Letztes Update: 24. April 2025
Kurzfassung: Dieser Guide beantwortet zwei der häufigsten Fragen zu Sekretär*innen:
„Wie werde ich Sekretär*in?“ und „Wo finde ich eine zuverlässige Sekretariatslösung?“
Du erhältst praxisbewährte Checklisten für den Karrierestart und erfährst, wie Unternehmen mit benefit ihr Sekretariat flexibel auslagern können – 24/7, inkl. Inkasso- & Versandservices.
Berufsbild & Nutzen für Unternehmen — Warum Deine Rolle unverzichtbar ist
Sekretär*innen (Synonyme: Office-Assistent*innen, Team-Assistenz, Executive Assistant) sind operative Dreh- und Angelpunkte eines Unternehmens – Messgröße: Steigerung der Management-Produktivität durch qualifizierte Assistenzkräfte.
- Kernnutzen für das Unternehmen
- Reduzierte Durchlaufzeiten für Entscheidungen
- Gesteigerte Kundenzufriedenheit (First-Response-Time < 4 h)
- Entlastung der Führungsebene von Routine- & Koordinationsaufgaben
- Nutzen für Dich
- Branchenkombi-Talent → Übertragbare Skills (Event, HR, Sales)
- Krisenresistenz: Unterstützung wird immer benötigt
- Flexibles Karriere-Sprungbrett: Projekt-Assistenz, Office-Management, HR-Koordination
Aufgaben & messbare Outcomes – Was wirklich zählt
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Kernaufgabe |
Ziel-KPI |
Erfolgs-Hack |
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Telefon- & Kontaktmanagement |
< 4h Antwortzeit |
Standard-Antwort-Templates nutzen |
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Kalender- & Reiseorganisation |
≤ 3 Terminkollisionen/Monat |
Shared-Calendar-Regeln + Pufferslots |
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Dokumentenmanagement |
Dateien < 60s auffindbar |
Einheitliches Tagging-Schema |
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Kostenkontrolle (Office-Budget) |
-15 % Sachkosten p.a. |
Quartalsweiser Preisvergleich |
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Besucher-Empfang |
5-Sterne-Feedback |
Online-Bewertung + kleines Willkommensgeschenk |
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Daten- & Marktrecherche |
≤ 2h pro spontanes Briefing |
Quellen & Lesezeichen online sammeln und führen |
Outcome: Jede Aufgabe ist mit einer klaren Erfolgsmetrik (Ziel-KPI) verknüpft – so beweist ein*e Sekretär*in messbar Wert.
Eine detailliertere Erklärung zu den unterschiedlichen Aufgaben von Sekretär*innen finden Sie in unserem Artikel „Sekretariat – Aufgaben, Tätigkeiten und moderne Lösungen im Überblick„.
Kompetenzen & Soft Skills – Der 360°-Skill-Overview
Fachliche Must-Haves
- MS 365 & Kollaboration (Teams, Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
- Sprachen: Deutsch C1 + Englisch B2 + (weitere Sprachen = +10 % Bewerbungs-Edge)
- Grundlagen Buchhaltung/ERP (Kostenstellen, Eingangsrechnungen)
- DSGVO-Einhaltung
Soft Skills mit Karriere-Booster
- Diskretion – Vertrauliche Infos sicher verwalten
- Resilienz – Multitasking ohne Qualitätsverlust
- Service-Mindset – Proaktive Lösungsorientierung
- Kommunikationsstärke – Klar, empathisch, zielgruppengerecht
Ausbildung, Weiterbildung & Quereinstieg – Die Roadmap
Die Ausbildung zur Sekretärin ist in Deutschland und Österreich unterschiedlich strukturiert. Nachfolgend eine Übersicht:
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Aspekt |
Deutschland |
Österreich |
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Schulbildung |
Mittlere Reife oder Abitur |
Pflichtschule oder Matura |
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Klassische Ausbildung |
Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement (IHK) |
Bürokauffrau/Bürokaufmann (Lehre, 3 Jahre) |
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Dauer der Ausbildung |
2–3 Jahre |
3 Jahre (duale Lehre) |
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Quereinstieg möglich? |
Ja, mit Berufserfahrung oder Weiterbildung |
Ja, mit Praxis und Kursen (z. B. WIFI, BFI) |
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Zusätzliche Qualifikationen |
MS Office, Schriftverkehr, Korrespondenz |
EDV-Kenntnisse, Schriftverkehr, Rechnungswesen |
In beiden Ländern gibt es zudem Möglichkeiten zur Weiterbildung, etwa durch Kurse in Office-Management oder spezialisierte Seminare. Hier finden Sie nähere Informationen zu den Weiterbildungsmöglichkeiten in Deutschland.
Quick Win für Quereinsteiger*innen: Kombiniere ein Online-Diplom (6 Monate) mit einem Praktikum (3 Monate) – laut AMS 2025 erhöht das die Einstellungschance um +30 %.
Stellenausschreibung (Muster inkl. Anti-Bias-Check)
Hier finden Sie eine Muster Ausschreibung zum Download.
Anti-Bias-Check ✔︎
- m/w/d im Titel
- Keine Alters-, Herkunfts-, Religions- oder Geschlechtseinschränkungen
- Fokus auf Fähigkeiten & Erfahrung statt auf äußere Merkmale
Sekretariat auslagern – Wenn Sie keine*n Sekretär*in finden
Warum Outsourcing?
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Interne Anstellung |
Externer Sekretariatsservice |
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Fixkosten (Gehalt, Lohnnebenkosten) |
Flexible Pakete & nur genutzte Minuten |
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Urlaubs- & Krankenausfälle |
24/7 Erreichbarkeit |
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Recruiting- & Einarbeitungsaufwand |
Sofort einsatzbereit, geschulte Profis |
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Arbeitsplatz & IT-Setup |
Bereitgestellt von Benefit |
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Limitierte Kapazität |
Skalierbar in Stoßzeiten |
Ergebnis: Sie sparen Fixkosten und erhöhen gleichzeitig Ihre Erreichbarkeit.
Benefit – Ihr perfekter Ansprechpartner
Alternativ besteht auch die Möglichkeit, Aufgabenfelder von Sekretär*innen durch Auslagerung zu organisieren – beispielsweise mit einem externen Sekretariat. Genau hier ist benefit Ihr perfekter Ansprechpartner!
Unsere Leistungen auf einen Blick:
- Telefon- & Terminservice – wir nehmen Gespräche in Ihrem Namen entgegen
- Korrespondenz & Briefversand – zuverlässig & DSGVO-konform
- Inkasso-Services – Mahnwesen bis Zahlungseingang
- Rund-um-die-Uhr-Erreichbarkeit – 24h/365 Tage oder nur in Stoßzeiten
So einfach starten Sie:
- Anforderungsanalyse – 15-Min-Call, wir verstehen Ihre Abläufe
- Paket wählen – Basis, Pro 50 oder Smart 24
- Onboarding – schnell einsatzbereit
Sollten wir nun Ihr Interesse geweckt haben oder sollten Sie weitere Fragen an uns haben, können Sie uns über unser Kontaktformular oder telefonisch unter 0800 100 2404 erreichen.
