Definition – Was ist ein Telefonsekretariat?
Ein Telefonsekretariat kombiniert die Aufgaben eines Sekretariats mit den Aufgaben eines Telefonservices. Normalerweise wird dies an einen externen Partner ausgelagert.
Telefonservice bedeutet, dass ein externer Dienstleister Ihre Anrufe entgegennimmt und in Ihrem Namen beantwortet. Einerseits beantworten die Mitarbeiter*innen beim Telefonservice Ihren Anrufer*innen Fragen, zu denen Sie ihnen Informationen zur Verfügung stellen. Andererseits senden Ihnen die Telefonist*innen Gesprächsnotizen und vereinbaren Rückrufe für Sie. Das Weiterleiten von Anrufinformationen kann per E-Mail oder SMS erfolgen. So sorgt der Telefonservice für eine exzellente Erreichbarkeit Ihres Unternehmens.
Ein Telefonsekretariat kann zusätzlich für Sie Sekretariatstätigkeiten erledigen. Wir, bei benefit, vereinbaren zum Beispiel Termine für unsere Kund*innen. Dazu müssen Sie uns einfach nur einen Online-Terminkalender zur Verfügung stellen. In diesem markieren Sie in welchen Zeiträumen wir für Sie Termine verteilen dürfen. Wenn dann ein Kunde oder eine Kundin für Sie anruft, können wir direkt in Ihrem Kalender den Termin buchen.
Zusätzlich kann benefit auch Bestellungen und Stornierungen für Sie verwalten. Diese Möglichkeit gibt es, wenn Sie uns detailliert in Ihr CRM System einführen und uns die möglichen Kunden-Situationen schulen.
Vorteile eines Telefonsekretariats
Ein Telefonservice kann Ihrem Unternehmen viele Vorteile bieten. Dazu sollten Sie sich auf jeden Fall einen professionellen und zuverlässigen Partner suchen. Bei Ihrer Recherche sollten Sie sich auf transparente Preise, Kündigungsfristen und Erfahrung des Anbieters konzentrieren. Vorteile wenn Sie einen Telefonservice nutzen:
- Zufriedenere Kund*innen, weil diese Sie jederzeit erreichen können.
- Positives word-of-mouth und Weiterempfehlung, da Ihre Kund*innen immer jemanden erreichen, können Probleme und Nachfragen schnell gelöst werden.
- Mehr Kund*innen, da keine Anrufe von potentiellen Kund*innen verpasst werden.
- Mehr Zeit für andere Aufgaben, da Sie sich nicht auf Ihre Anrufe konzentrieren müssen.
- Höhere Flexibilität, weil wir Ihre Telefonate übernehmen und Sie dadurch zeitlich flexibler sind. Sie können Ihre Anrufinformationen bearbeiten wann und wo Sie wollen.
- Reduzieren von Fixkosten, da Sie sich hohe Mitarbeiter-Kosten ersparen.
- Zudem fühlen Ihre Kund*innen sich wertgeschätzt.
Die Vorteile eines Telefonservices sprechen auch alleine für sich, aber wenn Sie noch mehr erfahren wollen können sie uns dennoch gerne kontaktieren. Neben den oben genannten Leistungen bieten wir nämlich auch noch viele andere Erweiterungen an. Wir freuen uns von Ihnen zu hören!
