Telefonservice an der Rezeption verbessern
„Please hold the line, bitte warten…“ ein oft gehörter Satz am Telefon, der jedem den Nerv raubt. Warten wird häufig mit negativen Emotionen assoziiert, den ganz nach dem Motto „Zeit ist Geld“ ist für Warten kein Platz im Terminkalender. Langes Verbleiben in der Warteschleife ist ärgerlich, Anrufer*innen haben das Gefühl, ihre Anliegen haben keine Wichtigkeit. Frust und Aggression sind die Folge. Eine virtuelle Rezeption kann dieses Problem lösen.
Die Rezeption ist das Aushängeschild des Unternehmens
Egal ob Patient*innen, Klient*innen, Besucher*innen oder Kund*innen, die Rezeption bzw. der Empfang ist die erste Anlaufstelle im Haus. Hier entstehen erste Eindrücke, die oftmals entscheidend für die weitere Beziehungsstruktur sind und letztendlich auch zum Image und Erfolg eines Unternehmens beitragen. Von Mitarbeiter*innen im Empfangsbereich wird ein professioneller Auftritt, durchgehende Freundlichkeit und ständige Erreichbarkeit am Telefon erwartet. Die gleichzeitige Betreuung vor Ort sowie am Telefon stellt für das Personal eine intensive Doppelbelastung dar, die leicht vermieden werden kann.
In Stoßzeiten oder bei Personalausfall ist der sofortige Griff zum Telefon nicht immer möglich. Verharren Anrufer dann zu lange in der Warteschleife, legen sie auf. Die Folge: Interessenten suchen nach Alternativen und potenzielle Kunden gehen verloren.
Wie Sie Ihre Rezeption, Anmeldung oder den Empfang optimieren können
Prinzipiell gibt es hier zwei Möglichkeiten, wie Sie Ihren Telefonservice an der Rezeption verbessern können:
- Zusätzliches Personal einstellen
Damit steigern Sie Ihre Erreichbarkeit am Telefon. Wenn mehrere Anrufe auf einmal bei Ihnen eingehen, können sich mehrere Personen um die Telefonannahme kümmern. Hier müssen Sie aber mit höheren Personal- und Lohnnebenkosten rechnen. Engpass-Probleme bei Urlaub oder Krankenstand werden bei dieser Möglichkeit allerdings nicht behoben. - Externe Unterstützung holen
Wenn Sie eine virtuelle Rezeption nützen, profitieren Sie von einer Vielzahl an Mitarbeiter*innen, die – je nach Bedarf – für Sie 24/7 zur Verfügung steht. Sie können flexibel auf Stoßzeiten reagieren und bezahlen pro eingegangenen Anruf. Darüber hinaus ist es möglich, den Telefonservice auch außerhalb der Öffnungszeiten auszuweiten.
Use-Case: Virtuelle Rezeption für Ferienwohnungen
Ein Gast trifft spät abends in die Ferienwohnung ein und steht vor verschlossener Tür – der Zugangscode funktioniert nicht oder es bestehen Unklarheiten bei der Schlüsselübergabe. In solchen Momenten wird schnelle Hilfe erwartet. Was aber, wenn der Vermieter nicht erreichbar ist? Genau hier setzt die virtuelle Rezeption von benefit an: Statt Frust oder langen Wartezeiten erhält der Gast direkt am Telefon freundliche Unterstützung.
Die geschulten Telefonservice-Mitarbeiter:innen von benefit erklären den Zugang zur Schlüsselbox, helfen bei der Eingabe des Codes oder lösen das Problem sofort – auch außerhalb der regulären Geschäftszeiten. Das erspart dem Vermieter nicht nur einen nächtlichen Anruf, sondern auch den Druck, ständig erreichbar sein zu müssen.
Die virtuelle Rezeption von benefit im Detail
Vermeiden Sie Chaos, indem Sie Ihre Telefonannahme in die Hände von benefit geben. Wir entlasten Ihre Mitarbeiter*innen im Arbeitsalltag und sorgen für eine höhere Kundenzufriedenheit durch kürzere Wartezeiten. Mithilfe unserer virtuellen Rezeption garantieren wir Erreichbarkeit – auch in stressigen Zeiten. Sie aktivieren bei Bedarf die Rufumleitung oder leiten Ihre unbeantworteten Anrufe zu uns weiter. Wir nehmen die Telefonate entgegen, begrüßen die Gesprächspartner*innen mit Ihrem Unternehmensnamen und helfen – mithilfe zuvor festgelegter Informationen – weiter. Je nach Anliegen können Anrufer*innen an Ihre zuständigen Kolleg*innen weitergeleitet, eine Nachricht hinterlassen oder ein Termin vereinbart werden. Nach jedem Gespräch leiten wir die Informationen und Daten der Anrufer*in (z.B. Name, Telefonnummer, E-Mail-Adresse) per SMS oder E-Mail direkt an Sie weiter. So geht Ihnen kein Anruf mehr verloren.
Klingt eine virtuelle Rezeption interessant für Sie? Falls Sie den Service von benefit, Ihrem Partner aus Deutschland in Anspruch nehmen wollen, kontaktieren Sie uns jederzeit gerne. Sehen Sie sich auch gerne unsere weiteren Leistungen auf unserer Website an! Bei Fragen erreichen Sie uns telefonisch unter 0800 100 2404.
