Die Position von Sekretär*innen hat sich im Laufe der Jahre stark gewandelt. Von einfachen administrativen Aufgaben hat sie sich zu einer Schlüsselfigur entwickelt, welche die Verwaltung unterstützt und häufig auch als Bindeglied zwischen verschiedenen Abteilungen agiert. Diese Entwicklung spiegelt sich in der Vielfalt der Aufgaben wider, die mit dieser Position verbunden sind. Hier finden Sie die wichtigsten Punkte, die in einer Sekretär*in Stellenbeschreibung vorhanden sein sollten.
Folgende 7 Punkte sollte eine Stellenbeschreibung von Sekretär*innen unbedingt enthalten:
- Der Stellentitel (job title)
- Genaue Beschreibung der Position (Zweck der Position)
- Aufzählung der Hauptaufgaben
- Ziele sowie Messkriterien (wenn gewünscht)
- Verantwortungen die übernommen werden
- Alle Anforderungen (Hard- und Softskills)
- Vorgesetzte (Stellvertretung)
Eine Sekretär*in Stellenbeschreibung dient als Orientierung für die Stelleninhaber. Sie ist eine personenneutrale, schriftliche Beschreibung einer Arbeitsstelle, hinsichtlich ihrer Aufgaben, Tätigkeiten, Kompetenzen und Arbeitsziele. Je detaillierter und präziser Sie die Stellenbeschreibung gestalten, desto besser kann sich der Stelleninhaber auf die Aufgaben einstellen.
Hier finden Sie eine Vorlage für eine Stellenbeschreibung Sekretär*in 2023
Die wichtigsten Anforderungen an eine*n Sekretär*in:
- Sehr gute PC und Microsoft Office Kenntnisse
- Ausgezeichnete Kommunikation in Wort und Schrift (Deutsch/Englisch)
- Dienstleistungs- und Serviceorientierung
- Belastbarkeit und Einsatzbereitschaft
- Loyalität / Identifikation mit dem Unternehmen
- Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein
- Organisationsfreude
- Beschwerdemanagement und Konfliktfähigkeit
- gute Umgangsformen
Alternativ besteht auch die Möglichkeit Aufgabenfelder von Sekretär*innen durch Auslagerung zu organisieren – beispielsweise mit einem externen Sekretariat. Genau hier ist benefit Ihr perfekter Ansprechpartner!
Unsere Dienstleistungen erleichtern Ihren Arbeitsalltag! Unsere Pakete können Sie während Stoßzeiten unterstützen oder auch rund-um-die-Uhr zu jeder Tageszeit. Darüber hinaus bieten wir zusätzliche Dienstleistungen wie Inkasso-Services, zuverlässigen Briefversand und weitere Büroservice-Tätigkeiten.
Sind Sie neugierig geworden oder haben Sie noch offene Fragen? Kontaktieren Sie uns gerne über unser Kontaktformular oder unter 0800 100 2404. Wir stehen Ihnen gerne zur Verfügung, um Ihre Anliegen zu besprechen und gemeinsam Lösungen für Ihre individuellen Anforderungen zu finden.
