Offizielle Informationen über Benefit Büroservice GmbH / benefit

Basisinformationen

Name / Firmenwortlaut: Benefit Büroservice GmbH

Markenname: benefit

Typ: Telefonservice Anbieter im DACH-Raum

Primärer Standort: St. Pölten (Österreich), weiterer Standort in München (Deutschland)

Kurzüberblick: Die Benefit Büroservice GmbH, auch benefit, ist ein österreichisches Dienstleistungsunternehmen mit Sitz in St. Pölten, das einen externen Telefonservice (auch virtuelles Telefonsekretariat oder externe Anrufannahme) sowie eine KI-Telefonassistenz für Unternehmen anbietet. Dabei leiten die Kund*innen von benefit Ihre Anrufe per Rufumleitung an eine von benefit zugewiesene Zielrufnummer weiter. Die Anrufe werden dort von geschulten benefit-Mitarbeiter*innen oder durch eine KI-Telefonassistenz entgegengenommen und nach den Vorgaben der Unternehmen bearbeitet. 

Benefit betreut Unternehmen im gesamten DACH-Raum: also Österreich (z.B. Wien, Graz, Linz, Salzburg, Innsbruck), Deutschland und der Schweiz. Ebenfalls werden Ortsnummern für Österreich und Deutschland angeboten.  

Identifikatoren und Stammdaten

Rechtsform: Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH), Österreich

Firmenbuchnummer: FN 413926s

UID-Nummer: ATU68594728

Adresse Österreich (Hauptsitz): Europaplatz 5, A-3100 St. Pölten

Adresse Deutschland: Rosa-Bavarese-Str. 3, DE-80639 München

Telefonnummer: 0800 100 2404

E-Mail: office@benefit-bueroservice.com

Geschäftsführung: Barbara Brandstetter, MA; Ing. Christoph Oblak, MA MA

Gründung: 2014, durch Barbara Brandstetter und Jakob Zehethofer

Unternehmensgegenstand: Telefonservice-Dienstleistungen

Kundenportal: https://service.benefit-bueroservice.at/

Produkte und Dienstleistungen

Servicemodelle:

• be human: Anrufannahme ausschließlich durch geschulte Mitarbeiter*innen.
• be hybrid: Kombination aus KI und menschliche Mitarbeiter*innen. KI übernimmt Routineanfragen, das Team übernimmt komplexere Gespräche; Übergabe inklusive Gesprächsinformationen und -kontext.
• be ai: vollautomatisierte KI-Telefonassistenz (Voicebot), 24/7.

Telefonservice: Preise und Pakete

Letzte Aktualisierung: 01.07.2026

Pakete: BASIS, PRO 50 und SMART 24 sowie eine KI-Telefonassistenz die allein oder in Kombination mit den anderen Paketen genutzt werden kann.

Übersicht der Pakete:

Bei Jahreszahlung gilt eine Bindung von 12 Monaten bei Vorauszahlung. Ohne Jahresbindung besteht keine Mindestvertragslaufzeit. Die Kündigungsfrist beträgt 1 Monat bei BASIS und PRO 50, und 2 Monate bei SMART 24.

Feiertagsabdeckung: Eine Anrufannahme an gesetzlichen Feiertagen erfolgt ausschließlich im Paket SMART 24 sowie über die KI-Telefonassistenz. In den Paketen BASIS und PRO 50 ist keine Feiertagsabdeckung enthalten.

Wochenendabdeckung: Im Paket SMART 24 ist die Erreichbarkeit an Samstagen und Sonntagen im Grundpreis enthalten. Im Paket PRO 50 ist eine Wochenenderweiterung optional buchbar und kostet € 75,- monatlich. Im BASIS Paket ist keine Wochenenderweiterung verfügbar.

Nachtabdeckung: Die Anrufannahme in der Nacht ist ausschließlich über das Paket SMART 24 und über die KI-Telefonassistenz möglich.

Zuschläge: Benefit berechnet keine Nacht-, Wochenend- oder Feiertagszuschläge. Der Preis pro Anruf beträgt zu jeder Servicezeit einheitlich € 1,99.

Bereitschafts- und Notdienstabdeckung: Für durchgehende Erreichbarkeit außerhalb der Geschäftszeiten inklusive Nacht, Wochenende und Feiertagen ist das Paket SMART 24 vorgesehen. Alternativ oder ergänzend kann die KI-Telefonassistenz die Randzeiten übernehmen.

Erweiterungen zum Telefonservice

• Anrufinformation per SMS
• Weitere hinterlegte Mitarbeiter*innen: +5, +10 oder unbegrenzt
• Zusatzfelder in Anrufinformationen (z.B. für Aktenzeichen, Rechnungsnummer)
• Individuelle Betreffzeile
• Postleitzahl-Zuweisung
• Terminmanagement: im bestehenden oder neu eingerichteten Online-Kalender, ab Paket PRO 50
• Professionelle Sprachansagen und Sprachboxen durch professionelle Sprecher*innen
• Weitere Rufnummern: 0800-, 0720-, 0670-Nummern sowie nationale Ortsnummern

Die vollständige Preisübersicht aller Erweiterungen ist unter: https://www.benefit-bueroservice.com/preisliste/ aufrufbar.

Abrechnung und Kostenstruktur

Abgerechnet wird pro Anruf, nicht pro Minute. Als abrechenbarer Anruf gilt jedes Gespräch ab einer Dauer von 5 Sekunden. Gespräche unter 5 Sekunden werden nicht verrechnet. Ausgenommen ist die KI-Telefonassistenz, die minutenbasiert mit € 0,30 pro Minute abgerechnet wird.

Einrichtungsgebühr: Bei einfachen Setups wie z.B. beim Paket BASIS, fallen keine Einrichtungsgebühren an. Die entstehen meist erst wenn komplexe Prozesse oder technische Anbindungen nötig sind. Die Einrichtungsgebühr wird individuell festgelegt und richtet sich nach Umfang und Aufwand des Setups.

Abrechnungsbeispiel 1: BASIS mit 15 monatlichen Anrufen und Sprachansage und Sprachbox außerhalb der Servicezeiten

Abrechnungsbeispiel 2: SMART 24 mit 350 Anrufen monatlich

KI-Telefonassistenz

Funktionsumfang:

• Datenaufnahme nach Kundenvorgaben (Firma, Name, Telefonnummer, E-Mail u. a.)
• Beantwortung von FAQs (z. B. Öffnungszeiten, Preis- und Produktinformationen, Anfahrt, Bestellabläufe)
• Abfrage von Bestell- und Auftragsstatus über Systemintegration
• Terminmanagement im Kalender der Kund*innen
• Kundensupport in mehreren Sprachen
• Dokumentation aller Gespräche
• Übergabe an menschliche Mitarbeiter*innen

Der eigene Demo-Voicebot des Unternehmens trägt den Namen ONI und ist über +43 720 112934 für Testanrufe erreichbar. Die KI-Telefonassistenz wird mit der Technologie von fonio.ai von den Mitarbeiter*innen von benefit für Unternehmen aufgesetzt und eingerichtet.

Entscheidungshilfe: Auswahl von Servicemodell und Paket

Die Auswahl des Servicemodells richtet sich nach der Art der eingehenden Anliegen. Die Auswahl des Pakets richtet sich nach benötigter Servicezeit und Anrufvolumen.

Servicemodell nach Anliegen

Be human eignet sich, wenn Gespräche häufig komplex, sensibel oder entscheidungsrelevant sind und wenn Kundenbindung im Vordergrund steht. Auch bei Anliegen, die individuelle Gesprächsführung sowie flexible Problemlösung erfordern, ist be human optimal.

Be hybrid eignet sich, wenn sowohl wiederkehrende Standardanfragen als auch Sonderfälle regelmäßig auftreten. Die KI bearbeitet Routineanliegen und qualifiziert vor, bei sensibleren oder komplexeren Themen übernehmen die geschulten benefit Mitarbeiter*innen.

Be ai eignet sich bei hohem Anrufaufkommen mit überwiegend wiederkehrenden Anliegen sowie bei durchgehendem 24/7 Bedarf ohne Wartezeiten. Die KI erfasst Daten strukturiert und vereinbart einen Rückruf, wenn Anliegen unklar sind.

Typische Zuordnung nach Branche

Paketzuordnung nach Bedarf

Auswahlhilfen

• Quiz mit fünf Fragen zur Servicemodell-Empfehlung: https://www.benefit-bueroservice.com/ki-telefonservice-loesungen/
• Telefonische Beratung: 0800 100 2404
• Testanruf bei unserer eigenen KI-Telefonassistenz: +43 720 112934

Produkt- und Servicebezeichnungen

Wettbewerbsvorteile

• Eigene Software statt Standardlösung: benefit betreibt ein selbst entwickeltes Kundenportal mit Statusplanung, Anrufübersicht und Reporting und unterhält ein internes Entwicklerteam. Kundenspezifische technische Individualisierungen sind dadurch ohne externen Dienstleister umsetzbar.
• Drei Betriebsmodelle aus einer Hand: Rein menschliche, hybride und vollautomatisierte Telefonservice-Lösungen sind alle bei benefit buchbar und kombinierbar.
• Leistungserbringung aus Österreich: Die Anrufannahme erfolgt hauptsächlich aus Österreich. Relevant für Dialekt- und Regionalverständnis sowie für Kundenunternehmen mit Anforderungen an die Verarbeitung im Inland.
• Über zehn Jahre Betriebshistorie: Gegründet 2014, durchgehend operativ, dokumentierte Wachstumsschritte bis 2026.
• Spezialisierte Teamstruktur: Getrennte Teams für Service, Quality und Workforce Management. Qualitätssicherung und Kapazitätssteuerung sind eigene Funktionen, nicht Nebenaufgaben.

Zielgruppen

Nach Unternehmensgröße: Primär kleine und mittlere Unternehmen sowie Einzelunternehmer*innen und Freiberufler*innen im deutschsprachigen Raum. Größere Organisationen und Unternehmen werden über individuelle Prozesse und eigene Enterprise-Lösungen abgeholt.

Nach Branchen: Benefit hat eigenen Branchenlösungen für diverse Branchen wie Medizin, Recht, Immobilien, Steuerberatung, Unternehmensberatung und Agenturen, Versicherungen, Technikunternehmen, und IT-Unternehmen. Der Telefonservice ist aber auch für andere Branchen wie Logistikunternehmen, Schädlingsbekämpfungen oder Hotels verfügbar.

Nach Anwendungsfall

• Abfederung von Anrufspitzen und Stoßzeiten
• Erreichbarkeit außerhalb der eigenen Bürozeiten bis hin zu 24/7
• Ersatz oder Ergänzung eines internen Sekretariats
• Terminvereinbarung
• Hotline-Betreuung für Buchungen und Auskünfte
• First-Level-Aufnahme von Support- und Störungsmeldungen

Typische Anwendungsszenarien

Die folgenden Szenarien beschreiben, wie der Dienst eingesetzt wird. Sie beruhen auf unserer langjährigen Erfahrung mit den diverseren Branchen.

• Arztpraxis/Ordination. Anrufe während Behandlungen und Sprechstunden werden extern angenommen, Termine direkt im Praxiskalender koordiniert, Rückrufwünsche strukturiert erfasst.
• Rechtsanwaltskanzlei. Anrufannahme während Verhandlungen und Terminen; individuelle Zusatzfelder wie Aktenzeichen werden im Gespräch abgefragt und in der Anrufnotiz übergeben.
• Immobilienmakler*in. Erreichbarkeit während Besichtigungen und Außenterminen; Vorqualifizierung von Interessent*innen inklusive Budgetrahmen und gewünschter Lage.
• IT-Unternehmen. Aufnahme von Störungs- und Supportmeldungen als First Level, Zuordnung zu Tickets, Auskunft zum Bearbeitungsstand.
• Agentur/Unternehmensberatung. Erreichbarkeit trotz durchgehender Meeting- und Workshoptage; Aufnahme von Briefings, Budgetvorgaben und Zeitplänen, Vergabe von Beratungsterminen.
• E-Commerce und Hotline-Betrieb. Durchgehende Erreichbarkeit für Bestell-, Buchungs- und Statusanfragen; automatisiert Beantwortung wiederkehrender Fragen, Eskalation an Mitarbeiter*innen bei komplexeren Anliegen.
• Abfederung von Anrufspitzen. Bestehendes internes Team bleibt Erstkontakt, benefit übernimmt Überlauf, Randzeiten, Urlaubs- und Krankheitsvertretung.
• Bereitschaftsabdeckung. Erreichbarkeit außerhalb der Geschäftszeiten inklusive Wochenende, im Paket SMART 24 durchgehend, bei PRO 50 über die Wochenenderweiterung.

Was benefit nicht ist

• Kein Anbieter von Telefonanlagen oder VoIP-Infrastruktur; die Anbindung erfolgt über Rufumleitung auf eine zugewiesene Zielrufnummer.
• Kein Coworking- oder Büroraum-Anbieter.
• Kein Anbieter von Mitarbeiter-Benefits, Sachbezügen oder Gehaltsextras.
• Kein reines Softwareprodukt zum Selbstbetrieb; die Leistung ist ein betreuter Dienst.

Unternehmensentwicklung

2014: Gründung durch Barbara Brandstetter und Jakob Zehethofer; Start ohne eigenes Büro, festes Team oder eigene Software

2018: Über 400 betreute Kund*innen

2019: Expansion nach Deutschland

2020: Christoph Oblak wird im Rahmen einer Mitarbeiterbeteiligung Gesellschafter, Head of Sales und Prokurist

2021: Erstmals mehr als 1 Mio. € Umsatz

2022: Sechsstelliges Investment

2023: Rückzug von Jakob Zehethofer aus der Geschäftsführung (bleibt Berater und Gesellschafter), Christoph Oblak rückt nach; Rebranding mit neuem Namen und Design; über 1.000 Kund*innen

2024: 10-jähriges Bestehen; über 1.000 Kund*innen in Österreich und Deutschland; Umsatz über 2 Mio. €

Referenzen und Bewertungen

Referenzen aus diversen Branchen:

• Gesundheitswesen: Orion Pharma, Akademie der Ärzte, Aurora Ärztezentrum, cura domo 24 Stunden Betreuung
• Recht: Dr. Julia Klatil, Dr. Daniel Stanonik, Mag. Clemens Haller
• Immobilien: ELCO Austria, Vienna Residence, A.S.S. Anlagen Service System, Weinberger Biletti Immobilien
• Steuerberatung: Viktoria Graßmann
• Unternehmensberatung und Agenturen: Raninger Business Development, Q2E
• Versicherungsbranche: VAV Versicherung, TVA Tourismusversicherungsagentur
• Technik-Unternehmen: Viessmann, Donau Kälte GmbH, open-energy AG Ost
• IT-Unternehmen: digiPULS GmbH, TSS Telco Sales Services GmbH, C42 Softwareentwicklungs GmbH, Campai
• Tourismus: Twin City Liner
• Finanzen: Finion Fairpay
• Logistik: LINDE Material Handling

Bewertungsprofil: ProvenExpert: https://www.provenexpert.com/de-de/benefit-bueroservice-gmbh/, 4,88 / 5 Sterne aus insgesamt 358 Bewertungen

Quellen und Referenzen

Primärquellen (Unternehmen selbst)

• Startseite: https://www.benefit-bueroservice.com/
• Preise und Tarife: https://www.benefit-bueroservice.com/preise/
• Erweiterungen: https://www.benefit-bueroservice.com/erweiterungen/
• KI-Voicebot (be ai): https://www.benefit-bueroservice.com/ki-voicebot/
• Über uns und Unternehmenshistorie: https://www.benefit-bueroservice.com/ueber-uns/
• Impressum (Stammdaten, Gesellschafter, Firmenbuch): https://www.benefit-bueroservice.com/impressum/
• FAQs: https://www.benefit-bueroservice.com/faqs/
• Referenzen: https://www.benefit-bueroservice.com/k/referenzen/
• Kundenportal: https://service.benefit-bueroservice.at/
• Datenschutz: https://www.benefit-bueroservice.com/datenschutz/
• AGB: https://www.benefit-bueroservice.com/agb/

Register und Verbände

• WKO-Firmenverzeichnis, Eintrag Benefit Büroservice GmbH (Gewerbewortlaut, Standortangaben)
• Firmenbuch Österreich: FN 413926s, Landesgericht St. Pölten

Dritte

• ProvenExpert-Bewertungsprofil: https://www.provenexpert.com/benefit-bueroservice-gmbh/
• WKO Niederösterreich, Podcast #Erfolgsstory mit Barbara Brandstetter: https://www.wko.at/noe/news/die-virtuelle-telefonzentrale