Sekretär*innen übernehmen eine breite Palette von administrativen und organisatorischen Aufgaben im Büro. Dazu gehören unter anderem die Bearbeitung der Korrespondenz, die Betreuung aller Anrufer*innen, die Terminplanung und das Erstellen von Dokumenten. Je nach Art und Größe des Unternehmens können noch viele weitere Tätigkeiten anfallen.
Das Sekretariat fungiert als wichtige Schnittstelle zwischen Mitarbeiter*innen, Kund*innen und der Führungsebene. Es wird oft als Visitenkarte des Unternehmens betrachtet, da es häufig als zentrale Anlaufstelle im Unternehmen dient.
Wenn Ihre Mitarbeiter*innen im Sekretariat ungeplant ausfallen oder die Liste der zu erledigenden Aufgaben immer länger wird, müssen Unternehmen schnell auf die Situation reagieren. Zusätzliches Personal einzustellen, kann viel Zeit und Geld kosten. Außerdem ist das Problem bei Urlaub, Krankheit oder Karenzzeiten damit nicht behoben. Hier lohnt es sich also, eine weitere Option zu berücksichtigen. Sie können Ihr Sekreatiat nämlich outsourcen.
Ein ausgelagertes Sekretariat bietet zahlreiche Vorteile. Es ermöglicht Ihnen, die Effizienz zu steigern und gleichzeitig Kosten zu senken.

Outsourcing als Alternative zur Neueinstellung

Beim Outsourcing werden bestimmte Arbeitsbereiche an externe Unternehmen ausgelagert, um sich vollständig auf die Kernkompetenzen konzentrieren zu können. Das Outsourcen eines Sekretariats ist nicht nur für große Konzerne interessant, sondern auch Klein- und Mittelbetriebe (KMU) können von einer Auslagerung einzelner oder ganzer Tätigkeiten profitieren.

Häufige Entscheidungsgründe für diesen strategischen Schritt sind:

Gründe	Vorteile für Unternehmen
Kostengründe	– Kostenersparnis durch Delegieren von Bürotätigkeiten – Kleine Unternehmen können finanzielle Mittel sparen
Personalmangel	– Schnelle Verfügbarkeit von qualifiziertem Personal – Keine Kosten für Personalsuche und Einschulung
Qualitätssteigerung	– Spezialisierte externe Unternehmen mit Erfahrung – Schnellere Erledigung von Aufgaben – Positive Beeinflussung der Kundenzufriedenheit
Steigende Effizienz	– Fokussierung auf Kernkompetenzen der Mitarbeiter*innen – Keine Unterbrechungen durch Nebentätigkeiten
Flexibilität	– Auslagerung von Aufgaben bei saisonaler Auslastung – Minimierung der Mitarbeiterüberlastung – Vermeidung von Wartezeiten bei Kund*innen

Wenn Sie Ihr Sekretariat auslagern möchten, sollten Sie folgende Punkte berücksichtigen:

Wie viele Anrufe sollen monatlich bearbeitet werden?
Zu welchen Zeiten soll die Erreichbarkeit verbessert werden?
Soll das Sekretariat nur zu Spitzenzeiten oder ganzjährig genutzt werden?
Wie viele Mitarbeiter*innen sind in der Lage, Anrufe umzuleiten?
Wird eine professionelle Schulung der Mitarbeiter*innen auf die spezifischen Anforderungen Ihrer Kund*innen angeboten?

Eine präzise Planung lohnt sich! Die Auslagerung Ihres Sekretariats kann eine kluge Entscheidung sein. Durch den risikolosen Einsatz eines Büroservicedienstleisters sparen Sie hohe Fixkosten, da nur die tatsächlich benötigten Leistungen bezahlt werden und es keine Ausfälle wie bei Krankenständen oder Urlaubsvertretungen gibt.

Beispiel Kostenrechnung

Nehmen wir an Sie möchten, wie die GLD Holding, Ihr Sekretariat auslagern und entscheiden sich für das Paket PRO 50. Eine optimale Erreichbarkeit ist von Mo-Fr von 7-20 Uhr gewährleistet und trotz häufiger Besprechungen, werden alle Anrufer*innen optimal betreut. Im Monat hat die GLD Holding ca. 76 Anrufe. Die Anrufe werden auf das Mobiltelefon verbunden oder die Daten der Anrufer*innen per E-Mail geschickt.

Monatliche Grundgebühr PRO 50	€ 215,-
76 Anrufe gesamt
50 Anrufe inklusive	€ 0,-
26 Anrufe werden verrechnet (€ 1,99 pro Anruf)	€ 51,74
14 Benachrichtigungen per Mail	€ 0,-
Telefonspesen	€ 0,-
GESAMT	€ 266,74

Hier finden Sie unseren praktischen Paketrechner, mit dem Sie ganz einfach das perfekte Paket für Ihre Bedürfnisse finden!

Erfahrungsberichte von benefit Kund*innen:

Conda (Internationales Team), Kunde seit 2014
„Gute Erreichbarkeit und ein zentraler Ansprechpartner sind sehr wichtig. Aus diesem Grund haben wir uns für benefit entschieden, denn benefit wächst mit unserer Unternehmensentwicklung mit und schafft für uns die notwendige Flexibilität und Professionalität, die wir unseren Kund*innen bieten wollen.“
DI Matthias Nolz, Baumeister
„Selbst im Zeitalter des Handys, kann man nicht immer erreichbar sein. Es ist unhöflich, wenn während Besprechungen das Telefon klingelt und ich das Gespräch unterbrechen muss. Außerdem weiß ich, dass die benefit Mitarbeiter*innen sich bestens um meine Anrufer*innen kümmern.“

Optimales Outsourcen Ihres Sekretariats

Dank digitaler Technologien können Sie Ihr Sekretariat schnell und unkompliziert an benefit auslagern. Sie haben die Flexibilität, Ihre Anrufe durchgehend oder nur zu bestimmten Zeiten an uns umzuleiten. Als externes Sekretariat nehmen wir Ihre Anrufe nach Ihren Vorgaben entgegen. Wir verbinden Ihre Anrufer*innen entweder direkt an Sie oder Ihre Kolleg*innen weiter oder vermerken gerne einen Rückruf. Aufgaben wie Terminvereinbarungen, Stornierungen oder die Beantwortung allgemeiner Anfragen können unsere Mitarbeiter*innen direkt erledigen, sofern Sie uns die erforderlichen Informationen zur Verfügung stellen.

Bei benefit gilt immer: volle Leistung & geringstmögliche Kosten. Informieren Sie sich gerne hier über unser aktuelles Produktangebot. Bei Fragen können Sie uns jederzeit über unser Kontaktformular oder unter 0800 100 2404 kontaktieren.

Wir freuen uns auf ein Gespräch mit Ihnen!