Kundenservice ist ein entscheidender Faktor für den Erfolg eines Unternehmens. Egal ob für Terminvereinbarungen, Bestellungen oder Beantwortung von häufig gestellten Fragen – ein Callcenter in Deutschland ist die perfekte Schnittstelle zwischen Ihrem Unternehmen und Kund*innen.
Was ist ein Callcenter?
Ein Callcenter kann entweder eine interne Abteilung oder ein eigenständiges Unternehmen sein. Seine Hauptaufgabe besteht darin, Anrufe von Kund*innen und Geschäftspartner*innen anzunehmen und entsprechend zu bearbeiten. Dabei wird zwischen Inbound– und Outbound-Callcenter unterschieden. Ein Inbound Callcenter bearbeitet eingehende Gespräche, während ein Outbound-Callcenter ausgehende Anrufe tätigt.
Callcenter finden Anwendung in verschiedenen Branchen, wie beispielsweise bei Help Desks, Fluggesellschaften, Online-Händlern, Telemarketing-Unternehmen oder Firmen, die Produkte vertreiben und mögliche Fragen von Kund*innen beantworten müssen. Ein Inbound-Callcenter ist in der Regel darauf ausgelegt, eine große Anzahl von Anrufen gleichzeitig zu bewältigen und diese Anrufe zu überwachen, zu protokollieren und bei Bedarf an die entsprechenden Stellen weiterzuleiten.
Einige Telefonzentralen nutzen zusätzlich ein Interactive Voice Response (IVR) System. Ein IVR System beantwortet automatisch Anrufe und nutzt Spracherkennungstechnologie. Die Spracherkennungstechnologie kann entweder Anrufe über einen automatisierten Anrufverteiler an die entsprechenden Empfänger*innen weiterleiten oder Kundenanfragen mit einer automatisierten Nachricht beantworten.
Welche Aufgaben kann ein Callcenter für Sie übernehmen?
Die Hauptaufgabe eines Callcenters ist es sich um die Anrufe seiner Kund*innen zu kümmern. Die Anrufe werden dabei im Namen der jeweiligen Kund*innen entgegengenommen. Weiters kümmern sich die Servicemitarbeiter*innen fachmännisch und professionell um die Anliegen aller Anrufer*innen.
Folgende Aufgaben kann ein Inbound Callcenter in Deutschland für Sie übernehmen:
| Anrufe entgegennehmen | Alle Anrufe werden in Ihrem Namen entgegengenommen, als ob die Servicemitarbeiter*innen bei Ihnen im Büro sitzen würden. Ihre Kund*innen merken keinen Unterschied und kein Anruf geht mehr verloren. |
| Anrufe weiterleiten | Alle Anrufe können direkt zur zuständigen Ansprechperson weitergeleitet werden. |
| Terminvereinbarungen | Möchten Ihre Kund*innen Termine vereinbaren, verschieben oder stornieren, so kann dies von den Servicemitarbeiter*innen direkt in Ihrem Online-Terminkalender eingetragen werden. |
| Bestellungen entgegennehmen | Ihre Kund*innen können Bestellungen direkt telefonisch durchführen. Die Servicemitarbeiter*innen nehmen diese auf und tragen sie direkt in Ihr Bestellsystem ein. |
| Fragen beantworten | Brauchen Ihre Kund*innen Informationen bezüglich Ihrer Öffnungszeiten oder zu Ihren Produkten? Die externen Servicemitarbeiter*innen können Ihren Kund*innen direkt weiterhelfen und FAQs beantworten. |
Gründe ein Inbound Callcenter zu nutzen
Es gibt diverse Gründe, warum Sie ein Callcenter nutzen sollten. Folgende Vorteile können Ihnen geboten werden:
- Geschultes Fachpersonal: Mitarbeiter*innen eines Telefondienstleisters können dank ihrer Ausbildung und jahrelanger Erfahrung, gezielt auf die Bedürfnisse Ihrer Kund*innen eingehen.
- Status: Wer wichtig ist der delegiert – wenn jemand für Sie ans Telefon geht, wirken Sie wichtiger und beschäftigter.
- Persönliche Ansprechpartner*innen: Ihre Kund*innen landen nicht auf einer Sprachbox oder beim Piepton. Jeder Anruf wird angenommen.
- Entlastung: Ein Callcenter zu nutzen stellt für Sie und Ihr Sekretariat eine große Entlastung dar. Sie können sich völlig auf Ihre Kerntätigkeiten konzentrieren.
Worauf sollten Sie bei der Auswahl eines Callcenters achten?
Die Wahl des richtigen Callcenters ist entscheidend für den Erfolg dieser Dienstleistung. Hier sind einige Faktoren, auf die Sie achten sollten:
- Transparente Reportings: Ein gutes Callcenter stellt detaillierte Berichte zur Verfügung, damit Sie jederzeit nachvollziehen können, wie viele Anrufe angenommen und welche Anliegen bearbeitet wurden.
- Individuelle Betreuung: Wählen Sie ein Callcenter, das sich flexibel an Ihre Bedürfnisse anpasst – egal ob nur für gelegentlich Terminvereinbarungen oder eine 24/7-Hotline.
- Faire und transparente Preise: Achten Sie auf klare Preisstrukturen. Es gibt verschiedene Abrechnungsmodelle wie Minutentarife, Pauschalpreise oder Abrechnung pro Anruf. Versteckte Kosten sollten vermieden werden.
Unsere maßgeschneiderten Lösungen für Ihr Unternehmen
Unser Service hebt sich von herkömmlichen Callcentern ab und bietet individuell zugeschnittene Lösungen. Unsere Mitarbeiter*innen betreuen Ihre Anrufer*innen – direkt aus Deutschland. Unsere Zielgruppe umfasst nicht nur Großunternehmen, sondern auch Klein- und Mittelbetriebe, die maßgeschneiderte Unterstützung benötigen. Wir bieten drei verschiedene Pakete zur Auswahl an und passen uns flexibel an Ihre spezifischen Anforderungen und Rahmenbedingungen an.
Sie haben die volle Kontrolle darüber, wann und für welchen Zeitraum wir Ihre Anrufe übernehmen, sodass Sie genau planen können, welche Kosten Ihnen entstehen. Durch unsere bereits über 1000 Kund*innen verfügen wir über umfangreiche Erfahrung in allen Branchen.
Wenn Sie interessiert sind, können Sie uns gerne für ein unverbindliches Beratungsgespräch über unser Kontaktformular oder unter 0800 100 2404 kontaktieren. Alternativ können Sie auch direkt eines unserer drei Pakete bestellen.
Wir freuen uns von Ihnen zu hören!
