Sekretär*in einstellen oder outsourcen?

Personalmangel im Sekretariat

Sekretär*innen sind für eine Vielzahl an administrativen und organisatorischen Tätigkeiten in einem Büro verantwortlich. Darunter zählen der Schriftverkehr, die Betreuung des Telefons, die Koordination von Terminen, der Erstellung von Unterlagen und je nach Art und Größe des Unternehmens, kommen noch einige Aufgaben dazu. Das Sekretariat ist eine Schnittstelle zwischen Mitarbeiter*innen, Kund*innen und der Führungsebene. Man kann es als Visitenkarte des Unternehmens sehen, da es oft als zentrale Anlaufstelle dient. Unternehmen müssen schnell reagieren, wenn Mitarbeiter*innen im Sekretariat ungeplant ausfallen oder die Liste der zu erledigenden Aufgaben immer länger wird. Eine zusätzliche Sekretärin bzw. einen zusätzlichen Sekretär einzustellen, kann viel Zeit und Geld kosten. Außerdem ist das Problem bei Urlaub, Krankheit oder Karenzzeiten damit nicht behoben. Hier lohnt es sich also, eine weitere Option im Entscheidungsprozess zu berücksichtigen. Sie können Ihr Sekretariat nämlich outsourcen.

Outsourcing als Alternative zur Neueinstellung

Beim Outsourcing werden bestimmte Arbeitsbereiche an externe Unternehmen ausgelagert, um sich vollständig auf die Kernkompetenzen konzentrieren zu können. Das Outsourcen eines Sekretariats ist nicht nur für große Konzerne interessant, sondern vor allem Klein- und Mittelbetriebe (KMU) können von einer Auslagerung einzelner oder ganzer Tätigkeiten profitieren.

Häufige Entscheidungsgründe für diesen strategischen Schritt sind:

  • Kostengründe: Kleine Unternehmen können nur schwer finanzielle Mittel für ein eigenes Sekretariat oder zusätzliches Personal aufbringen. Einfache Bürotätigkeiten, wie z.B. der Telefonservice, können Sie schnell und kostengünstig an externe Dienstleister delegieren.
  • Personalmangel: Neues, qualifiziertes Personal zu suchen und einzuschulen, kann sehr lange dauern. Darüber hinaus fallen die Suche nach Personal und Einschulungskosten weg.
  • Qualitätssteigerung: Externe Unternehmen sind auf ein bestimmtes Segment spezialisiert und verfügen über die notwendige Erfahrung in ihrem Bereich. Durch routinierte Abläufe können Tätigkeiten schneller erledigt werden, was Ihre Kundenzufriedenheit sicherlich positiv beeinflusst.
  • Steigende Effizienz: Multitasking ist für eine gute Arbeitseffizienz kontraproduktiv. Durch ausgelagerte Bereiche können sich Mitarbeiter*innen auf ihre Kernkompetenzen vollständig konzentrieren und werden nicht ständig durch Nebentätigkeiten unterbrochen.
  • Flexibilität: Bei saisonaler Mehrauslastung oder in starken Wachstumsphasen können Sie Aufgaben kurzfristig auslagern, Überlastung beim Mitarbeiter*innen minimieren und Wartezeiten beim Kunden verhindern.

Optimales Outsourcen Ihres Sekretariats

Durch benefit können Sie schnell und unkompliziert Ihr Sekretariat outsourcen. Ihre Anrufe können sie durchgehend oder zu bestimmten Zeiten an uns umleiten. Wir nehmen die Anrufe Ihrer Kund*innen an, notieren wichtige Informationen und leiten diese an Sie weiter. Wir können die Anrufer*innen auch gerne mit Ihnen oder Ihren Kolleg*innen verbinden. Unsere Mitarbeiter*innen können ebenfalls Termine vereinbaren, Stornierungen durchführen, allgemeine Auskünfte geben und Fragen beantworten, wenn Sie uns die benötigten Informationen zur Verfügung stellen.

Haben Sie noch weitere Fragen an uns? Kontaktieren Sie uns oder rufen Sie uns an unter 0800 100 2404. Wir freuen uns auf Ihr Gespräch.

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