Welche Aufgaben hat eine Sekretärin?
Die Rolle einer Sekretärin im optimalen Büromanagement eines Unternehmens hat sich in den letzten Jahren erheblich gewandelt. Anfangs beschränkten sich die Aufgaben hauptsächlich auf administrative Tätigkeiten, wie allgemeine Büroarbeiten, Schreibarbeiten und Korrespondenz. Mit der Zeit kamen jedoch immer mehr Aufgaben mit Sachbearbeitungscharakter hinzu. Mittlerweile umfasst das Arbeitsspektrum einer Sekretärin eine Weite an Aufgaben.
15 typische Tätigkeiten einer Sekretärin
- Telefonbetreuung (Outbound, Inbound)
- Verwaltung, Korrespondenz von E-Mail und Post
- Ablage, Aktenverwaltung und Datenbankpflege
- Terminorganisation und Terminkoordination
- Empfang und Betreuung von Besuchern und Gästen
- Organisation und Verwaltung von Büromaterial
- Postbearbeitung
- Informationsbeschaffung und Auswertung
- Vorbereitung und Erstellung von Reports und Präsentationen
- Organisation und Begleitung von Meetings und Events
- Protokollführung bei Sitzungen und Veranstaltungen
- Schreibtätigkeiten (Korrespondenz, Aktenvermerk, Berichte)
- Organisation von Reiseorganisation inkl. Abrechnung
- Vorbereitung der Lohnverrechnung und grundlegende Buchhaltungstätigkeiten
- Marketing-Aktivitäten
Aufgaben einer Sekretärin mit Stundentabelle
Für einen besseren Überblick haben wir für Sie die Aufgaben einer Sekretärin in zeitlichen Kategorien eingeteilt. Je nachdem wie groß das Unternehmen ist und in welcher Branche es tätig ist, können diese Werte natürlich schwanken. Diese Tabelle soll deshalb nur als Richtwert gelten und zur besseren Orientierung dienen.
| Aufgabengebiete | Anteile in % | Teilzeit 20 h | Vollzeit 40 h |
|---|---|---|---|
| Telefonbetreuung | 15 % | 3 h | 6 h |
| Verwaltung & Korrespondenz | 10 % | 2 h | 4 h |
| Ablage & Datenbankpflege | 10 % | 2 h | 4 h |
| Terminorganisation | 10 % | 2 h | 4 h |
| Reports & Präsentationen | 10 % | 2 h | 4 h |
| Schreibtätigkeiten | 10 % | 2 h | 4 h |
| Besucher-/Kundenbetreuung | 5 % | 1 h | 2 h |
| Büromaterial | 5 % | 1 h | 2 h |
| Postbearbeitung | 5 % | 1 h | 2h |
| Recherche & Auswertung | 5 % | 1 h | 2 h |
| Meetings | 5 % | 1 h | 2 h |
| Protokollführung | 5 % | 1 h | 2 h |
| Vorbereitung für Verrechnung | 5 % | 1 h | 2 h |
| Reiseorganisation | 2,5 % | 0,5 h | 1 h |
| Marketing Unterstützung | 2,5 % | 0,5 h | 1 h |
In dieser Tabelle können Sie nun sehen, dass die Telefonbetreuung einen wesentlichen Teil der Arbeitszeit im Sekretariat einnimmt. Rauben Telefonate die Zeit, bleiben andere Tätigkeiten häufig auf der Strecke. Mit einem Telefonservice können Sie dieses Problem lösen. Als virtuelles Sekretariat können Ihre Anrufe an uns umgeleitet werden, Ihre Sekretärin kann sich somit besser um andere Aufgaben kümmern.
Ihr Telefonservice von benefit
Seit 2014 bietet unser Team bei benefit umfassende Unterstützung für kleine und mittelständische Unternehmen in allen Belangen rund um Sekretariatstätigkeiten. Dank unserer Expertise sind wir die ideale Anlaufstelle, wenn Ihre Sekretärin überlastet ist und Sie die Telefonannahme auslagern möchten. Darüber hinaus stehen wir Ihnen auch für diverse Büro- und Marketingaufgaben zur Verfügung. Schauen Sie sich gerne unser BASIS-Paket an, das die gängigen Sekretariatszeiten abdeckt. Falls Sie noch weitere Fragen haben, zögern Sie nicht, sich bei uns zu melden.
Wir beraten Sie gerne und freuen uns auf ein Gespräch mit Ihnen!
