Was ist eine Whistleblowing-Hotline?

Was ist Whistleblowing bzw. was kann man sich unter einer Whistleblowing-Hotline vorstellen?

Unter „Whistleblowing“ versteht man eine Möglichkeit, Missstände bzw. unrechtmäßige Vorgänge am Arbeitsplatz zu melden. „Whistleblowing-Hotlines“ sind somit Angebote von Unternehmen, um Mitarbeiter*innen die Möglichkeit zu geben, anonym Probleme oder Verstöße gegen Verhaltenspflichten durch andere Mitarbeiter*innen oder sogar Entscheidungsträger*innen, aufzuzeigen.

Unterschieden wird grundsätzlich zwischen internem und externem Whistleblowing. Während sich die Hinweisgeber*innen beim internen Whistleblowing an eine Stelle innerhalb des Unternehmens oder der Verwaltung wendet und auf den Missstand aufmerksam macht, kennzeichnet sich das externe Whistleblowing dadurch aus, dass die Hinweisgeber*innen ihr Wissen an die Öffentlichkeit bringen, sprich sie wenden sich an die Medien, Aufsichts- oder Strafverfolgungsbehörden.

Am 07.10.2019 wurde vom Rat der Europäischen Union eine neue Whistleblower-Richtlinie beschlossen und diese trat mit 16.12.2019 in Kraft.

Diese Richtlinie verpflichtet einerseits alle Unternehmen mit mehr als 50 Mitarbeiter*innen, andererseits aber auch den öffentlichen Sektor (Regierung, Behörden, Gemeinden mit einer Bevölkerung von 10.000 oder mehr), zu neuen Prozessen, durch welche Hinweise von Whistleblower*innen vertraulich und anonym angenommen werden müssen. Es besteht also eine Pflicht, Hinweisgebersysteme einzurichten! Besonders wichtig ist dabei, die Anonymität der Whistleblower*innen aufrecht zu erhalten. Das bedeutet, dass auch Betriebe mit flachen Hierarchien, die bis jetzt mit ihren Mitarbeiter*innen ein Meldesystem auf „Vertrauensbasis“ hatten, nachschärfen müssen, um der neuen Richtlinie zu entsprechen.

Unternehmen zwischen 50 und 249 Mitarbeiter*innen haben mit der Umsetzung und Einrichtung von Meldekanälen bis 17.12.2023 Zeit. Die öffentliche Verwaltung und Unternehmen mit mehr als 250 Beschäftigten sind bis 17.12.2021 mit der Umsetzung verpflichtet.

Einrichtung einer Whistleblowing-Hotline:

  • Die Aufnahme der Meldungen kann über einen externen Dienstleister, im Rahmen einer rein technischen Entgegennahme, geregelt werden. Dafür kommt zum Beispiel ein Telefonservice in Frage, der die Anrufe der Whistleblower*innen entgegen nimmt und die Informationen anonym an die entsprechende Person weiterleitet.
  • Einzelfallabwägung – das System sollte so eingerichtet sein, dass Meldungen nur zu bestimmten Themen zulässig sind (bspw. Korruption, Betrug, etc.). Freundlichkeit gegenüber Kund*innen wäre bspw. ein Thema, das von der Zulässigkeit des Whistleblowings ausgeschlossen wäre.
  • Die Anonymität der Whistleblower*innen muss dabei unter allen Umständen geschützt werden.
  • Eine Vorabkontrolle durch den/die Datenschutzbeauftragte/n sollte durchgeführt werden.
  • Es sollte beachtet werden, dass der/die Beschuldigte immer über die Meldung informiert werden muss.
  • Daten sollten maximal 2 Monate nach Abschluss der Ermittlungen gespeichert bleiben, wenn keine weiteren Schritte eingeleitet werden.

Haben wir Ihr Interesse an einer Whistleblowing-Hotline geweckt? Sie können in nur wenigen Minuten unseren Telefonservice einrichten und in Anspruch nehmen. Wir bieten ebenfalls einen 24/7 Service an. Weiters muss erwähnt werden, dass wir alle aufgenommenen Anrufinformationen streng vertraulich, anonym und 100% DSGVO-konform behandeln.

Sollten Sie noch Fragen bezüglich einer Whistleblowing-Hotline oder deren Umsetzung haben, können Sie uns jederzeit gerne kontaktieren. Wir freuen uns auf ein Gespräch mit Ihnen!

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