Immer mehr Unternehmen beginnen damit, ihre Prozesse zu digitalisieren. Die Bedürfnisse der Arbeitnehmer*innen sowie die Organisation von vielen Unternehmen haben diese Umstellung notwendig gemacht. Für die Digitalisierung werden unterschiedliche Tools verwendet. Wir möchten Ihnen die Tools vorstellen, die bei benefit verwendet werden, um Prozesse zu digitalisieren:
Unsere wichtigsten Tools für die Digitalisierung
1. Projektmanagement-Tools
Durch ein Projektmanagement-Tool vereinfachen Sie die Zusammenarbeit an Projekten. Eine Übersicht der Mitarbeiter*innen zeigt deren Auslastung, sodass neue Aufgaben ressourcengerecht verteilt werden können. Durch die Markierung von beteiligten Personen bei der jeweiligen Aufgabe des Projekts, können alle zugehörigen Informationen am richtigen Ort gesammelt werden.
Updates beim jeweiligen Projekt werden einerseits in der Inbox angezeigt, andererseits auch per E-Mail versendet. So hat man stets den aktuellen Überblick.
Es existieren spezielle Abschnitte, die je nach Projekt Mitarbeiter*innen hinzugefügt werden können. In diesen Abschnitten haben alle berechtigten Personen die Möglichkeit, Aufgaben zu bearbeiten und in Echtzeit zusammenzuarbeiten. Ein festgelegtes Fälligkeitsdatum für jede Aufgabe trägt maßgeblich zur Gesamtbeurteilung des Projektstatus bei und ermöglicht frühzeitiges Eingreifen, wenn erforderlich.
2. Personalverwaltungssoftware
Ein weiteres praktisches Organisationstool ist eine Software zur Verwaltung Ihres Personals. Einige Tools bieten All-In-Lösungen im Human Resources Bereich. Die wichtigsten Funktionen, die dabei erfüllt werden sollten sind Zeiterfassung, Beantragung von Abwesenheiten, Aktualisierung von personenbezogenen Daten sowie offene To-Dos. Ebenso bieten viele Softwarelösungen auch die notwendigen Funktionen für die Human Resources Abteilung auf der Arbeitgeberseite. Beispielsweise die Erstellung einer eigenen Jobplattform, welche modern und gleichzeitig einfach zu bedienen ist. Der gesamte Recruiting Prozess kann so abgewickelt werden, dass garantiert keine To-Dos oder Bewerbungen im Papierchaos untergehen.
3. Kursplattformen
Da wir viel Wert auf die Qualität unseres Service legen, ist es uns auch wichtig unsere Mitarbeiter bestmöglich zu schulen. Hierfür haben wir unsere eigene digitale Schulungsplattform. Dort können jederzeit Lektionen neu angelegt, nochmal gemacht oder erweitert werden. Unsere Qualitätsmanagerin hat somit jederzeit den Überblick, wer, welche Skills bereits absolviert hat.
4. Digitale Telefonie
In unserem Unternehmen hat die digitale Telefonie mit Headsets schon vor geraumer Zeit den herkömmlichen Telefonhörer ersetzt. Wir nutzen eine Telefonanlage, die auf Voice over IP (VoIP) basiert, was es uns ermöglicht, über Rechnernetze zu telefonieren und gleichzeitig Kosten zu sparen. Bei der Auswahl unseres VoIP-Anbieters haben wir besonders auf Themen wie Datenschutz, Ausfallsicherheit und den Funktionsumfang geachtet. Schließlich bildet diese technologische Basis die Grundlage für unseren Service – die Wahl des optimalen Anbieters ist daher von entscheidender Bedeutung. Glücklicherweise haben wir bereits die perfekten Partner gefunden, die unsere Telekommunikation auf ein neues Niveau gehoben haben.
5. Webanwendungen für leichtere Zusammenarbeit
Für uns sind Webanwendungen, für ein schnelles und abteilungsübergreifendes Auffinden von Dateien, unverzichtbar geworden. Das Ablegen von Dateien auf einem Content-Management-System ermöglicht eine Sammlung von Wissen, auf die alle Mitarbeiter*innen Zugriff haben. Dabei können selbstverständlich Berechtigungen vergeben werden, wer auf welche Ordner zugreifen kann, sodass vertrauensvolle Dokumente nur für die zuständigen Personen sichtbar sind. Auch das Layout und das Design der Plattformen können meist angepasst werden.
6. Plattformen für Online-Meetings
Ein entscheidendes Werkzeug ist eine Plattform, um die Teamkommunikation zu vereinfachen. Um maximale Flexibilität zu gewährleisten, werden viele Besprechungen online abgehalten. Auf diese Weise fördern wir die Zusammenarbeit zwischen allen Mitarbeiter*innen, unabhängig davon, ob sie im Homeoffice oder im Büro arbeiten. Einige dieser Plattformen bieten auch Kalenderfunktionen, die die Terminfindung erleichtern. Sie ermöglichen das Erstellen von Terminen, die dann direkt an E-Mail-Adressen verschickt werden, wodurch der Termin automatisch in Ihren Kalender eingetragen wird.
7. Pausentool
Unser eigens kreiertes Pausentool hat schon seit längerer Zeit die Pausenaufsteller unserer Telefonist*innen abgelöst. Somit können wir garantieren, dass die Telefone nie unterbesetzt sind und trotzdem Pausen gemacht werden. Vor allem ist für die anderen Mitarbeiter*innen die Übersicht der Pausenbesetzung sinnvoll, da sie sich die Zeit so besser einteilen können.
Wir bieten Hilfe für Ihre Digitalisierungsprozesse
Sie möchten Ihre Prozesse digitalisieren und wissen nicht, wie Sie beginnen sollen? Benefit kann Ihnen weiterhelfen. Wir bieten Ihnen Beratung zu den Tools und zeigen Ihnen, welche Schritte am Anfang notwendig sind.
Kontaktieren Sie uns einfach über unser Kontaktformular oder rufen Sie uns unter 0800 100 2404 an. Wir freuen uns von Ihnen zu hören!
