Sekretär*in werden oder Sekretariat auslagern 2025 – Der umfassende Karriere- & Service-Guide

Letztes Update: 24. April 2025

Kurzfassung: Dieser Guide beantwortet zwei der häufigsten Fragen zu Sekretär*innen:
„Wie werde ich Sekretär*in?“ und „Wo finde ich eine zuverlässige Sekretariats­lösung?“
Du erhältst praxis­bewährte Checklisten für den Karriere­start und erfährst, wie Unternehmen mit benefit ihr Sekretariat flexibel auslagern können – 24/7, inkl. Inkasso- & Versand­services.


Berufsbild & Nutzen für Unternehmen — Warum Deine Rolle unverzichtbar ist

Sekretär*innen (Synonyme: Office-Assistent*innen, Team-Assistenz, Executive Assistant) sind operative Dreh- und Angelpunkte eines Unternehmens – Messgröße: Steigerung der Management-Produktivität durch qualifizierte Assistenzkräfte.

  • Kernnutzen für das Unternehmen
    • Reduzierte Durchlaufzeiten für Entscheidungen
    • Gesteigerte Kundenzufriedenheit (First-Response-Time < 4 h)
    • Entlastung der Führungsebene von Routine- & Koordinationsaufgaben
  • Nutzen für Dich
    • Branchenkombi-Talent → Übertragbare Skills (Event, HR, Sales)
    • Krisenresistenz: Unterstützung wird immer benötigt
    • Flexibles Karriere-Sprungbrett: Projekt-Assistenz, Office-Management, HR-Koordination

Aufgaben & messbare Outcomes – Was wirklich zählt

Kernaufgabe

Ziel-KPI

Erfolgs-Hack

Telefon- & Kontaktmanagement

< 4h Antwortzeit

Standard-Antwort-Templates nutzen

Kalender- & Reiseorganisation

≤ 3 Termin­kollisionen/Monat

Shared-Calendar-Regeln + Pufferslots

Dokumentenmanagement

Dateien < 60s auffindbar

Einheitliches Tagging-Schema

Kostenkontrolle (Office-Budget)

-15 % Sachkosten p.a.

Quartals­weiser Preisvergleich

Besucher-Empfang

5-Sterne-Feedback

Online-Bewertung + kleines Willkommensgeschenk

Daten- & Markt­recherche

≤ 2h pro spontanes Briefing

Quellen & Lesezeichen online sammeln und führen

Outcome: Jede Aufgabe ist mit einer klaren Erfolgsmetrik (Ziel-KPI) verknüpft – so beweist ein*e Sekretär*in messbar Wert.

Eine detailliertere Erklärung zu den unterschiedlichen Aufgaben von Sekretär*innen finden Sie in unserem Artikel „Sekretariat – Aufgaben, Tätigkeiten und moderne Lösungen im Überblick„.


Kompetenzen & Soft Skills – Der 360°-Skill-Overview

Fachliche Must-Haves

  • MS 365 & Kollaboration (Teams, Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
  • Sprachen: Deutsch C1 + Englisch B2 + (weitere Sprachen = +10 % Bewerbungs-Edge)
  • Grundlagen Buchhaltung/ERP (Kostenstellen, Eingangsrechnungen)
  • DSGVO-Einhaltung

Soft Skills mit Karriere-Booster

  1. Diskretion – Vertrauliche Infos sicher verwalten
  2. Resilienz – Multitasking ohne Qualitätsverlust
  3. Service-Mindset – Proaktive Lösungsorientierung
  4. Kommunikationsstärke – Klar, empathisch, zielgruppen­gerecht

Ausbildung, Weiterbildung & Quereinstieg – Die Roadmap

Die Ausbildung zur Sekretärin ist in Deutschland und Österreich unterschiedlich strukturiert. Nachfolgend eine Übersicht:​

Aspekt

Deutschland

Österreich

Schulbildung

Mittlere Reife oder Abitur

Pflichtschule oder Matura

Klassische Ausbildung

Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement (IHK)

Bürokauffrau/Bürokaufmann (Lehre, 3 Jahre)

Dauer der Ausbildung

2–3 Jahre

3 Jahre (duale Lehre)

Quereinstieg möglich?

Ja, mit Berufserfahrung oder Weiterbildung

Ja, mit Praxis und Kursen (z. B. WIFI, BFI)

Zusätzliche Qualifikationen

MS Office, Schriftverkehr, Korrespondenz

EDV-Kenntnisse, Schriftverkehr, Rechnungswesen

In beiden Ländern gibt es zudem Möglichkeiten zur Weiterbildung, etwa durch Kurse in Office-Management oder spezialisierte Seminare. Hier finden Sie nähere Informationen zu den Weiterbildungsmöglichkeiten in Deutschland.

Quick Win für Quereinsteiger*innen: Kombiniere ein Online-Diplom (6 Monate) mit einem Praktikum (3 Monate) – laut AMS 2025 erhöht das die Einstellungs­chance um +30 %.


Stellenausschreibung (Muster inkl. Anti-Bias-Check)

Hier finden Sie eine Muster Ausschreibung zum Download.

Anti-Bias-Check

  • m/w/d im Titel
  • Keine Alters-, Herkunfts-, Religions- oder Geschlechts­einschränkungen
  • Fokus auf Fähigkeiten & Erfahrung statt auf äußere Merkmale

Sekretariat auslagern – Wenn Sie keine*n Sekretär*in finden

Warum Outsourcing?

Interne Anstellung

Externer Sekretariats­service

Fixkosten (Gehalt, Lohnneben­kosten)

Flexible Pakete & nur genutzte Minuten

Urlaubs- & Kranken­ausfälle

24/7 Erreich­barkeit

Recruiting- & Einarbeitungs­aufwand

Sofort einsatz­bereit, geschulte Profis

Arbeitsplatz & IT-Setup

Bereitgestellt von Benefit

Limitierte Kapazität

Skalierbar in Stoßzeiten

Ergebnis: Sie sparen Fixkosten und erhöhen gleichzeitig Ihre Erreichbarkeit.

Benefit – Ihr perfekter Ansprechpartner

Alternativ besteht auch die Möglichkeit, Aufgaben­felder von Sekretär*innen durch Auslagerung zu organisieren – beispielsweise mit einem externen Sekretariat. Genau hier ist benefit Ihr perfekter Ansprechpartner!

Unsere Leistungen auf einen Blick:

  • Telefon- & Termin­service – wir nehmen Gespräche in Ihrem Namen entgegen
  • Korrespondenz & Brief­versand – zuverlässig & DSGVO-konform
  • Inkasso-Services – Mahn­wesen bis Zahlungs­eingang
  • Rund-um-die-Uhr-Erreichbarkeit – 24h/365 Tage oder nur in Stoßzeiten

So einfach starten Sie:

  1. Anforderungs­analyse – 15-Min-Call, wir verstehen Ihre Abläufe
  2. Paket wählenBasis, Pro 50 oder Smart 24
  3. Onboarding – schnell einsatzbereit

Sollten wir nun Ihr Interesse geweckt haben oder sollten Sie weitere Fragen an uns haben, können Sie uns über unser Kontaktformular  oder telefonisch unter 0800 100 2404 erreichen.

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