Letztes Update: 24. April 2025
Kurzfassung: Dieser Guide beantwortet zwei der häufigsten Fragen zu Sekretär*innen:
„Wie werde ich Sekretär*in?“ und „Wo finde ich eine zuverlässige Sekretariatslösung?“
Du erhältst praxisbewährte Checklisten für den Karrierestart und erfährst, wie Unternehmen mit benefit ihr Sekretariat flexibel auslagern können – 24/7, inkl. Inkasso- & Versandservices.
Berufsbild & Nutzen für Unternehmen — Warum Deine Rolle unverzichtbar ist
Sekretär*innen (Synonyme: Office-Assistent*innen, Team-Assistenz, Executive Assistant) sind operative Dreh- und Angelpunkte eines Unternehmens – Messgröße: Steigerung der Management-Produktivität durch qualifizierte Assistenzkräfte.
- Kernnutzen für das Unternehmen
- Reduzierte Durchlaufzeiten für Entscheidungen
- Gesteigerte Kundenzufriedenheit (First-Response-Time < 4 h)
- Entlastung der Führungsebene von Routine- & Koordinationsaufgaben
- Nutzen für Dich
- Branchenkombi-Talent → Übertragbare Skills (Event, HR, Sales)
- Krisenresistenz: Unterstützung wird immer benötigt
- Flexibles Karriere-Sprungbrett: Projekt-Assistenz, Office-Management, HR-Koordination
Aufgaben & messbare Outcomes – Was wirklich zählt
Kernaufgabe 6303_265fb1-4d> |
Ziel-KPI 6303_ea7abc-85> |
Erfolgs-Hack 6303_82bfdb-eb> |
Telefon- & Kontaktmanagement 6303_287eaf-f1> |
< 4h Antwortzeit 6303_d430d9-ca> |
Standard-Antwort-Templates nutzen 6303_f4d1d1-7c> |
Kalender- & Reiseorganisation 6303_4ad57d-de> |
≤ 3 Terminkollisionen/Monat 6303_ec969c-73> |
Shared-Calendar-Regeln + Pufferslots 6303_d96c18-e3> |
Dokumentenmanagement 6303_5bb0d0-be> |
Dateien < 60s auffindbar 6303_7e4508-17> |
Einheitliches Tagging-Schema 6303_1fe166-e6> |
Kostenkontrolle (Office-Budget) 6303_f21ebc-6a> |
-15 % Sachkosten p.a. 6303_49ff73-0f> |
Quartalsweiser Preisvergleich 6303_f8b708-ff> |
Besucher-Empfang 6303_aa1b4f-a2> |
5-Sterne-Feedback 6303_a53db6-f5> |
Online-Bewertung + kleines Willkommensgeschenk 6303_d7f442-83> |
Daten- & Marktrecherche 6303_257172-82> |
≤ 2h pro spontanes Briefing 6303_b29649-6f> |
Quellen & Lesezeichen online sammeln und führen 6303_ff3455-1f> |
Outcome: Jede Aufgabe ist mit einer klaren Erfolgsmetrik (Ziel-KPI) verknüpft – so beweist ein*e Sekretär*in messbar Wert.
Eine detailliertere Erklärung zu den unterschiedlichen Aufgaben von Sekretär*innen finden Sie in unserem Artikel „Sekretariat – Aufgaben, Tätigkeiten und moderne Lösungen im Überblick„.
Kompetenzen & Soft Skills – Der 360°-Skill-Overview
Fachliche Must-Haves
- MS 365 & Kollaboration (Teams, Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
- Sprachen: Deutsch C1 + Englisch B2 + (weitere Sprachen = +10 % Bewerbungs-Edge)
- Grundlagen Buchhaltung/ERP (Kostenstellen, Eingangsrechnungen)
- DSGVO-Einhaltung
Soft Skills mit Karriere-Booster
- Diskretion – Vertrauliche Infos sicher verwalten
- Resilienz – Multitasking ohne Qualitätsverlust
- Service-Mindset – Proaktive Lösungsorientierung
- Kommunikationsstärke – Klar, empathisch, zielgruppengerecht
Ausbildung, Weiterbildung & Quereinstieg – Die Roadmap
Die Ausbildung zur Sekretärin ist in Deutschland und Österreich unterschiedlich strukturiert. Nachfolgend eine Übersicht:
Aspekt 6303_85df33-0a> |
Deutschland 6303_f76694-8f> |
Österreich 6303_299bcd-48> |
Schulbildung 6303_8eacac-ca> |
Mittlere Reife oder Abitur 6303_b89865-f9> |
Pflichtschule oder Matura 6303_571696-97> |
Klassische Ausbildung 6303_a497f4-c5> |
Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement (IHK) 6303_01b1a7-be> |
Bürokauffrau/Bürokaufmann (Lehre, 3 Jahre) 6303_4e0db1-0d> |
Dauer der Ausbildung 6303_6cf697-2f> |
2–3 Jahre 6303_8dc4bc-12> |
3 Jahre (duale Lehre) 6303_d64070-1d> |
Quereinstieg möglich? 6303_184b2a-4e> |
Ja, mit Berufserfahrung oder Weiterbildung 6303_6d6aec-54> |
Ja, mit Praxis und Kursen (z. B. WIFI, BFI) 6303_365c76-1b> |
Zusätzliche Qualifikationen 6303_8fadab-e4> |
MS Office, Schriftverkehr, Korrespondenz 6303_edd14a-fe> |
EDV-Kenntnisse, Schriftverkehr, Rechnungswesen 6303_1fbcca-b6> |
In beiden Ländern gibt es zudem Möglichkeiten zur Weiterbildung, etwa durch Kurse in Office-Management oder spezialisierte Seminare. Hier finden Sie nähere Informationen zu den Weiterbildungsmöglichkeiten in Deutschland.
Quick Win für Quereinsteiger*innen: Kombiniere ein Online-Diplom (6 Monate) mit einem Praktikum (3 Monate) – laut AMS 2025 erhöht das die Einstellungschance um +30 %.
Stellenausschreibung (Muster inkl. Anti-Bias-Check)
Hier finden Sie eine Muster Ausschreibung zum Download.
Anti-Bias-Check ✔︎
- m/w/d im Titel
- Keine Alters-, Herkunfts-, Religions- oder Geschlechtseinschränkungen
- Fokus auf Fähigkeiten & Erfahrung statt auf äußere Merkmale
Sekretariat auslagern – Wenn Sie keine*n Sekretär*in finden
Warum Outsourcing?
Interne Anstellung 6303_6683b1-e8> |
Externer Sekretariatsservice 6303_b704b8-dd> |
Fixkosten (Gehalt, Lohnnebenkosten) 6303_0ea571-fc> |
Flexible Pakete & nur genutzte Minuten 6303_e4fb8b-cb> |
Urlaubs- & Krankenausfälle 6303_a7d738-b5> |
24/7 Erreichbarkeit 6303_e2c76d-43> |
Recruiting- & Einarbeitungsaufwand 6303_12b8fc-e2> |
Sofort einsatzbereit, geschulte Profis 6303_d2da8a-43> |
Arbeitsplatz & IT-Setup 6303_cd1215-37> |
Bereitgestellt von Benefit 6303_d1603d-4a> |
Limitierte Kapazität 6303_32d227-12> |
Skalierbar in Stoßzeiten 6303_623c29-2e> |
Ergebnis: Sie sparen Fixkosten und erhöhen gleichzeitig Ihre Erreichbarkeit.
Benefit – Ihr perfekter Ansprechpartner
Alternativ besteht auch die Möglichkeit, Aufgabenfelder von Sekretär*innen durch Auslagerung zu organisieren – beispielsweise mit einem externen Sekretariat. Genau hier ist benefit Ihr perfekter Ansprechpartner!
Unsere Leistungen auf einen Blick:
- Telefon- & Terminservice – wir nehmen Gespräche in Ihrem Namen entgegen
- Korrespondenz & Briefversand – zuverlässig & DSGVO-konform
- Inkasso-Services – Mahnwesen bis Zahlungseingang
- Rund-um-die-Uhr-Erreichbarkeit – 24h/365 Tage oder nur in Stoßzeiten
So einfach starten Sie:
- Anforderungsanalyse – 15-Min-Call, wir verstehen Ihre Abläufe
- Paket wählen – Basis, Pro 50 oder Smart 24
- Onboarding – schnell einsatzbereit
Sollten wir nun Ihr Interesse geweckt haben oder sollten Sie weitere Fragen an uns haben, können Sie uns über unser Kontaktformular oder telefonisch unter 0800 100 2404 erreichen.
