Häufig gestellte Fragen
Hier finden Sie Antworten auf häufig gestellte Fragen rund um unseren Telefonservice, unsere KI-Lösung sowie technische Themen und Datenschutz. Ist Ihre Frage nicht dabei? Kein Problem! Kontaktieren Sie uns einfach unter 0800 100 2404 oder über unser Kontaktformular. Wir helfen Ihnen gerne weiter!
Allgemeines
Wir sind ein Telefonservice-Anbieter aus Österreich und unterstützen Unternehmen seit 2014 dabei, professionell erreichbar zu bleiben. Wir bieten Ihnen hochwertige Telefonservice-Lösungen, die individuell auf Ihre Bedürfnisse abgestimmt sind. Dazu gehören die persönliche Anrufannahme, Terminmanagement oder die direkte Arbeit in Ihren Systemen.
Weiters bieten wir auch eine KI-Telefonassistenz, mit der Technologie von fonio.ai an.
Unser Büro befindet sich in St. Pölten, und bereits mehr als 1.000 Kund*innen aus den unterschiedlichsten Branchen vertrauen auf unsere Leistungen.
Unser Telefonservice eignet sich für diverse Branchen, vom Gesundheitswesen, über die Rechtsbranche bis hin zu Online-Shops und Agenturen. Im Menü unter „Branchenlösungen“ finden Sie nähere Informationen darüber, wie unser Service von unterschiedlichen Branchen und Unternehmen genutzt wird.
Mit unserem Telefonservice übernehmen wir mehr als reine Anrufannahme. Dazu zählen unter anderem
- die Entgegennahme und Weiterleitung von Anrufen nach Ihren Vorgaben
- das Erfassen strukturierter Anrufinformationen
- die Qualifizierung von Leads
- die Beantwortung häufig gestellter Fragen
- First-Level-Support
- Terminvereinbarungen sowie
- die Annahme von Bestellungen und Buchungen.
Auf Wunsch arbeiten wir auch direkt in Ihren Systemen, wie Ihrem CRM oder Ticketsystem. Welche Aufgaben wir genau übernehmen, legen wir gemeinsam fest.
Die Einrichtungsdauer kann je nach gewähltem Paket variieren. Das BASIS Paket ist bereits in wenigen Minuten einsatzbereit, während das SMART 24 Paket meist mehr Zeit bei der Einrichtung in Anspruch nimmt. Je nachdem wie viele Informationen und Schulungen unsere Telefonservice-Mitarbeiter*innen zur Entgegennahme Ihrer Anrufe benötigen, desto länger kann die Einrichtung dauern.
Grundsätzlich nicht. Sie können angeben, ob wir in Ihrem Namen abheben oder uns als externes Sekretariat melden sollen. In Ihrem benefit-Kundenbereich können Sie Ihren individuellen Begrüßungstext festlegen, mit dem sich unsere Mitarbeiter*innen melden.
Ihre Anrufe werden nicht immer von denselben Personen angenommen, aber immer von einem geschulten Team, das Ihr Unternehmen und Ihre Abläufe bestens kennt. In Ihrem benefit-Kundenbereich hinterlegen wir alle wichtigen Informationen, damit wir Ihre Anrufe immer einheitlich bearbeiten können. So gewährleisten wir eine dauerhaft stabile und hohe Servicequalität.
Wir teilen Ihrer Rufnummer eine Zielrufnummer zu, unter welcher wir Ihre Anrufe entgegennehmen und nach Wunsch bearbeiten. Hier finden Sie eine Anleitung wie dies bei einem iOS und Android Betriebssystem funktioniert. Eine Rufumleitung kann aber auch mittels GSM-Codes oder Tastenkombinationen erfolgen.
Auch dann bleiben Sie mit unserem Service erreichbar. Da Ihre Anrufe von einem ganzen Team entgegengenommen werden, können wir mehrere Gespräche gleichzeitig bearbeiten. So entstehen für Ihre Anrufer*innen keine langen Wartezeiten und kein Anruf geht verloren.
Grundsätzlich bestimmen Sie welche Daten aufgenommen werden. Vor- und Nachname, Telefonnummer sowie der Firmenname werden jedoch zur Weiterbearbeitung immer erfragt. Je nach Bedarf können weitere Angaben, wie Kunden- oder Bestellnummern, individuell ergänzt werden.
Sie erhalten Ihre Anrufinformationen immer per Mail. Bei Bedarf ist es auch möglich, diese direkt per SMS an Sie zu schicken.
Ja. Auf Wunsch übernehmen wir auch ausgehende Anrufe. Die genauen Abläufe und Vorgaben legen wir dazu gemeinsam fest.
Ja natürlich. Sie können selbst festlegen, wann wir die Anrufannahme für Sie übernehmen sollen. Sobald Sie Ihre Rufumleitung aktivieren, heben unsere Mitarbeiter*innen ab und bearbeiten Ihre Anrufe. Sie können also frei wählen, ob Sie nur zu bestimmten Zeiten, wie während Stoßzeiten, oder durchgehend weiterleiten.
Ja, das ist möglich. In Ihrem benefit-Kundenbereich können Sie Ihr Paket und Ihre gewählten Zusatzleistungen jederzeit ändern.
Ja, wir übernehmen auf Wunsch auch die Terminvereinbarung für Sie. Dazu benötigen wir nur Zugriff auf Ihren Online-Kalender. Anschließend buchen, verschieben und stornieren wir Termine nach Ihren Vorgaben (Leistungsarten, Dauer, …). Für unsere Kund*innen arbeiten wir bereits in diversen Kalendern. Besonders gute Erfahrungen haben wir zum Beispiel mit Microsoft Bookings und Terminland gemacht.
Hier erfahren Sie mehr zu unserem externen Terminmanagement: Effiziente Terminplanung direkt am Telefon
Unsere Telefonservice-Mitarbeiter*innen können grundsätzlich mit nahezu jedem gängigen Online-Kalender arbeiten. Wichtig ist uns dabei vor allem, dass der Kalender datenschutzkonform und sicher ist. Aktuell nutzen wir unter anderem Calendly, Latido und Microsoft Bookings.
Um unseren Telefonservice noch individueller zu gestalten, können Sie einige Zusatzoptionen hinzubuchen. Die beliebtesten Zusatzoptionen unserer Kund*innen umfassen unter anderem Sprachansagen, Anzeigenummern, Briefversand, Inkasso oder eine Sprachbox. Hier erfahren Sie mehr: Erweiterungen.
Ja. Je nach Ihren Bedürfnissen und gewähltem Paket decken wir unterschiedliche Zeiten ab: von klassischen Geschäftszeiten bis hin zu 24/7 Erreichbarkeit auch an Wochenenden und Feiertagen. Somit ist eine Abdeckung von Bereitschaftsdiensten oder Notfallhotlines umsetzbar.
Meistens ist das möglich. Durch API-Anbindungen können wir in externen Systemen/CRMs arbeiten. Gemeinsam mit unseren Expert*innen definieren Sie vorab Prozesse, die anschließend von unserem Mitarbeiter*innen eingehalten werden.
Unser Kernteam sitzt mit Standort Österreich in St. Pölten. Der Großteil der telefonierenden Mitarbeiter*innen arbeitet remote. Die Anrufannahme und Betreuung unserer Kund*innen erfolgt in Deutsch und Englisch.
In dem Reporting kann die Anzahl Ihrer Anrufer*innen als auch jeder einzelne Anruf eingesehen werden. Darüber hinaus werden auch die Wartezeiten bis zur Anrufannahme sowie die Anrufdauer transparent dargelegt.
Fragen zur KI
Unsere KI-Telefonassistenz ist eine sprachgesteuerte, digitale Assistenz, die Ihre Anrufe jederzeit entgegennimmt und nach Ihren Vorgaben bearbeitet. Sie versteht natürliche, frei gesprochene Sprache, führt echte Dialoge, beantwortet häufig gestellte Fragen und erfasst alle relevanten Informationen. Um Ihnen die beste Qualität bieten zu können, nutzen wir die Technologie von fonio.ai. Erfahren Sie hier mehr über unsere KI-Telefonassistenz: be ai.
Auf Wunsch ist auch eine nahtlose Übergabe an unsere Mitarbeiter*innen möglich. Hier erfahren Sie mehr zu unserer Hybrid-Lösung: KI, hybrid oder menschlich?
Die KI eignet sich besonders für wiederkehrende und standardisierte Anliegen. Dazu zählen das Beantworten von FAQs (z.B. zu Öffnungszeiten oder Preisen), das Erfassen von Anrufgründen und Kontaktdaten, sowie die Annahme von Rückrufwünschen und Weiterleitung an die richtigen Ansprechpartner*innen. Auf Wunsch lässt sie sich auch in Ihre bestehenden Systeme einbinden, um beispielsweise einen Auftragsstatus abzufragen.
Wir arbeiten mit der modernsten KI-Technologie von fonio.ai, damit wir Ihnen die beste Qualität garantieren können.
Die KI kommuniziert in natürlicher Sprache. Testen Sie es direkt, mit unserer eigenen KI-Telefonassistenz, ONI. Wie transparent am Telefon bekannt gegeben wird, dass es sich um eine KI handelt, legen wir gemeinsam mit Ihnen fest.
Sehr natürlich. Dank modernster KI-Technologie klingt die Stimme flüssig, führt Gespräche in freier Sprache und reagiert dynamisch auf Rückfragen. Überzeugen Sie sich gerne selbst, und testen Sie unseren Voicebot ONI direkt unter +43 720 112934.
Die KI-Telefonassistenz unterstützt über 22 Sprachen, darunter z.B. Deutsch, Englisch, Schweizerisch, Niederländisch, Türkisch, oder Ukrainisch.
Ja, unsere KI-Telefonassistenz ist rund um die Uhr an 365 Tagen für Ihre Anrufer*innen erreichbar.
Das kommt ganz auf Ihr Set-Up an. Prinzipiell ist es möglich, dass mehrere Anrufe gleichzeitig angenommen werden.
Die Einrichtung wird komplett von unseren Expert*innen übernommen. In einem ersten Gespräch gehen wie gemeinsam all Ihre Anforderungen und Vorgaben durch und legen den genauen Ablauf fest. Auch welche Daten benötigt werden, besprechen wir hier genauer. Danach können wir Ihnen eine klare Einschätzung geben, wie lange die Einrichtung dauert. Meist ist unsere KI-Telefonassistenz in 5 – 10 Werktagen startklar. Die tatsächliche Dauer kommt allerdings stark auf die Komplexität an.
Ja, die KI-Telefonassistenz wir komplett individuell auf Ihr Unternehmen trainiert. Begrüßungstexte, Gesprächsinhalte und -führung werden an Ihre Anforderungen angepasst.
Das geht natürlich! Ihre KI-Telefonassistenz wird ganz individuell auf Ihr Unternehmen trainiert. Gemeinsam mit unseren Expert*innen legen Sie vorab fest, welche Themen und Anliegen die KI eigenständig bearbeiten soll und welche nicht. So behalten Sie immer die Kontrolle.
Bei unserem reinem KI-Modell, be ai, erfasst die Assistenz alle relevanten Daten und vereinbart einen Rückruf. Bei unserer Hybrid-Lösung wird der Anruf direkt an unsere geschulten Mitarbeiter*innen weitergeleitet und von ihnen weiterbearbeitet.
Ja, das ist möglich. Bei komplexeren oder dringenden Anliegen leitet die KI das Gespräch auf Wunsch direkt an Sie oder unsere Mitarbeiter*innen weiter. Alle bereits erfassten Informationen werden übergeben, sodass Ihre Anrufer*innen sich nicht wiederholen müssen.
Ja, natürlich! Diese Lösung ist für viele Unternehmen optimal und genau hier liegt unsere Stärke bei benefit. Unsere Hybrid-Lösung, be hybrid, kombiniert dabei die Effizienz von KI und die Servicequalität unseres klassischem Telefonservice. Die KI fungiert als erste Anlaufstelle, löst Standardanfragen und erfasst relevante Daten, während komplexere oder sensible Anliegen von unseren Mitarbeiter*innen übernommen werden.
Ja, auch hier erhalten Sie eine strukturierte Anrufinformation mit allen Daten und Gesprächsinhalten.
Jedes Gespräch wird dokumentiert und für Sie zusammengefasst. In welchem Umfang Aufzeichnungen oder Transkripte erstellt werden, stimmen wir individuell mit Ihnen ab.
Die Grundgebühr unserer KI-Telefonassistenz liegt bei € 69,- pro Monat und jede Minute bei € 0,30. Die Einrichtungskosten richtet sich individuell nach Aufwand und Komplexität. Unsere Expert*innen geben Ihnen hier gerne in einem persönlichen Beratungsgespräch eine erste Einschätzung.
Konkretere Fragen für Interessent*innen
Eine spezielle Testphase bieten wir aktuell nicht an. Unsere Pakete BASIS und PRO 50 sind monatlich kündbar und können deshalb ohne großes Risiko gestartet werden. Gerne beraten wir Sie vorab in einem unverbindlichen Beratungsgespräch.
Das hängt von den unterschiedlichsten Punkten, wie Erreichbarkeitszeiten, Anrufvolumen und Komplexität der Aufgaben, die wir übernehmen sollen, ab. Unser BASIS Paket deckt klassische Geschäftszeiten ab und eignet sich ideal als Einstieg oder zur Abfederung von Stoßzeiten. Mit PRO 50 sind Sie zu erweiterten Zeiten, von 7-20 Uhr erreichbar. Dieses Paket bietet sich vor allem für Unternehmen an, die Terminmanagement benötigen. Mit unserem SMART 24 Paket bleiben Sie 24/7 an 365 Tagen im Jahr erreichbar. Es ist also optimal für Notfallhotlines oder Bereitschaftsdienste.
Um Ihnen die Entscheidung zu erleichtern, haben wir einen praktischen Paketrechner, welcher Ihnen basierend auf Ihren Anforderungen eine erste Richtlinie gibt: Paketrechner nutzen. Natürlich helfen Ihnen auch unsere Expert*innen gerne weiter! Kontaktieren Sie uns dazu gerne über unser Kontaktformular, unter 0800 100 2404 oder buchen Sie direkt ein unverbindliches Beratungsgespräch.
Für diese Zeiten können Sie zum Beispiel auf eine Sprachbox weiterleiten oder eine Ansage einspielen, die über Ihre Geschäftszeiten oder häufige Anliegen informiert. Dazu erfahren Sie hier mehr: Erweiterungen.
Eine weitere Möglichkeit ist es, unsere KI-Telefonassistenz zu nutzen. Hier finden Sie mehr Informationen: be ai.
Nein, sie benötigen keine spezielle Software. Für den Start richten Sie nur eine Rufumleitung auf Ihre persönliche Zielrufnummer ein. Alle weiteren Einstellungen befinden sich in Ihrem benefit-Kundenbereich.
Das BASIS Paket ist bereits in 10 Minuten einsatzbereit. Nach der Buchung hinterlegen Sie Ihre Daten in Ihrem benefit-Kundenbereich und erhalten direkt Ihre persönliche Zielrufnummer, auf die Sie umleiten können.
Umfangreichere Set-Ups, wie z.B. unser SMART 24 Paket benötigen je nach Komplexität mehr Zeit für Einrichtung und Schulung. Unsere Expert*innen können Ihnen hier nach einer Beratung genauere Einschätzungen geben.
Bei einfachen Set-Ups fallen in der Regel keine Einrichtungskosten an. Bei größeren Projekten können Kosten für die Einrichtung oder Schulung anfallen. Hierzu informieren Sie unsere Expert*innen aber gerne genauer.
Diese variieren je nach gewählter Zusatzoption. Eine genaue Auflistung aller unserer Zusatzoptionen sowie die jeweiligen Kosten finden Sie hier: Preisliste 2026.
Die monatliche Grundgebühr wird immer im Voraus, die Kosten für die tatsächlichen Anrufe werden im Folgemonat verrechnet. Sie zahlen dabei pro Anruf und nicht pro Minute. So bleiben Ihre Kosten transparent und gut kalkulierbar.
Kundenbereich, Fragen von Kund*innen
Einem benefit-Kundenbereich können Sie jederzeit über unser Kundenportal beitreten. Dabei gibt es 3 mögliche Ausgangssituationen:
- Sie sind komplett neu im benefit-Kundenportal
- Sie wurden per Mail in einen benefit-Kundenbereich eingeladen
- Sie haben bereits einen benefit Account und möchten einem Kundenbereich beitreten
Eine Schritt-für-Schritt Anleitung für diese Situationen finden Sie hier: How to: Einem benefit Kundenbereich beitreten. Bei Fragen unterstützt Sie unser benefit Team gerne!
Als Inhaber*in können Sie weitere Kolleg*innen direkt aus Ihrem Kundenbereich heraus einladen und Ihnen Zugriff geben. Hier finden Sie eine Anleitung dazu: How to: Als Inhaber*in ins benefit Kundenportal einsteigen und Mitarbeiter*innen einladen
Sollten Sie noch nicht verknüpft sein oder keinen Zugriff haben, melden Sie sich gerne mit Ihren fehlgeschlagenen Anmeldedaten bei unserem benefit-Team unter +43 2742 931 51 oder schicken Sie uns eine E-Mail an office@benefit-bueroservice.com.
In Ihrem benefit-Kundenbereich verwalten Sie alle Informationen rund um Ihren Telefonservice. Sie können Anrufgründe, Zusatzfelder für Anrufinformationen, Infos für unsere Mitarbeiter*innen sowie Ihr Paket, Ihre Zusatzleistungen und Ihre Stammdaten verwalten. Hier finden Sie eine genauere Übersicht und Anleitung: How to: Einstellungen für Ihren benefit Kundenbereich
Diese hinterlegen Sie direkt in Ihrem benefit-Kundenbereich. Eine Anleitung dazu finden Sie hier: How to: Einstellungen für Ihren benefit Kundenbereich
Diese legen Sie ebenfalls in Ihrem benefit-Kundenbereich an. Wie das geht, erfahren Sie hier: How to: Einstellungen für Ihren benefit Kundenbereich
Möchten Sie Ihren Begrüßungstext nachträglich anpassen, wenden Sie sich dazu bitte an Ihre*n Kundenbetreuer*in. Wir aktualisieren diesen gerne für Sie!
Ihre individuellen Anrufgründe legen Sie in Ihrem benefit-Kundenbereich fest. Eine genaue Anleitung finden Sie hier: How to: Einstellungen für Ihren benefit Kundenbereich
Urlaubs- und Abwesenheitsregelungen können Sie vorab in Ihrem benefit-Kundenbereich hinterlegen und vorplanen. Somit wissen unsere Mitarbeiter*innen immer Bescheid, ob Sie gerade erreichbar sind und welche Auskunft Sie Ihren Anrufer*innen geben können. Hier finden Sie eine Anleitung zur Einrichtung: Erleichterung durch die Statusplanung
Ja, über das benefit-Kundenportal lassen sich mehrere Standorte verwalten. Gerne besprechen wir das passende Set-Up mit Ihnen gemeinsam.
Ihre Anrufinformationen erhalten Sie immer per E-Mail (auf Wunsch zusätzlich auch per SMS). Sie können sie auch in Ihrem benefit-Kundenbereich einsehen. Dort finden Sie ebenfalls Ihr Reporting mit einer Übersicht aller Anrufe.
Ihre Rechnungen finden Sie jederzeit in Ihrem benefit-Kundenbereich. Bei Fragen zur Abrechnung hilft Ihnen unser Team gerne weiter.
Sollten Sie Ihr Passwort vergessen haben, können Sie dieses einfach über die Funktion „Passwort vergessen“ auf der Anmeldeseite zurücksetzen.
Sie können Ihr Passwort in Ihrem Profil ändern. Klicken Sie dazu einfach auf Ihr Profil rechts oben im benefit-Kundenbereich und wählen Sie anschließend „Passwort ändern“ aus. Dort können Sie ebenfalls eine Verifizierungs-App verbinden.
Bei Problemen oder Rückfragen können Sie sich jederzeit an Ihre*n persönlichen Kundenbetreuer*in wenden. Alternativ erreichen Sie unser Team auch telefonisch unter 0800 100 2404 oder per Mail unter office@benefit-bueroservice.com.
Sie können Ihren Telefonservice je nach Paket zum Monatsletzten bzw. mit einer 2-monatigen Frist kündigen. Dazu senden Sie uns bitte Ihre schriftliche Kündigung per E-Mail an office@benefit-bueroservice.com oder direkt an Ihren Ansprechpartner.
Technische Anliegen
Prüfen Sie zuerst, ob die Rufumleitung korrekt auf Ihre persönliche Zielrufnummer eingerichtet und aktiviert ist. Häufig hilft es, die Umleitung einmal zu deaktivieren und neu einzurichten.
Hier finden Sie eine Schritt-für-Schritt Anleitung zur Einrichtung: In nur wenigen Schritten Rufumleitung aktivieren – benefit Anleitung
Bestehen weiterhin Probleme, unterstützen wir Sie gerne. Wenden Sie sich einfach direkt an Ihre*n persönlichen Ansprechpartner*in oder kontaktieren Sie uns unter 0800 100 2404
Die Rufumleitung können Sie entweder über die Einstellungen Ihres Telefons deaktivieren oder über den entsprechenden GSM-Code. Hier finden Sie eine genaue Anleitung: GSM-Codes.
Für die Rufumleitung per GSM-Code geben Sie in der Regel einen Code nach dem Muster **21*Zielrufnummer# ein. Zur Deaktivierung ist der Code meist ##21#. Die genauen Codes können je nach Anbieter und Art der Umleitung variieren. Hier finden Sie eine Auflistung aller Codes: GSM-Codes.
Ja, eine Rufumleitung lässt sich auch von einem Festnetzanschluss einrichten. Je nach Anbieter erfolgt dies über eine Tastenkombination am Telefon oder über das Kundenportal Ihres Telefonanbieters. Gerne unterstützen wir Sie bei der Einrichtung.
Mit der automatischen Anruferkennung erkennt unser System direkt die Nummern Ihrer Anrufer*innen. Somit werden automatisch Daten wie Vorname, Nachname, Firma und Adresse in unsere Anzeige übertragen. Diese automatische Datenintegration ermöglicht es uns, Ihre Kund*innen persönlich anzusprechen, ohne nach bestimmten Informationen zu fragen.
Hier finden Sie die genaue Anleitung zur Einrichtung: Anruferkennung einrichten
Datenschutz
Unser Telefonservice ist vollständig DSGVO-konform aufgesetzt. Unsere aktuellen Datenschutzregelungen finden Sie hier: benefit Datenschutzerklärung.
Die Server von fonio.io befinden sich in Nürnberg, Deutschland. Hier finden Sie mehr Informationen zu den Datenschutzregelungen der KI-Telefonassistenz: fonio.io Datenschutzerklärung.
Ja, natürlich. Mit Abschluss Ihres Vertrages bestätigen Sie auch den Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV), der die Verarbeitung Ihrer Daten regelt.
Ihre Anrufdaten werden nur so lange aufbewahrt, wie es für die Erbringung unseres Service sowie aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungspflichten erforderlich ist. Die genauen Fristen und Regelungen finden Sie in unserer Datenschutzerklärung.
Nach Vertragsende werden Ihre Daten gemäß den geltenden datenschutzrechtlichen Vorgaben gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Details dazu regeln unser Auftragsverarbeitungsvertrag sowie unsere Datenschutzerklärung.
