Effizienter arbeiten – Unsere 4 Tipps

Effizienter arbeiten bedeutet, mit einem möglichst geringen Input einen möglichst großen Output zu generieren. Sich seine eigene Zeit gut einzuteilen, motiviert zu bleiben, sich wohl zu fühlen und gleichzeitig alle Ziele und Aufgaben zeitegerecht zu erledigen, kann herausfordernd sein! Doch Effizienz führt nicht nur zu einem besseren Outcome und einem größeren Ertrag im Verhältnis zum Einsatz, sie kann auch unsere Laune heben und unsere Motivation positiv beeinflussen. Denn am Ende des Tages froh über effiziente, geschaffte Leistungen zu sein ist schöner als das Gefühl erledigt zu sein und trotzdem nichts weitergebracht zu haben.

Wir haben Ihnen unterhalb unsere 4 Tipps für effizientes Arbeiten zusammengefasst und hoffen sehr, Ihnen somit helfen zu können.

Kurze Zusammenfassung der später folgenden Tipps:

  • Beseitigung von Störungsfaktoren: Konzentration ist entscheidend, um effizient zu arbeiten. Schalten Sie Ablenkungen wie Anrufe, E-Mails und soziale Medien aus, schließen Sie die Bürotür und schaffen Sie eine ruhige Arbeitsumgebung.
  • Zeitmanagement zur Effizienzsteigerung: Identifizieren Sie Ihren eigenen Produktivitätsrhythmus und erstellen Sie realistische Zeitpläne, um Ihre Aufgaben effizient zu bewältigen. Vermeiden Sie Überplanung und setzen Sie auf Pausen, um Stress und Überforderung zu vermeiden.
  • Optimierung des physischen Arbeitsumfelds: Schaffen Sie Ordnung und Struktur an Ihrem Arbeitsplatz, um Ihre Effizienz zu steigern. Gestalten Sie einen angenehmen, aufgeräumten Arbeitsbereich und nutzen Sie persönliche Elemente, um die Atmosphäre zu verbessern.
  • Pausen für Energie und Konzentration: Vernachlässigen Sie nicht die Bedeutung von Pausen. Nutzen Sie Ihre Mittagspause und kurze Ruhephasen, um sich zu erholen, frische Energie zu tanken und Ihre Motivation aufrechtzuerhalten. Achten Sie darauf, Pausen bewusst zu genießen.

Störungsfaktoren beseitigen

Wer kennt es nicht – ständig neue E-Mails, Chat Anfragen, Telefonklingeln, Social Media, ein schneller Blick aufs Telefon oder ein kurzes Gespräch mit Kollegen – Ablenkungen sind immer und überall möglich! Dadurch wird man aber schnell aus dem Konzept gebracht, gute Ideen oder wichtige Einfälle können verloren gehen und man startet immer wieder von neuem, was Effizienz nicht gerade unterstützt. Deshalb empfiehlt es sich, besonders bei anspruchsvollen Aufgaben, den Anrufbeantworter zu aktivieren und die Bürotür zu schließen. Am besten man legt sein Handy während dieser Zeit beiseite und schließt auch sein E-Mail-Programm. Mit diesen Schritten schaffen Sie die ideale Grundlage für eine ruhige, konzentrierte und störungsfreie Arbeitsumgebung.

Um in solchen Situationen trotzdem erreichbar zu sein, empfehlen wir einen Telefonservice, der sich um Ihre Anrufannahme kümmert, während Sie sich ungestört Ihren Kerntätigkeiten widmen können. Wir von benefit bieten diesen Service an. Wir kümmern uns um die Anliegen der Anrufer unserer Kunden, vereinbaren Termine, beantworten E-Mails und übernehmen auch Outboundprojekte. All das geschieht selbstverständlich nach den genauen Vorstellungen und Anforderungen unserer Kunden.

Zeitmanagement um effizienter zu arbeiten

Alle Menschen sind verschieden und unterscheiden sich auch in den Zeiten, in welchen sie produktiver und effizienter arbeiten. Von Frühaufsteher bis hin zur Nachteule, funktioniert der Rhythmus bei allen einfach verschieden. Einige Menschen sind bereits um 5:30 Uhr morgens in Bestform, während andere erst ab 10:00 Uhr vormittags klare Gedanken fassen können. Es ist wichtig zu verstehen, dass weder der eine noch der andere Rhythmus besser ist. Entscheidend ist, seinen individuellen Rhythmus zu erkennen und ihn zu seinem eigenen Vorteil zu nutzen.

Weiters ist es empfehlenswert, gerade in stressigen Zeiten, Zeitpläne zu erstellen. Anstatt ohne Pausen von einem Termin zum nächsten zu hetzen, sollte man sich lieber davor kurz etwas Zeit nehmen, um zu analysieren, welche Aufgaben und Meetings denn wirklich wie viel Zeit in Anspruch nehmen. Dabei sollte jedoch darauf geachtet werden, die Zeitplanung so realistisch wie möglich anzugehen. Lieber etwas mehr Zeit einplanen, als zu wenig. Denn übervolle Zeitpläne führen zu Stress, welcher dann zu Überforderung und einem Sinken der Motivation führt. Außerdem ist ein Zeitplan auch wichtig, um rechtzeitig in den verdienten Feierabend zu kommen und nicht “noch kurz eine halbe Stunde” im Büro zu bleiben, die sich dann zu zwei Stunden entwickelt.

Die physischen Faktoren des Arbeitsplatzes

Chaos am Arbeitsplatz bedeutet in den meisten Fällen auch Chaos im Kopf. Unordnung führt zu mehr Unordnung und da hilft es manchmal, wieder etwas Struktur und “Sauberkeit” in sowohl Umgebung als auch Kopf zu bekommen. Denn wer zu Beginn schon mal zwei Stunden braucht, um die notwendigen Arbeitsutensilien zu finden, arbeitet bestimmt nicht effizient. Und ums Aufräumen kommt man ja so und so nicht drum rum.

Es ist ratsam, einen Arbeitsplatz zu gestalten, der eine angenehme Atmosphäre bietet und die Konzentration fördert. Dies erfordert keine wöchentlichen Umgestaltungen oder Renovierungen. Kleine, aber wirkungsvolle Veränderungen wie Ordnung, die Reduzierung von Lärmquellen, regelmäßiges Lüften und ausreichend Licht tragen wesentlich zur Arbeitsumgebung bei. Darüber hinaus können persönliche Elemente wie eine Lieblingspflanze oder einige Fotos dazu beitragen, die Stimmung und die Effizienz am Arbeitsplatz zu steigern.

Pausen nicht vergessen

Das Wichtigste zum Schluss: Einfach auf die Pausen zu verzichten, um effizienter arbeiten zu können ist keine gute Idee! Denn mit fehlenden Pausen, fehlt auch früher oder später die Konzentrationsfähigkeit. Diese Auszeiten sind wichtig, um den Kopf frei zu bekommen und sich dann anschließend wieder auf die Arbeit konzentrieren zu können. Sowohl in der Mittagspause als auch in kleinen Pausen zwischen durch.

Ein Tässchen Kaffee oder Tee, ein kleiner Tratsch mit den Kollegen, ein kurzer Spaziergang oder einfach nur ein paar Minuten alleine für sich genießen. Das alles hilft, um danach wieder mit Energie durchzustarten. Dabei sollten man aber darauf achten, sich die nötige Zeit auch wirklich zu nehmen. Schnell ein Essen warm machen, sich damit vor den Laptop setzen, nebenher kurz noch E-Mails beantworten, bis dann das halb kalte Essen fast über den Schreibtisch kippt – das ist keine optimale Pause! Gesund essen, Laptop zuklappen, Handy weglegen, vielleicht noch kurz an die frische Luft und schon sieht die Motivation viel besser aus!

In den kleinen Pausen zwischen durch kann man, wenn man es richtig macht, viel Energie und Motivation zurückgewinnen.

In unserem Blogartikel über das Arbeiten im Homeoffice, finden Sie noch weitere Tipps und Tricks von uns zu diesem Thema.

Für jegliche Fragen, Anliegen oder besondere Wünsche stehen wir Ihnen rund um die Uhr zur Verfügung. Zögern Sie nicht, uns jederzeit zu kontaktieren, denn wir freuen uns auf die Möglichkeit, mit Ihnen in den Dialog zu treten und Ihre Anliegen zu besprechen.

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