Ein Telefonat beginnen – Die ersten Sätze sind entscheidend

Der erste Eindruck hat auch im Arbeitsalltag eine große Bedeutung. Daher ist es ratsam, sorgfältig zu überlegen, wie Sie Telefonate beginnen möchten. Der Verlauf des darauf folgenden Gespräches, die Entwicklung der Kundenbeziehung und folglich Ihre Potenziale für Umsatz hängen von diesem entscheidenden Augenblick ab!

Neben der grundlegenden Freundlichkeit und Sympathie, die in jedem Gespräch zum Tragen kommen sollten, möchten wir Ihnen einige Ratschläge geben, wie Sie Ihren ersten Telefonauftritt optimieren können.

So beginnen Sie Ihr Telefonat optimal – Tipps unserer Telefonist*innen

• Wichtig ist, von Anfang an eine positive Ausstrahlung zu vermitteln. Auch wenn Sie die Anrufer*innen am anderen Ende der Leitung nicht sehen können, klingen Sie mit einem Lächeln im Gesicht um einiges enthusiastischer, motivierter und positiver. Seien Sie entspannt und selbstsicher, denn wenn Stimme und Körper locker sind, fließt der Inhalt auch besser. Ihre Gesprächspartner*innen hört an Ihrer Stimmlage wie konzentriert Sie sind und wie wichtig Ihnen das Gespräch ist.
• Achten Sie auf eine deutliche Aussprache. Ihre Gesprächspartner*innen sollten Sie ohne Schwierigkeiten verstehen können. Ob Sie mit tiefer Stimme flüstern, wie eine Telefonistin flöten oder leise nuscheln, sagt viel über Ihre Motivation aus. Achten Sie auch auf Ihre Sprechgeschwindigkeit. Wenn Sie zu schnell sprechen, sind Sie höchstwahrscheinlich auch schwer zu verstehen. Oft ist es den Anrufer*innen unangenehm nachfragen zu müssen und das kann zu Missverständnissen führen.
• Notieren Sie sich gleich, wenn Sie das Telefonat beginnen, den Namen des Anrufers bzw. der Anruferin. Im Laufe des Gesprächs können Sie den Anrufer bzw. die Anruferin ein- oder zweimal mit seinem Namen ansprechen. Das wirkt persönlicher und zeigt Interesse. Übertreiben Sie es aber nicht, sonst besteht die Gefahr, dass es aufgesetzt wirkt.
• Lassen Sie Ihre Gesprächspartner*innen immer ausreden. Hören Sie aktiv zu, indem Sie am besten immer wieder zustimmende Laute von sich geben. Wenn sich die Anrufer*innen bestätigen und wohl fühlen, steigt Ihre Chance auf einen Geschäftsabschluss.
• Außerdem sollten Sie bestimmte Fachkenntnisse haben. Wenn ein Kunde bzw. eine Kundin anruft, um Informationen zu erfahren oder Fragen zu stellen, sollte sein/e Gegenüber ganz genau wissen, wovon er oder sie spricht. Wenn man selber die Antwort auf die Frage des Anrufers oder der Anruferin nicht kennt, ist es am besten mit dem Kunden bzw. der Kundin gemeinsam eine Lösung zu finden. Sagen Sie nicht „das weiß ich nicht“ sondern versichern Sie den Anrufenden, dass Sie sich das sofort mit ihm oder ihr gemeinsam anschauen.
• Wenn der/die Anrufer*in eine gewisse Person sprechen will, diese aber nicht erreichbar ist, dann sagen Sie dem Anrufer bzw. der Anruferin grundsätzlich nicht WO die gewünschte Person ist, sondern WANN sie wieder erreichbar sein wird. Es hört sich zum Beispiel besser an, zu sagen: „Herr X ist ab 14 Uhr wieder erreichbar“ als „Herr X ist gerade auf Mittagspause“
• Das Wichtigste ist aber natürlich immer abzuheben! Wenn der Kunde oder die Kundin nicht zu Ihnen durchkommt, bringen all die Tipps, wie Sie ein Telefonat beginnen, nichts. Der beste Zeitpunkt abzuheben ist nach dem zweiten Klingeln, nach dem dritten Mal ist es aber meistens schon zu spät und wirkt unprofessionell. Muss ein/e Kund*in zu lange warten bis jemand abhebt, ist er oder sie oft schon vor dem Gespräch negativ eingestimmt. Stellen Sie sich vor, ein/e Kund*in ruft bei zwei verschiedenen Firmen an, um ein Angebot einzuholen. Bei der ersten Firma muss er oder sie es acht Mal klingeln lassen, bis jemand seinen oder ihren Anruf entgegen nimmt; bei der zweiten ist nach zwei Klingeltönen jemand am Apparat. Welche Firma macht den besseren Eindruck?

Unsere Lösung:

Diese Aspekte lassen sich keinesfalls durch einen automatisierten Anrufbeantworter bewältigen! Der persönliche Kundenkontakt hat besonders beim Aufbau langanhaltender Geschäftsbeziehungen eine große Bedeutung, weshalb niemand mit einem Anrufbeantworter konfrontiert werden sollte. Hierbei stellen allerdings Kosten häufig eine Herausforderung dar.
Permanent erreichbar zu sein, würde den Einsatz einer Rund-um-die-Uhr-Telefonistin bzw. eines Telefonisten erfordern. Statt diese Option zu wählen, bietet sich eine wirtschaftlichere Alternative an: ein Telefonservice.

Sie zahlen nur, wenn tatsächlich Anrufe eingehen. Damit sparen Sie Personalkosten und gewährleisten gleichzeitig exzellenten Kundenservice.

Unsere engagiertes und freundliches Team von benefit wird gezielt gemäß Ihren Anforderungen geschult. Sie nehmen Anrufe in Ihrem Namen an, erfragen relevante Informationen und fassen diese anschließend in einer Anrufinformation für Sie zusammen. Wir übernehmen Ihre Terminkoordination, leiten Gespräche an die richtigen Ansprechpersonen weiter, informieren über Abwesenheiten und erledigen vieles mehr! Nach jedem Anruf erhalten Sie alle wichtigen Informationen, sodass Sie stets auf dem Laufenden bleiben und persönlich auf Ihre Kund*innen reagieren können.

Falls Sie sich für einen Telefonservice interessieren, bieten wir Ihnen die Auswahl aus drei unterschiedlichen Paketen. Damit wir garantiert die bestmögliche Lösung für Ihre Anforderungen finden, besteht die Möglichkeit, Ihre Pakete mit zahlreichen Zusatzoptionen zu individualisieren.

Sollten Sie Fragen haben oder ein unverbindliches Beratungsgespräch in Anspruch nehmen wollen, kontaktieren Sie uns gerne über unser Kontaktformular oder unter 0800 100 2404. Wir freuen uns auf ein Gespräch mit Ihnen!