Telefonate haben sich bereits fest im Arbeitsalltag etabliert. Trotz Kurznachrichten, E-Mails und Videokonferenzen haben Telefongespräche nach wie vor eine große Bedeutung. Klassische Telefonate bleiben die primäre Verbindung zwischen Geschäftspartner*innen, Kund*innen und Unternehmen.

Oftmals begegnen uns verschiedene Herausforderungen, die Telefonate anspruchsvoller gestalten können. Im Folgenden finden Sie einige Ratschläge und Tipps zur Gestaltung erfolgreicher Telefonat-Strukturen:

Vor dem Gespräch:

Bevor Sie ein Telefonat beginnen, sollten Sie unbedingt alle dafür benötigten Unterlagen/Dokument herrichten, Fragen aufschreiben und nötig Informationen einholen, damit Ihr Telefongespräch Struktur hat.
Beginnen Sie bereits bevor Sie zum Hörer greifen zu lächeln! Dies wirkt sich positiv auf die Stimmlage aus – das wird man in Ihrer Stimme hören.

Während des Gesprächs:

Begrüßen Sie Ihre Gesprächspartner*innen stets mit Ihrem Firmennamen und danach Ihrem Namen. Sie können auch zusätzlich eine Begrüßungsfloskel hinzufügen, um die Begrüßung abzurunden.
Erfragen Sie immer den Namen Ihrer Gesprächspartner*innen, falls Sie diese noch nicht kennen und bringen Sie den Namen ein bis zwei Mal in das Gespräch ein. Dies macht zugleich einen positiven Eindruck auf Ihr Gegenüber.
Sprechen Sie langsam – Das ist besonders wichtig! Ihre Gesprächspartner*innen werden Sie viel besser verstehen, wenn sie maximal vier Silben pro Sekunde aussprechen.
Achten Sie auf eine deutliche Aussprache. Damit können viele Missverständnisse vermieden werden.
Verwenden Sie stets das Buchstabieralphabet damit Sie Fehler vermeiden können.
Wenn jemand Sie anruft und mit einer Person sprechen möchte, welche nicht da ist, sagen dem Anrufer, dass die Person erst wieder ab … zu sprechen ist.
Sagen Sie auf keinen Fall Sachen wie „ich kenne mich nicht aus/haben wir nicht auf Lager“, sondern „Ich werde Sie sofort mit einer Person verbinden, die Ihnen weiterhelfen kann/ Ich kann das gerne für Sie bestellen“
Bitte und Danke sagen nicht vergessen! 😉
Verabschiedung sollte immer freundlich sein und den Anrufer*innen ein gutes Gefühl geben.

Und unser letzter Tipp:

Seien Sie erreichbar damit man überhaupt mit Ihnen ein Telefongespräch frühen kann!

Erstklassige Telefongespräch Struktur mit benefit

Gerne stehen wir Ihnen von benefit bei der Bearbeitung von Telefonaten sowie der Verbesserung Ihrer Erreichbarkeit zur Seite. Mit unserem Service ermöglichen wir Ihnen durchgehende Erreichbarkeit zu Stoßzeiten bis hin zur 24-stündigen Erreichbarkeit. Unsere geschulten Mitarbeiter*innen sind mit all den genannten Ratschlägen und Techniken bestens vertraut und somit optimal darauf vorbereitet, sämtliche Kundenanrufe professionell entgegenzunehmen. Dank dieser Unterstützung verpassen Sie keine Anrufe mehr, und Ihre Kund*innen profitieren stets von erstklassigem Kundenservice. Bei uns ist eine hochqualitative Struktur für Telefongespräche fest verankert und wird aktiv umgesetzt.

Kontaktieren Sie uns gerne jederzeit über unser Kontaktformular oder unter 0800 100 2404. Wir freuen uns von Ihnen zu hören!