Ein Telefonat beginnen – Die ersten Sätze sind entscheidend

Der erste Eindruck hat auch im Arbeitsalltag eine große Bedeutung. Daher ist es ratsam, sorgfältig zu überlegen, wie Sie Telefonate beginnen möchten. Der Verlauf des darauf folgenden Gespräches, die Entwicklung der Kundenbeziehung und folglich Ihre Potenziale für Umsatz hängen von diesem entscheidenden Augenblick ab!

Neben der grundlegenden Freundlichkeit und Sympathie, die in jedem Gespräch zum Tragen kommen sollten, möchten wir Ihnen einige Ratschläge geben, wie Sie Ihren ersten Telefonauftritt optimieren können.

So beginnen Sie Ihr Telefonat optimal – Tipps unserer Telefonisten

• Wichtig ist, von Anfang an eine positive Ausstrahlung zu vermitteln. Auch wenn Sie der Anrufer am anderen Ende der Leitung nicht sehen kann, klingen Sie mit einem Lächeln im Gesicht um einiges enthusiastischer, motivierter und positiver. Seien Sie entspannt und selbstsicher, denn wenn Stimme und Körper locker sind, fließt der Inhalt auch besser. Ihr Gesprächspartner hört an Ihrer Stimmlage wie konzentriert Sie sind und wie wichtig Ihnen das Gespräch ist.
• Achten Sie auf eine deutliche Aussprache. Ihr Gesprächspartner sollte Sie ohne Schwierigkeiten verstehen können. Ob Sie mit tiefer Stimme flüstern, wie eine Telefonistin flöten oder leise nuscheln, sagt viel über Ihre Motivation aus. Achte Sie auch auf Ihre Sprechgeschwindigkeit. Wenn Sie zu schnell sprechen, sind Sie höchstwahrscheinlich auch schwer zu verstehen. Oft ist es dem Anrufer unangenehm nachfragen zu müssen und das kann zu Missverständnissen führen.
• Notieren Sie sich gleich, wenn Sie das Telefonat beginnen, den Namen des Anrufers. Im Laufe des Gesprächs können Sie den Anrufer ein- oder zweimal mit seinem Namen ansprechen. Das wirkt persönlicher und zeigt Interesse. Übertreiben Sie es aber nicht, sonst besteht die Gefahr, dass es aufgesetzt wirkt.
• Lassen Sie Ihren Gesprächspartner immer ausreden. Hören Sie aktiv zu, indem Sie am besten immer wieder zustimmende Laute von sich geben. Wenn sich der Anrufer bestätigt und wohl fühlt, steigt Ihre Chance auf einen Geschäftsabschluss.
• Außerdem sollte Sie bestimmte Fachkenntnisse haben. Wenn ein Kunde anruft um Dinge zu erfahren oder Fragen zu stellen, sollte sein Gegenüber ganz genau wissen, wovon er spricht. Wenn man selber die Antwort auf die Frage des Anrufers nicht kennt, ist es am besten mit dem Kunden gemeinsam eine Lösung zu finden. Sagen Sie nicht „das weiß ich nicht“ sondern versichern Sie dem Anrufer, dass Sie sich das sofort mit ihm gemeinsam anschauen.
• Wenn der Anrufer eine gewisse Person sprechen will, diese aber nicht erreichbar ist, dann sagen Sie dem Anrufer grundsätzlich nicht WO die gewünschte Person ist, sondern WANN sie wieder erreichbar ist. Es hört sich zum Beispiel besser an, zu sagen: „Herr X ist ab 14 Uhr wieder erreichbar“ als „Herr X ist gerade auf Mittagspause“
• Das Wichtigste ist aber natürlich immer abzuheben! Wenn der Kunde nicht zu Ihnen durchkommt, bringen all die Tipps, wie Sie ein Telefonat beginnen, nichts. Der beste Zeitpunkt abzuheben ist nach dem zweiten Klingeln, nach dem dritten Mal ist es aber meistens schon zu spät und wirkt unprofessionell. Muss ein Kunde zu lange warten bis jemand abhebt, ist er oft schon vor dem Gespräch negativ eingestimmt. Stellen Sie sich vor, ein Kunde ruft bei zwei verschiedenen Firmen an, um ein Angebot einzuholen. Bei der ersten Firma muss er es acht Mal klingeln lassen, bis jemand seinen Anruf entgegen nimmt; bei der Zweiten ist nach zwei Klingeltönen jemand am Apparat. Welche Firma macht den besseren Eindruck?

Unsere Lösung:

Diese Aspekte lassen sich keinesfalls durch einen automatisierten Anrufbeantworter bewältigen! Der persönliche Kundenkontakt hat besonders beim Aufbau langanhaltender Geschäftsbeziehungen eine große Bedeutung, weshalb niemand mit einem Anrufbeantworter konfrontiert werden sollte. Hierbei stellen allerdings Kosten häufig eine Herausforderung dar.
Permanent erreichbar zu sein, würde den Einsatz einer Rund-um-die-Uhr-Telefonistin oder eines Telefonisten erfordern. Statt diese Option zu wählen, bietet sich eine wirtschaftlichere Alternative an: ein Telefonservice.

Sie zahlen nur, wenn tatsächlich Anrufe eingehen. Damit sparen Sie Personalkosten und gewährleisten gleichzeitig exzellenten Kundenservice.

Unsere engagiertes und freundliches Team von benefit wird gezielt gemäß Ihren Anforderungen geschult. Sie nehmen Anrufe in Ihrem Namen an, erfragen relevante Informationen und fassen diese anschließend in einer Anrufinformation für Sie zusammen. Wir übernehmen Ihre Terminkoordination, leiten Gespräche an die richtigen Ansprechpersonen weiter, informieren über Abwesenheiten und erledigen vieles mehr! Nach jedem Anruf erhalten Sie alle wichtigen Informationen, sodass Sie stets auf dem Laufenden bleiben und persönlich auf Ihre Kunden reagieren können.

Falls Sie sich für einen Telefonservice interessieren, bieten wir Ihnen die Auswahl aus drei unterschiedlichen Paketen. Damit wir garantiert die bestmögliche Lösung für Ihre Anforderungen finden, besteht die Möglichkeit, Ihre Pakete mit zahlreichen Zusatzoptionen zu individualisieren.

Sollten Sie Fragen haben oder ein unverbindliches Beratungsgespräch in Anspruch nehmen wollen, kontaktieren Sie uns gerne über unser Kontaktformular oder unter +49 800 5888 955. Wir freuen uns auf ein Gespräch mit Ihnen!