Die Rolle einer Sekretärin im Unternehmen hat sich in den letzten Jahren stark weiterentwickelt. Anfangs beschränkten sich die Aufgaben hauptsächlich auf administrative Tätigkeiten, wie allgemeine Büroarbeiten, Schreibarbeiten und Korrespondenz. Mit der Zeit kamen jedoch immer mehr Aufgaben mit Sachbearbeitungscharakter hinzu.
15 typische Tätigkeiten einer Sekretärin
- Telefonbetreuung (sowohl Inbound als auch Outbound)
- Verwaltung sowie Korrespondenz von E-Mail und Post
- Ablage, Aktenverwaltung und Datenbankpflege
- Terminorganisation und Terminkoordination
- Empfang und Betreuung von Besucher*innen und Geschäftspartner*innen
- Organisation und Verwaltung von Büromaterial
- Postbearbeitung
- Informationsbeschaffung und Auswertung
- Vorbereitung und Erstellung von Reports und Präsentationen
- Organisation und Begleitung von Meetings und Events
- Protokollführung bei Sitzungen und Veranstaltungen
- Schreibtätigkeiten (Aktenvermerk, Berichte, …)
- Organisation von Reiseorganisation inkl. Abrechnung
- Vorbereitung der Lohnverrechnung und grundlegende Buchhaltungstätigkeiten
- Marketing-Aktivitäten
Aufgaben einer Sekretärin mit Stundentabelle
Für einen besseren Überblick haben wir für Sie die Aufgaben einer Sekretärin in zeitlichen Kategorien eingeteilt. Je nachdem wie groß das Unternehmen ist und in welcher Branche es tätig ist, können diese Werte natürlich schwanken. Diese Tabelle soll deshalb nur als Richtwert und zur besseren Orientierung dienen.
Aufgabengebiete 6306_9b023f-a3> |
Anteile in % 6306_d51dcf-0c> |
Teilzeit 20 h 6306_e41490-20> |
Vollzeit 40 h 6306_1ccd91-61> |
Telefonbetreuung 6306_996e36-33> |
15 % 6306_12a52c-48> |
3 h 6306_a8a87c-23> |
6 h 6306_98b3ba-0e> |
Verwaltung & Korrespondenz 6306_111f3c-4b> |
10 % 6306_3838b9-2d> |
2 h 6306_5fe370-ad> |
4 h 6306_6bdc1c-6b> |
Ablage & Datenbankpflege 6306_8c2f75-ee> |
10 % 6306_108f79-05> |
2 h 6306_66abd9-61> |
4 h 6306_a445a4-20> |
Terminorganisation 6306_622474-b5> |
10 % 6306_238062-61> |
2 h 6306_db456f-6b> |
4 h 6306_b0bd35-cf> |
Reports & Präsentationen 6306_323780-84> |
10 % 6306_0c6e84-dc> |
2 h 6306_228be7-bb> |
4 h 6306_bc1923-86> |
Schreibtätigkeiten 6306_6786b1-1e> |
10 % 6306_0e2c0b-82> |
2 h 6306_b0d77f-56> |
4 h 6306_8f04fb-ed> |
Besucher-/Kundenbetreuung 6306_830e7c-fd> |
5 % 6306_dbc6b7-25> |
1 h 6306_5cbf57-4b> |
2 h 6306_a6a26c-db> |
Büromaterial 6306_cb5ba2-d8> |
5 % 6306_f2ed92-b5> |
1 h 6306_6ae20d-d5> |
2 h 6306_f63ae9-90> |
Postbearbeitung 6306_f1cac4-46> |
5 % 6306_057603-90> |
1 h 6306_7bc5fb-b2> |
2 h 6306_f3d2a7-98> |
Recherche & Auswertung 6306_151544-26> |
5 % 6306_1616f9-4d> |
1 h 6306_c3db13-d8> |
2 h 6306_583ba9-a4> |
Meetings 6306_6b7fff-f4> |
5 % 6306_c79d2e-4a> |
1 h 6306_5ae3ae-b2> |
2 h 6306_52afa1-0c> |
Protokollführung 6306_4c1811-c0> |
5 % 6306_dfbdd8-31> |
1 h 6306_a3a7e3-56> |
2 h 6306_e270f2-80> |
Vorbereitung für Verrechnung 6306_6cf546-1c> |
5 % 6306_b7eb79-30> |
1 h 6306_b0c76d-1b> |
2 h 6306_934662-8c> |
Reiseorganisation 6306_bfd127-69> |
2,5 % 6306_100fd0-16> |
0,5 h 6306_55b318-2b> |
1 h 6306_6106ad-db> |
Marketing Unterstützung 6306_bc0fab-86> |
2,5 % 6306_4440c7-da> |
0,5 h 6306_9b2b5b-84> |
1 h 6306_45d4e0-0d> |
In dieser Tabelle können Sie nun sehen, dass die Telefonbetreuung einen wesentlichen Teil der Arbeitszeit im Sekretariat einnimmt. Viele Telefonate rauben wertvolle Zeit, wodurch andere Tätigkeiten häufig auf der Strecke bleiben. Mit einem Telefonservice können Sie dieses Problem einfach lösen. Als virtuelles Sekretariat können Ihre Anrufe an uns umgeleitet werden – Ihre Sekretärin kann sich somit besser um andere Aufgaben kümmern.
Ihr Telefonservice von benefit
Seit 2014 dürfen wir zahlreiche Unternehmen bei ihren Sekretariatstätigkeiten unterstützen. Wir sind die ideale Anlaufstelle, wenn Ihre Sekretärin überlastet ist und Sie die Telefonannahme auslagern möchten. Unsere 3 unterschiedlichen Pakete können mit zahlreichen Erweiterungen und Zusatzoptionen optimal an Sie und Ihr Unternehmen angepasst werden.
Darüber hinaus unterstützen wir Sie auch gerne bei diversen Büro- und Marketingaufgaben!
Unser BASIS-Paket bietet sich optimal für die Entlastung Ihres Sekretariats an. Natürlich stehen wir Ihnen auch gerne bei Fragen zur Verfügung – kontaktieren Sie uns einfach über unser Kontaktformular oder unter 0800 100 2404.
Unsere Expert*innen beraten Sie gerne und freuen sich auf ein Gespräch mit Ihnen!
