Sekretariat – Aufgaben, Tätigkeiten und moderne Lösungen im Überblick

Letztes Update: 25.04.2025

Ob kleines Unternehmen oder etabliertes Büro – ohne ein gut organisiertes Sekretariat geht schnell der Überblick verloren. Denn hier laufen alle Fäden zusammen: Kommunikation, Organisation und Administration. Doch was genau macht ein Sekretariat eigentlich aus? Wie hat sich das Berufsbild der Sekretär*innen verändert? Und welche modernen Lösungen – etwa durch virtuelle Assistenz – stehen heute zur Verfügung?

Definition: Was ist ein Sekretariat?

Ein Sekretariat ist die zentrale organisatorische Schaltstelle in einem Unternehmen. Es übernimmt eine Vielzahl administrativer Aufgaben, die den reibungslosen Ablauf des Geschäftsalltags sicherstellen. Die Tätigkeit umfasst typischerweise:

• das Bearbeiten von Korrespondenz,
• das Planen von Terminen,
• das Empfangen von Gästen
• sowie die Kommunikation mit Kund*innen, Partner*innen und internen Abteilungen.

Sekretär*innen sind häufig die erste Anlaufstelle und damit das „Gesicht“ eines Unternehmens – sowohl intern als auch extern.

Was machen Sekretär*innen – Definition des Berufsbilds

Sekretär*innen übernehmen zentrale organisatorische Aufgaben im Unternehmen – von der Korrespondenz über Terminplanung bis hin zur Gesprächsdokumentation. Früher lag der Fokus auf klassischen Büroarbeiten, heute geht es um weit mehr: Sekretär*innen sind kommunikative Schnittstellen und wichtige Ansprechpartner*innen für Kund*innen, Kolleg*innen und Geschäftspartner*innen. Besonders im Kundenkontakt – egal ob am Empfang oder am Telefon – prägen sie maßgeblich den ersten Eindruck eines Unternehmens.

Abgrenzung zu Assistenzrollen wie Office Management:
Im Unterschied zum Office Management, das oft das gesamte Büro organisatorisch verantwortet, konzentriert sich das Sekretariat stärker auf Informationsauskunft und Telefonbetreuung bzw. Sicherstellung der Erreichbarkeit von Unternehmen.

Anforderungen an Sekretär*innen im Überblick

Die Anforderungen an eine Sekretärin reichen von Sach- und Sozialkompetenzen bis hin zu Selbstkompetenzen. In der folgenden Aufzählung finden Sie die wichtigsten für dieses Berufsbild.

Typische Aufgaben und Tätigkeiten von Sekretär*innen

Wie Sie bereits wissen, ist das Sekretariat das organisatorische Rückgrat eines Unternehmens. Sekretär*innen übernehmen eine Vielzahl an Aufgaben, die sowohl für den reibungslosen Tagesablauf als auch für die Kommunikation innerhalb und außerhalb der Firma essenziell sind. Der moderne Arbeitsalltag verlang nach einem hohen Maß an Flexibilität, Übersicht und technischem Verständnis.

Im Folgenden finden Sie eine Übersicht über 15 typische Tätigkeiten, die je nach Branche und Unternehmensgröße variieren können:

Die klassischen Aufgaben werden heute durch moderne Anforderungen ergänzt. Viele Sekretariate unterstützen inzwischen aktiv das Marketing – etwa durch den Versand von Newslettern, die Betreuung von Social-Media-Kanälen oder einfache Grafikarbeiten. Auch vorbereitende Aufgaben für die Buchhaltung, wie das Sortieren von Belegen oder das Erfassen von Arbeitszeiten, zählen immer häufiger dazu.

Mit der zunehmenden Digitalisierung gewinnen technische Kompetenzen stark an Bedeutung. Der Umgang mit Cloud-Diensten, virtuellen Telefonanlagen, CRM-Systemen und sogar KI-basierten Tools gehört in vielen Unternehmen bereits zum Standard. (Quelle: Michael Page International Pte Limited)

Gehalt von Sekretär*innen – Wovon hängt es ab?

Das Gehalt von Sekretär*innen ist nicht pauschal festzulegen – es variiert stark je nach Branche, Standort, Ausbildung und Berufserfahrung. In einem international agierenden Unternehmen kann das Einkommen deutlich höher ausfallen als in kleineren, regional tätigen Betrieben. Auch Zusatzqualifikationen, wie etwa Fremdsprachenkenntnisse oder Erfahrung im Projektmanagement, wirken sich positiv auf die Gehaltsspanne aus.

Neben der Position selbst spielen auch das konkrete Aufgabenspektrum und der Grad der Verantwortung eine große Rolle. Sekretär*innen, diezusätzlichBuchhaltungsaufgaben übernehmen oder direkt der Geschäftsleitung zuarbeiten, erhalten in der Regel ein höheres Gehalt als reine Verwaltungsmitarbeiter*innen.

Hier finden Sie weitere Informationen: Gehalt von Sekretär*innen.

Das moderne Sekretariat – Wandel der Anforderungen

Das Berufsbild der Sekretärin bzw. des Sekretärs hat sich in den letzten Jahren grundlegend verändert. Was früher als reine Verwaltungs- und Schreibarbeit galt, ist heute ein vielfältiges, dynamisches Berufsfeld, das weit über klassische Aufgaben hinausgeht.
Die Gründe für diesen Wandel sind vielschichtig:

• steigende Anforderungen an Effizienz,
• die Zunahme an interner und externer Kommunikation,
• globalisierte Märkte
• und nicht zuletzt die Erwartungen moderner Führungskräfte an Unterstützung auf Augenhöhe.

Heute übernehmen Sekretär*innen häufig koordinierende und beratende Funktionen. Sie agieren als rechte Hand der Geschäftsführung und sorgen für einen strukturierten Informationsfluss. (Quelle: Verband der Sekretärinnen e.V.)

Neue Anforderungen durch Homeoffice

Gerade durch den Anstieg an Remote-Arbeit und Homeoffice hat sich der Arbeitsstil im Sekretariat stark geändert. Klassische Präsenzaufgaben wie Empfang oder Postverteilung treten in den Hintergrund, während digitale Kommunikation, virtuelle Kalenderverwaltung und Dokumentenmanagement an Bedeutung gewinnen. Wer als Sekretär*in heute erfolgreich sein will, muss technisch versiert, organisiert und anpassungsfähig sein – unabhängig vom Standort.

Ein klarer Trend ist das Entstehen von Hybridlösungen: Viele Unternehmen setzen auf eine Kombination aus Präsenzsekretariat und virtueller Assistenz – beispielsweise durch das Outsourcing bestimmter Aufgaben an externe Dienstleister wie benefit oder durch flexible Arbeitszeitmodelle.

Diese Entwicklungen bieten große Chancen – sowohl für Unternehmen, die Kosten und Ressourcen besser steuern möchten, als auch für Sekretär*innen, die von mehr Flexibilität und Arbeitszeitgestaltung profitieren. Besonders in wachsenden Unternehmen können flexible Modelle helfen, strukturiert zu wachsen, ohne sofort zusätzliche Vollzeitstellen zu schaffen.

Entlastung durch virtuelle Sekretariate

Viele Unternehmen und Selbstständige stehen vor der Herausforderung, administrative Aufgaben effizient zu bewältigen – ohne dabei Zeit und Fokus für ihr eigentliches Geschäft zu verlieren. Virtuelle Sekretariate bieten hier eine zeitgemäße Lösung: Durch das gezielte Outsourcing von Tätigkeiten wie der telefonischen Kundenbetreuung, der Terminorganisation oder der E-Mail-Korrespondenz können interne Ressourcen geschont und Prozesse optimiert werden.

Gerade für kleine Unternehmen, Start-ups oder Solo-Selbstständige bedeutet ein ausgelagertes Sekretariat eine spürbare Entlastung: Keine Anrufunterbrechungen mehr im Kundengespräch, keine Sorge um verpasste Nachrichten – stattdessen Professionalität rund um die Uhr.

Was ist ein virtuelles Sekretariat?

Ein virtuelles Sekretariat übernimmt klassische Sekretariatsaufgaben – nur eben digital und flexibel. Die Leistungen reichen von der Anrufannahme über die Verwaltung von Kalendern und E-Mail-Postfächern bis hin zur Unterstützung bei Rechnungsstellung, Terminplanung oder sogar Social Media.

Anders als bei einer festangestellten Sekretärin ist keine physische Präsenz im Büro notwendig. Die Kommunikation erfolgt telefonisch, per E-Mail oder über cloudbasierte Tools. Unternehmen erhalten so eine skalierbare Lösung, die mit ihrem Bedarf mitwächst – ob stundenweise oder als Vollservice.

Um den Hauptjob einer Sekretärin (oder eines Sekretärs), also das effektive Büromanagement, besser zu erfüllen, ist es oft sinnvoll, zeitintensive Bereiche wie die Telefonbetreuung an einen externen Dienstleister zu übergeben. Ein virtuelles Sekretariat:

1. Übernimmt eingehende Anrufe und leitet relevante Informationen weiter.
2. Sichert Erreichbarkeit, auch außerhalb der üblichen Bürozeiten oder in Urlaubs- und Krankheitsphasen.
3. Schafft Freiräume für organisatorische Kernaufgaben und strategische Projekte.
4. Reduziert Kosten, da Sie keine zusätzliche Stelle schaffen müssen.

Benefit – Ihr Partner für Sekretariatsaufgaben

Wir von benefit unterstützen seit 2014 kleine und mittlere Unternehmen (KMU) in ganz unterschiedlichen Branchen – von IT-Dienstleistern über Rechtsanwält*innen bis hin zu Handwerksbetrieben. Unsere Schwerpunkte liegen auf:

• Telefonservice und virtueller Sekretariatsunterstützung
• Büro- und Marketingtätigkeiten (z. B. Newsletter, Terminmanagement)
• Persönlicher Beratung zur Effizienzsteigerung im Sekretariat

Transparenz & Qualität sind für uns von großer Wichtigkeit! Durch unsere klaren Prozesse wissen Sie jederzeit, wer Ihre Anrufe entgegennimmt und wie wir Informationen aufbereiten. Unser Team setzt sich aus Personen mit langjähriger Büro- und Sekretariatserfahrung zusammen.
Weiters werden unsere Mitarbeiter*innen regelmäßig geschult und beachten natürlich immer die geltenden Datenschutzbestimmungen.

Die perfekte Ergänzung für Ihr Sekretariat: unser BASIS-Paket

Mit unserem BASIS-Paket decken wir typische Sekretariatszeiten und Anforderungen ab. Aber auch individuelle Anforderungen sind kein Problem für uns! Unsere Pakete können mit zahlreichen Erweiterungen und Zusatzoptionen genau an Sie und Ihr Unternehmen angepasst werden!

Informieren Sie sich gerne genauer über unsere Referenzen und was unsere Kund*innen denken: Kundenreferenzen und ProvenExpert Bewertungen.

Wenn Sie Fragen haben oder mehr über unseren Telefonservice und das BASIS-Paket erfahren möchten, melden Sie sich gerne bei uns über unser Kontaktformular oder unter 0800 100 2404. Wir beraten Sie gerne persönlich und zeigen Ihnen, wie Sie Ihr Sekretariat optimal aufstellen. Wir freuen uns auf das Gespräch!