Wie eine virtuelle Rezeption unterstützen kann

Telefonservice an der Rezeption verbessern

„Please hold the line, bitte warten…“ ein oft gehörter Satz am Telefon, der jedem den Nerv raubt. In unserer schnelllebigen Welt wird Warten mit negativen Emotionen assoziiert. Nach dem Motto „Zeit ist Geld“ findet Warten keinen Platz im eng getakteten Terminkalender. Langes Verbleiben in der Warteschleife ist besonders ärgerlich, denn es wird wertvolle Lebenszeit geraubt. Frust und Aggression sind die Folge. Eine virtuelle Rezeption kann dieses Problem lösen.

Die Rezeption ist das Aushängeschild des Unternehmens

Egal ob Patienten, Klienten, Besucher, Gäste oder Kunden, die Rezeption bzw. der Empfang ist die erste Anlaufstelle im Haus. Hier entstehen erste Eindrücke, die oftmals entscheidend für die weitere Beziehungsstruktur sind und letztendlich auch zum Image und Erfolg eines Unternehmens beitragen. Von Mitarbeitern im Empfangsbereich wird ein professioneller Auftritt, durchgehende Freundlichkeit und die stetige Erreichbarkeit am Telefon erwartet. Die gleichzeitige Betreuung vor Ort sowie am Telefon stellt für das Personal eine intensive Doppelbelastung dar, die leicht vermieden werden kann.

In Stoßzeiten oder bei Personalausfall ist der sofortige Griff zum Telefon nicht immer möglich. Verharren Anrufer dann zu lange in der Warteschleife, legen sie auf. Die Folge: Interessenten suchen nach Alternativen und potenzielle Kunden gehen verloren.

Wie Sie Ihre Rezeption, Anmeldung oder den Empfang optimieren können

Prinzipiell gibt es hier zwei Möglichkeiten, wie Sie Ihren Telefonservice an der Rezeption verbessern können:

1. Zusätzliches Personal einstellen
   Damit steigern Sie Ihre Erreichbarkeit am Telefon. Wenn mehrere Anrufe auf einmal bei Ihnen eingehen, können sich mehrere Personen um die Telefonannahme kümmern. Hier müssen Sie aber mit höheren Personal- und Lohnnebenkosten rechnen. Engpass-Probleme bei Urlaub oder Krankenstand werden bei dieser Möglichkeit allerdings nicht behoben.
2. Eine externe Unterstützung holen
   Wenn Sie eine virtuelle Rezeption nützen, profitieren Sie von einer Vielzahl an Mitarbeitern, die – je nach Bedarf – für Sie 24/7 zur Verfügung steht. Sie können flexibel auf Stoßzeiten reagieren und bezahlen pro eingegangenen Anruf. Darüber hinaus ist es möglich, den Telefonservice auch außerhalb der Öffnungszeiten auszuweiten.

Benefit kann Ihnen als virtuelle Rezeption helfen

Vermeiden Sie Chaos, indem Sie Ihre Telefonannahme in die Hände von benefit legen. Wir entlasten Ihre Mitarbeiter im Arbeitsalltag und sorgen für eine höhere Kundenzufriedenheit durch kürzere Wartezeiten. Mithilfe unserer virtuellen Rezeption garantieren wir Erreichbarkeit – auch in stressigen Zeiten. Sie aktivieren bei Bedarf die Rufumleitung oder leiten Ihre unbeantworteten Anrufe zu uns weiter. Wir nehmen die Telefonate entgegen, begrüßen die Gesprächspartner mit Ihrem Unternehmensnamen und helfen – mithilfe zuvor festgelegter Informationen – weiter. Je nach Anliegen kann der Anrufer an Ihre zuständigen Kollegen weitergeleitet, eine Nachricht hinterlassen oder ein Termin vereinbart werden. Nach jedem Gespräch leiten wir die Informationen und Daten der Anrufer (z.B. Name, Telefonnummer, E-Mail-Adresse) per SMS oder E-Mail direkt an Sie weiter. So geht Ihnen kein Anruf mehr verloren.

Klingt die Hilfe einer virtuellen Rezeption interessant? Falls Sie den Service von benefit, Ihrem Partner aus Deutschland in Anspruch nehmen wollen, kontaktieren Sie uns jederzeit gerne. Sehen Sie sich auch gerne unsere weiteren Leistungen auf unserer Website an! Bei Fragen erreichen Sie uns telefonisch unter +49 8944 255 255.