile für Unternehmen |
|---|---|
| Kostengründe | – Kostenersparnis durch Delegieren von Bürotätigkeiten – Kleine Unternehmen können finanzielle Mittel sparen |
| Personalmangel | – Schnelle Verfügbarkeit von qualifiziertem Personal – Keine Kosten für Personalsuche und Einschulung |
| Qualitätssteigerung | – Spezialisierte externe Unternehmen mit Erfahrung – Schnellere Erledigung von Aufgaben – Positive Beeinflussung der Kundenzufriedenheit |
| Steigende Effizienz | – Fokussierung auf Kernkompetenzen der Mitarbeiter – Keine Unterbrechungen durch Nebentätigkeiten |
| Flexibilität | – Auslagerung von Aufgaben bei saisonaler Auslastung – Minimierung der Mitarbeiterüberlastung – Vermeidung von Wartezeiten beim Kunden |
Optimales Outsourcen Ihres Sekretariats
Dank digitaler Technologien können Sie Ihr Sekretariat schnell und unkompliziert an benefit outsourcen. Sie können Ihre Anrufe durchgehend oder nur an bestimmten Zeiten an uns umleiten. Als ausgelagertes Sekretariat nehmen wir Ihre Anrufe nach Ihren Wünschen entgegen. Wir verbinden die Anrufer gerne an Sie oder Ihre Kollegen weiter. Wenn Sie es bevorzugen, können wir auch gerne einen Rückruf für Sie vermerken. Aufgaben wie Terminvereinbarungen, Stornierungen oder die Beantwortung von allgemeinen Anfragen können von unseren Mitarbeitern direkt erledigt werden, sofern Sie uns die erforderlichen Informationen zur Verfügung stellen.
Wenn Sie weitere Fragen zu unserem Telefonservice haben – kontaktieren Sie uns. Wir beraten Sie gerne.
