Was ist eine Büro Assistenz?
Der Begriff Büro Assistenz umfasst im Allgemeinen den Beruf einer Sekretärin oder Assistentin, die hauptsächlich in der Verwaltung tätig ist und sich auf Kommunikation spezialisiert hat. Zu den Hauptaufgaben einer Büroassistenz gehören insbesondere die Korrespondenz und Terminkoordination mit Geschäftspartnern oder Kunden.
Es ist jedoch nicht zwingend erforderlich, dass eine Büroassistenz physisch im Unternehmen anwesend sein muss. In einigen Fällen können die Aufgaben einer Sekretärin auch ausgelagert werden.
Welche Aufgaben kann eine ausgelagerte Büro Assistenz für Ihr Unternehmen übernehmen?
Eine online Sekretärin kann all jene Aufgaben übernehmen, bei welcher keine physische Anwesenheit erforderlich ist. Das bedeutet auch das eine outgesourcte Sekretärin keine Kunden oder Geschäftspartner vor Ort empfangen kann. Jedoch kann eine virtuelle Sekretärin viele andere Aufgaben übernehmen. Dazu zählen:
| Anrufannahme | Alle Anrufe werden in Ihrem Namen nach Ihren Vorstellungen entgegengenommen. |
| Anruf Vermittlung | Anrufe werden an die zuständige Ansprechperson weitergeleitet. |
| Termin Koordination | Termine können direkt im Online Termin-Kalender eingetragen werden. |
| FAQs beantworten | Häufig gestellte Fragen können anhand eines vorher erstellten Leitfadens beantwortet werden. |
| Bestellungen aufnehmen | Bestellungen über das Telefon können zeitgleich in ein Online Bestellsystem eingetragen werden. |
Welche Vorteile bringt die Unterstützung einer Büro Assistenz?
Durch den Wechsel einer physischen Sekretärin auf eine online Sekretärin können Kosteneinsparungen erzielt werden. Damit sind die Einsparungen von einerseits Lohn- und Lohnnebenkosten gemein, andererseits auch Betriebskosten da kein Sekretariats Mitarbeiter mehr vor Ort sein muss. Währenddessen kann die Erreichbarkeit um ein Vielfaches gesteigert werden, da der Service bis hin zu 24 Stunden genutzt werden kann.
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