Personalmangel im Sekretariat
Sekretärinnen kümmern sich um eine Vielzahl an administrativen und organisatorischen Tätigkeiten im Büro. Sie erledigen den Schriftverkehr, betreuen das Telefon, koordinieren Termine, erstellen Unterlagen und übernehmen je nach Art und Größe des Unternehmens eine Menge weiterer Tätigkeiten. Das Sekretariat ist eine wichtige Schnittstelle zwischen Mitarbeitern, Kunden und der Führungsebene und gilt als Visitenkarte des Unternehmens, da es oft als zentrale Anlaufstelle im Unternehmen dient. Wenn Ihre Mitarbeiter im Sekretariat ungeplant ausfallen oder die Liste der zu erledigenden Aufgaben immer länger wird, müssen Unternehmen schnell auf die Situation reagieren. Eine zusätzliche Sekretärin einzustellen, kann viel Zeit und Geld kosten. Außerdem ist das Problem bei Urlaub, Krankheit oder Karenzzeiten damit nicht behoben. Hier lohnt es sich also, eine weitere Option im Entscheidungsprozess zu berücksichtigen. Sie können Ihre Sekretärin nämlich outsourcen.
Outsourcing als Alternative zur Neueinstellung
Beim Outsourcing werden bestimmte Arbeitsbereiche an externe Unternehmen ausgelagert, um sich vollständig auf die Kernkompetenzen konzentrieren zu können. Das Outsourcen eines Sekretariats ist nicht nur für große Konzerne interessant, sondern vor allem Klein- und Mittelbetriebe (KMU) können von einer Auslagerung einzelner oder ganzer Tätigkeiten profitieren.
Häufige Entscheidungsgründe für diesen strategischen Schritt sind:
- Kostengründe: Kleine Unternehmen können nur schwer finanzielle Mittel für ein eigenes Sekretariat oder zusätzliches Personal aufbringen. Einfache Bürotätigkeiten, wie z. B. der Telefonservice, können Sie schnell und kostengünstig an externe Dienstleister delegieren.
- Personalmangel: Neues, qualifiziertes Personal zu suchen und einzuschulen, kann sehr lange dauern. Darüber hinaus fallen die Suche nach Personal und Einschulungskosten weg.
- Qualitätssteigerung: Externe Unternehmen sind auf ein bestimmtes Segment spezialisiert und verfügen über die notwendige Erfahrung in ihrem Bereich. Durch routinierte Abläufe können Tätigkeiten schneller erledigt werden, was Ihre Kundenzufriedenheit sicherlich positiv beeinflusst.
- Steigende Effizienz: Multitasking ist für eine gute Arbeitseffizienz kontraproduktiv. Durch ausgelagerte Bereiche können sich Mitarbeiter auf ihre Kernkompetenzen vollständig konzentrieren und werden nicht ständig durch Nebentätigkeiten unterbrochen.
- Flexibilität: Bei saisonaler Mehrauslastung oder in starken Wachstumsphasen können Sie Aufgaben kurzfristig auslagern, Überlastung beim Mitarbeiter minimieren und Wartezeiten beim Kunden verhindern.
Optimales Outsourcen Ihres Sekretariats
Dank digitaler Technologien können Sie Ihr Sekretariat schnell und unkompliziert an benefit outsourcen. Sie können Ihre Anrufe durchgehend oder nur an bestimmten Zeiten an uns umleiten. Als ausgelagertes Sekretariat nehmen wir Ihre Anrufe nach Ihren Wünschen entgegen. Wir verbinden die Anrufer gerne an Sie oder Ihre Kollegen weiter. Alternativ können wir gerne einen Rückruf notieren. Aufgaben wie beispielsweise Terminvereinbarungen, Stornierungen oder die Beantwortung allgemeiner Auskünfte können von unseren Mitarbeitern auch direkt erledigt werden, wenn Sie uns die benötigten Informationen dazu zur Verfügung stellen.
Wenn Sie weitere Fragen zu unserem Service haben, kontaktieren Sie uns. Wir beraten Sie gerne.
