Richtiges Telefonieren – die Ausdrucksweise macht den Unterschied

Egal ob mit Ihren Kolleg*innen, Geschäftspartner*innen oder auch mit Ihren Kund*innen – gute Kommunikation ist der wichtigste Grundstein, um eine anhaltende Beziehung aufzubauen. Da gerade beim Telefonieren die nonverbale Kommunikation, wie beispielsweise Blickkontakt oder freundliche Gesten, völlig verloren gehen, ist es besonders wichtig die richtige Ausdrucksweise beim Telefonieren zu finden. Wir möchten Ihnen daher unsere Top-Tipps für bessere Formulierungen geben.

1. Vermeiden Sie negative Formulierungen

Die Verwendung von positiven Ausdrücken in Ihren Gesprächen signalisiert nicht nur, dass Sie die Anliegen Ihrer Gesprächspartner*innen ernst nehmen, sondern schafft auch eine freundliche Atmosphäre. Es ist ratsam, Wörter wie „Probleme“ oder „Bedingungen“ zu vermeiden und stattdessen Begriffe wie „Anliegen„, „Herausforderungen“ oder „Voraussetzungen“ zu verwenden.
Statt „Kein Problem!“ als Reaktion auf ein Anliegen zu verwenden, sollten Sie lieber Ausdrücke wie „Selbstverständlich“ oder „Gerne“ in Erwägung ziehen. Dies hilft, negative Assoziationen zu vermeiden.

2. Handeln Sie lösungsorientiert

Häufig werden Beschwerden telefonisch angesprochen, da Ihre Gesprächspartner*innen sich auf diesem Weg eine schnellere und leichtere Lösung erhoffen. Daher ist es wichtig, dass Sie folgende Formulierungen vermeiden und stattdessen beispielsweise diese möglichen Ausdrucksweisen verwenden.

VermeidenBessere Ausdrucksweise beim Telefonieren
Leider geht das nicht.Lassen Sie diesen Satz am Besten komplett weg. Zeigen Sie stattdessen direkt auf, welche Lösungsansätze Sie haben.
Tut mir leid, da sind Sie bei mir völlig falsch.Gerne verbinde ich Sie mit der zuständigen Abteilung.
Ich bin mir nicht sicher. / Das weiß ich nicht.Das kläre ich gerne für Sie ab.
Das müsste ich erstmal nachfragen.Ich werde direkt für Sie nachfragen und rufe Sie zurück.
Das ist nicht mein Job.Ich schaue gerne, wie ich Ihnen helfen kann.
Ich habe keine Ahnung.Ich werde mich schlau machen und Ihnen die benötigten Informationen besorgen.
Ich kann das nicht versprechen.Ich werde mein Bestes geben, um sicherzustellen, dass das erreicht wird.

3. Bauen Sie Vertrauen auf

Achten Sie darauf, dass Ihre Ausdrucksweise beim Telefonieren Glaubwürdigkeit vermittelt. Wörter wie eigentlich, vielleicht, eventuell oder prinzipiell machen das Gesagte unglaubwürdig und geben Ihren Gesprächspartner*innen das Gefühl, dass auch Sie sich unsicher sind. Lassen Sie diese Formulierungen daher am Besten weg. Sie können hier auch mit Fragen arbeiten. Statt „Eigentlich müssten Sie jetzt folgendes sehen.“ fragen Sie lieber „Was sehen Sie gerade auf Ihrem Bildschirm?“.

Professionelle Telefonist*innen von benefit

Wir von benefit haben bereits jahrelange Erfahrung in der telefonischen Kundenbetreuung. Egal ob das Entgegennehmen von Bestellungen, Vereinbaren von Terminen oder auch das Bearbeiten von Beschwerden – unsere Mitarbeiter*innen sind top geschult und können daher alle Anliegen professionell und kompetent lösen.

Wenn Sie nicht erreichbar sind, können Sie mühelos Ihre Anrufe an uns weiterleiten, und wir übernehmen die Anrufannahme für Sie. Sie können zwischen drei Paketen wählen, welche mit zahlreichen Zusatzoptionen und Erweiterungen perfekt an Ihr Unternehmen angepasst werden können. Dadurch können wir gewährleisten, dass wir für jedes Unternehmen die perfekte Lösung finden.

Haben Sie Interesse an einem Telefonservice für Ihr Unternehmen? Kontaktieren Sie uns gerne unter 0800 100 2404 oder über unser Kontaktformular.
Wir freuen uns von Ihnen zu hören!

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