Effektive Kommunikation mit potenziellen Kunden und Geschäftspartnern sind im Geschäftsalltag von entscheidender Bedeutung. Outbound-Projekte, bei denen Unternehmen aktiv auf Kund*innen zugehen, sind dabei keine Ausnahme. Ein erfolgreicher Outbound Telefonservice kann den entscheidenden Unterschied zwischen einer verpassten Gelegenheit und einer erfolgreichen Geschäftsbeziehung ausmachen.
Was ist ein Telefonservice und was bedeutet “Outbound” überhaupt?
Ein Telefonservice nimmt Ihre Anrufe in Ihrem Namen entgegen und bearbeitet diese nach Ihren Vorgaben. Je nachdem wann Sie diesen Service benötigen und welches Paket Sie wählen, können Sie Ihre Anrufe an einen Telefonservice weiterleiten. Ihre eingehenden Anrufe werden somit von unseren Mitarbeiter*innen entgegengenommen und professionell bearbeitet. Sie bleiben erreichbar und Ihre Anrufer*innen haben stets eine persönliche Ansprechperson.
Zusätzlich zur Telefonannahme können auch E-Mail-Bearbeitungen, Terminvereinbarungen und -stornierungen, das Beantworten von FAQs und ähnliches übernommen werden.
Auf der anderen Seite beinhaltet Outbound nicht nur die Annahme eingehender Anrufe, sondern auch die aktive Durchführung von Anrufen in Ihrem Auftrag. Dies kann verschiedene Formen annehmen, wie beispielsweise Kundenzufriedenheitsumfragen, die Koordination von Terminstornierungen, das Bereitstellen von Informationen zu neuen Produkten oder Unternehmensänderungen und ähnliche Aufgaben.
Wie funktioniert ein Outbound Telefonservice?
Bei den Outbound-Projekten, die wir für unsere Kund*innen übernehmen gehen wir in 3 Phasen vor. Um das Szenario für Sie noch anschaulicher zu machen, werden wir es nachfolgend anhand eines Mystery-Call-Projekts erklären:
Sie erläutern uns Ihr Anliegen
Zu Beginn erläutern Sie uns Ihr Anliegen und wir setzen gemeinsam Ziele. Wir beraten Sie natürlich gerne anhand unserer Erfahrungen mit Outbound Telefonservice-Projekten. Sie stellen uns die notwendigen Informationen zur Verfügung und wir vereinbaren einen einheitlichen Ablauf.
Wenn es um ein Mystery-Call-Projekt geht, könnten wir beispielsweise eine Vereinbarung treffen, in der wir wöchentlich 100 Anrufe in Ihrem Auftrag durchführen, wobei diese auf mindestens 3 Tage pro Woche verteilt werden sollen. Das angestrebte Ergebnis wäre dann, nach einem Zeitraum von vier Wochen insgesamt 400 Bewertungen für Ihr Unternehmen zu generieren.
Gemeinsam wird eine Strategie entwickelt
In der zweiten Phase geht es um die Details der ausgehenden Anrufe: Welche Szenarien stellen Sie sich vor? Wer soll angerufen werden? Was soll gefragt werden? Wie sollen die Anrufe von uns dokumentiert werden? Wie viele unserer Mitarbeiter*innen sollen in das Projekt mit einbezogen werden?
Im Fall eines Mystery-Call-Projekts ist es erforderlich, dass Sie uns die Telefonnummer zur Verfügung stellen, unter der wir Anrufe tätigen werden. Zusätzlich benötigen wir Vorgaben, welche Fragen gestellt werden sollen und als wen wir uns ausgeben sollen. Dies ermöglicht uns, Bewertungskriterien und Richtlinien zu entwickeln, um am Ende klare und aussagekräftige Ergebnisse liefern zu können.
Wir schulen unsere Mitarbeiter*innen
Im dritten Schritt schulen wir unsere Mitarbeiter*innen nach Ihren Vorgaben. Einerseits natürlich zu Beginn, um von Anfang an aussagekräftige Anrufe für Sie durchführen zu können. Andererseits aber auch laufend, sollten Sie Updates haben oder Änderungen wünschen.
In unserem Beispiel würden wir unsere Mitarbeiter*innen nach Ihren Vorgaben schulen und diesen die Unterlagen, welche für die Bewertung notwendig sind, aushändigen.
Benefit als Ihr externer Partner
Benötigen Sie Unterstützung für Ihre Inbound- und Outbound-Projekte durch unseren Telefonservice? Informieren Sie sich gerne über unsere unterschiedlichen Pakete sowie zahlreiche Erweiterungen und Zusatzoptionen.
Falls Sie weitere Informationen benötigen oder Fragen haben, zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren. Sie können uns jederzeit über unser Kontaktformular oder telefonisch unter 0800 100 2404 erreichen. Wir freuen uns darauf, mit Ihnen zu sprechen und Ihnen bei Ihren Projekten behilflich zu sein!
