Letztes Update: 01. Mai 2025
In vielen Unternehmen sind sie die Held*innen hinter den Kulissen: Sekretär*innen. Sie sind Organisator*innen, Kommunikator*innen und Koordinator*innen in einem – und damit unverzichtbar für einen reibungslosen Ablauf des Arbeitsalltags. Doch was tun, wenn genau diese Unterstützung fehlt, überfordert ist oder ersetzt werden muss?
In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie einen/eine gute*n Sekretär*in finden, Überlastung vermeiden und bei Bedarf schnell und effizient Ersatz organisieren – inklusive moderner Alternativen wie dem externen Sekretariatsservice von benefit.
Schritt für Schritt zur optimalen Büroassistenz
1. Erstellen Sie ein klares Anforderungsprofil
Bevor Sie die erste Anzeige schalten oder Gespräche führen, sollten Sie sich folgende Fragen stellen:
- Welches Aufgabengebiet soll abgedeckt werden?
Termin- und Reiseplanung, Anrufannahme, Korrespondenz, Buchhaltungsvorbereitung? - Welche Tools muss sie beherrschen?
MS Office, Outlook, CRM, Online-Terminbuchung? - Was ist Ihnen im zwischenmenschlichen Bereich wichtig?
Diskretion, Loyalität, Stressresistenz?
Unser benefit Tipp: Machen Sie eine Liste mit „Muss-Kriterien“ und „Kann-Kriterien“ – das hilft später bei der Auswahl.
2. Veröffentlichen Sie Ihre Anzeige an den richtigen Stellen
Es gibt eine Vielzahl an Möglichkeiten, um mit potenziellen Kandidat*innen in Kontakt zu treten:
- Eigene Homepage
- Empfehlungen aus dem persönlichen Netzwerk
- Online Karriere- und Jobportale (Liste von Karriere- und Jobportalen)
- Soziale Netzwerke wie LinkedIn oder XING
- Printmedien oder lokale Anzeigen
- Google-Ads oder Facebook-Kampagnen
Die heutigen Veröffentlichungsmöglichkeiten haben sich an das aktuelle Suchverhalten der breiten Masse angepasst. Viele Jobangebote werden mittlerweile vorrangig im Internet inseriert und entsprechend dort gesucht. Daher ist es ratsam, diese Gelegenheit auch zu nutzen.
Voraussetzungen, um die besten Sekretär*innen zu finden
Nachdem Sie nun Ihre Stellenausschreibung inseriert haben, kommen wir zum nächsten Schritt. Denn Sie haben jetzt Bewerber*innen vor sich sitzen – aber wie erkennen Sie nun qualifiziertes Personal für diese Stelle? Ihre Bürokraft sollte außer den nötigen Anforderungen zudem noch das gewisse Extra mitbringen.
Doch was macht eine*n Sekretär*in unverzichtbar?
- Aktives Mitdenken
- Kommunikationstalent
- Respekt und Empathie
- Loyalität und Diskretion
- Selbstständiges Arbeiten
- Wissbegierde und Lernbereitschaft
- Die Fähigkeit, Abläufe auch einmal zu hinterfragen
Während einige dieser Merkmale bereits während des Bewerbungsgesprächs erkennbar sein können, zeigen sich andere dieser Qualitäten erst im Arbeitsalltag. Daher sind eine strukturierte Einarbeitungszeit und eine Probezeit sinnvoll.
Was tun, wenn Ihr*e Sekretär*in überfordert ist?
In der Realität übernehmen viele Sekretär*innen zu viele Aufgaben gleichzeitig. Sie betreuen das Telefon, empfangen Gäste, organisieren Reisen, schreiben Protokolle, verwalten Daten und sind oft auch Ansprechpartner*innen für das gesamte Team.
Typische Aufgaben einer Sekretärin:
- Telefonbetreuung
- Terminorganisation und Terminkoordination
- Postbearbeitung
- Verwaltung, Korrespondenz von E-Mail und Post
- Schreibtätigkeiten (Korrespondenz, Aktenvermerk, Berichte)
- Ablagenführung, Aktenverwaltung und Datenbankpflege
- Empfang und Betreuung von Besuchern und Gästen
- Büromaterial organisieren und verwalten
- Meetings und Events organisieren, vorbereiten und begleiten
- Protokollführung bei Sitzungen und Veranstaltungen
- Reiseorganisation inkl. Abrechnung
- Vorbereitungsarbeiten für Buchhaltung und Lohnverrechnung
Diese Aufgabenfülle kann schnell zu Überforderung, Fehlern oder sogar Burnout führen – mit Folgen für das gesamte Team.
Die Konsequenzen dieser Situation können folgende sein:
- Ihr*e Sekretär*in arbeitet unkonzentriert und es passieren vermehrt Fehler
- Ihr*e Sekretär*in fällt in ein Burnout
- Einige Aufgaben müssen Sie selbst übernehmen oder an andere Mitarbeiter*innen weitergeben
- Sie müssen eine*n weitere Sekretär*in einstellen und die Aufgaben aufteilen
- Sie buchen einen Telefonservice und nehmen Ihren Sekretär*innen einen Teil der Arbeit kostengünstig ab
So finden Sie den optimalen Ersatz für Ihr Sekretariat
Es gibt viele verschiedenen Gründe, warum Sie einen Ersatz benötigen – ob kurzfristig oder langfristig:
- (Noch) kein eigenes Sekretariat vorhanden
- Krankheit oder Pflegeurlaub
- Unerwarteter Urlaub oder Elternzeit
- Kündigung
- Zunahme an Aufgaben durch Unternehmenswachstum
In solchen Fällen ist es entscheidend schnell zu handeln, um keine Kund*innen oder wichtige Aufgaben zu verlieren – vor allem in Bereichen wie Telefonannahme, Terminvergabe und E-Mail-Beantwortung.
Ein externer Telefonservice kann all diese wichtigen Aufgaben für Sie übernehmen!
benefit als erstklassige Sekretär*innen Alternative
Wir empfehlen Ihnen auf jeden Fall die Anrufannahme, die normalerweise Ihr*e Sekretär*in übernimmt, auszulagern. Egal ob als Ersatz oder als praktische Ergänzung um Burnouts vorzubeugen – benefit kann Ihre externe*r Sekretär*in sein!
Unsere Mitarbeiter*innen nehmen Ihre Anrufe entgegen, als würden wir bei Ihnen im Unternehmen sitzen. Nach jedem Anruf werden Gesprächsnotizen an Sie weitergeleitet. So haben einerseits Ihre Kund*innen direkte Ansprechpartner*innen, andererseits verpassen Sie keine Anrufe und Anfragen mehr.
Wir können folgenden Aufgaben am Telefon für Sie erledigen:
- Anrufannahme auf Deutsch und Englisch
- Aufnehmen von Informationen und Weiterleitung an Sie per E-Mail oder SMS
- Weitergabe von Informationen an die Anrufer*innen (Information über den Urlaub, Dauer des Urlaubs, Vertretung, etc.)
- Beantwortung von FAQs (wie Öffnungszeiten, Preisübersicht, etc.)
- Weiterverbinden von Anrufen (z.B. bei Notfällen oder technischen Störungen)
- Terminvereinbarung in einem Online-Terminkalender
- Weitere Sekretariatsdienstleistungen wie E-Mails-Bearbeitung, Briefversand und mehr
Werfen Sie einfach einen Blick auf unsere Produktübersicht und informieren Sie sich über unsere drei Pakete. Da ist für jeden etwas dabei!
Somit könnten Sie bei den Kosten einer festangestellten Sekretärin sparen. Sollten wir nun Ihr Interesse geweckt haben, oder sollten Sie Fragen diesbezüglich an uns haben, melden Sie sich einfach bei uns.
Bei sonstigen Fragen können Sie uns natürlich immer gerne kontaktieren. Wir freuen uns auf ein Gespräch mit Ihnen!
