Was ist eine Whistleblowing-Hotline?

Was ist Whistleblowing bzw. was kann man sich unter einer Whistleblowing-Hotline vorstellen?

Unter „Whistleblowing“ versteht man eine Möglichkeit, Missstände bzw. unrechtmäßige Vorgänge am Arbeitsplatz zu melden. „Whistleblowing-Hotlines“ sind somit Angebote von Unternehmen, um Mitarbeitern die Möglichkeit zu geben, anonym Probleme oder Verstöße gegen Verhaltenspflichten durch andere Mitarbeiter oder sogar Entscheidungsträger, aufzuzeigen.

Unterschieden wird grundsätzlich zwischen internem und externem Whistleblowing. Während sich der Hinweisgeber beim internen Whistleblowing an eine Stelle innerhalb des Unternehmens oder der Verwaltung wendet und auf den Missstand aufmerksam macht, kennzeichnet sich das externe Whistleblowing dadurch aus, dass der Hinweisgeber sein Wissen an die Öffentlichkeit bringt, sprich er wendet sich an die Medien, Aufsichts- oder Strafverfolgungsbehörden.

Am 07.10.2019 wurde vom Rat der Europäischen Union eine neue Whistleblower-Richtlinie beschlossen und diese trat mit 16.12.2019 in Kraft.

Diese Richtlinie verpflichtet einerseits alle Unternehmen mit mehr als 50 Mitarbeitern, andererseits aber auch den öffentlichen Sektor (Regierung, Behörden, Gemeinden mit einer Bevölkerung von 10.000 oder mehr), zu neuen Prozessen, durch welche Hinweise von Whistleblowern vertraulich und anonym angenommen werden müssen. Es besteht also eine Pflicht, Hinweisgebersysteme einzurichten! Besonders wichtig ist dabei, die Anonymität des Whistleblowers aufrecht zu erhalten. Das bedeutet, dass auch Betriebe mit flachen Hierarchien, die bis jetzt mit ihren Mitarbeitern ein Meldesystem auf „Vertrauensbasis“ hatten, nachschärfen müssen, um der neuen Richtlinie zu entsprechen.

Unternehmen zwischen 50 und 249 Mitarbeiter haben mit der Umsetzung und Einrichtung von Meldekanälen bis 17.12.2023 Zeit. Die öffentliche Verwaltung und Unternehmen mit mehr als 250 Beschäftigte sind bis 17.12.2021 mit der Umsetzung verpflichtet.

Einrichtung einer Whistleblowing-Hotline:

  • Die Aufnahme der Meldungen kann über einen externen Dienstleister, im Rahmen einer rein technischen Entgegennahme, geregelt werden. Dafür kommt zum Beispiel ein Telefonservice in Frage, der die Anrufe der Whistleblower entgegen nimmt und die Informationen anonym an die entsprechende Person weiterleitet.
  • Einzelfallabwägung – das System sollte so eingerichtet sein, dass Meldungen nur zu bestimmten Themen zulässig sind (bspw. Korruption, Betrug, etc.). Freundlichkeit gegenüber Kunden wäre bspw. ein Thema, das von der Zulässigkeit des Whistleblowings ausgeschlossen wäre.
  • Die Anonymität des Whistleblowers muss dabei unter allen Umständen geschützt werden.
  • Eine Vorabkontrolle durch den Datenschutzbeauftragten sollte durchgeführt werden.
  • Es sollte beachtet werden, dass der Beschuldigte immer über die Meldung informiert werden muss.
  • Daten sollten maximal 2 Monate nach Abschluss der Ermittlungen gespeichert bleiben, wenn keine weiteren Schritte eingeleitet werden.

Haben wir Ihr Interesse an einer Whistleblowing-Hotline geweckt? Nehmen Sie unseren Telefonservice in Anspruch und richten Sie innerhalb weniger Minuten Ihre Hotline ein. In unserem Produktangebot bieten wir ebenfalls einen 24/7 Service an. Alle Anrufinformationen werden streng vertraulich und anonym aufgenommen und wir arbeiten 100% DSGVO-konform.

Sollten Sie Fragen bezüglich einer Whistleblowing-Hotline oder deren Umsetzung haben, können Sie uns jederzeit gerne kontaktieren. Wir freuen uns auf ein Gespräch mit Ihnen.

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