Die Rolle einer Sekretärin im Unternehmen hat sich in den letzten Jahren stark weiterentwickelt. Anfangs beschränkten sich die Aufgaben hauptsächlich auf administrative Tätigkeiten, wie allgemeine Büroarbeiten, Schreibarbeiten und Korrespondenz. Mit der Zeit kamen jedoch immer mehr Aufgaben mit Sachbearbeitungscharakter hinzu.
15 typische Tätigkeiten einer Sekretärin
- Telefonbetreuung (sowohl Inbound als auch Outbound)
- Verwaltung sowie Korrespondenz von E-Mail und Post
- Ablage, Aktenverwaltung und Datenbankpflege
- Terminorganisation und Terminkoordination
- Empfang und Betreuung von Besucher*innen und Geschäftspartner*innen
- Organisation und Verwaltung von Büromaterial
- Postbearbeitung
- Informationsbeschaffung und Auswertung
- Vorbereitung und Erstellung von Reports und Präsentationen
- Organisation und Begleitung von Meetings und Events
- Protokollführung bei Sitzungen und Veranstaltungen
- Schreibtätigkeiten (Aktenvermerk, Berichte, …)
- Organisation von Reiseorganisation inkl. Abrechnung
- Vorbereitung der Lohnverrechnung und grundlegende Buchhaltungstätigkeiten
- Marketing-Aktivitäten
Aufgaben einer Sekretärin mit Stundentabelle
Für einen besseren Überblick haben wir für Sie die Aufgaben einer Sekretärin in zeitlichen Kategorien eingeteilt. Je nachdem wie groß das Unternehmen ist und in welcher Branche es tätig ist, können diese Werte natürlich schwanken. Diese Tabelle soll deshalb nur als Richtwert und zur besseren Orientierung dienen.
| Aufgabengebiete | Anteile in % | Teilzeit 20 h | Vollzeit 40 h |
|---|---|---|---|
| Telefonbetreuung | 15 % | 3 h | 6 h |
| Verwaltung & Korrespondenz | 10 % | 2 h | 4 h |
| Ablage & Datenbankpflege | 10 % | 2 h | 4 h |
| Terminorganisation | 10 % | 2 h | 4 h |
| Reports & Präsentationen | 10 % | 2 h | 4 h |
| Schreibtätigkeiten | 10 % | 2 h | 4 h |
| Besucher-/Kundenbetreuung | 5 % | 1 h | 2 h |
| Büromaterial | 5 % | 1 h | 2 h |
| Postbearbeitung | 5 % | 1 h | 2h |
| Recherche & Auswertung | 5 % | 1 h | 2 h |
| Meetings | 5 % | 1 h | 2 h |
| Protokollführung | 5 % | 1 h | 2 h |
| Vorbereitung für Verrechnung | 5 % | 1 h | 2 h |
| Reiseorganisation | 2,5 % | 0,5 h | 1 h |
| Marketing Unterstützung | 2,5 % | 0,5 h | 1 h |
In dieser Tabelle können Sie nun sehen, dass die Telefonbetreuung einen wesentlichen Teil der Arbeitszeit im Sekretariat einnimmt. Viele Telefonate rauben wertvolle Zeit, wodurch andere Tätigkeiten häufig auf der Strecke bleiben. Mit einem Telefonservice können Sie dieses Problem einfach lösen. Als virtuelles Sekretariat können Ihre Anrufe an uns umgeleitet werden – Ihre Sekretärin kann sich somit besser um andere Aufgaben kümmern.
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