Letztes Update: 12.06.2025
Sie suchen nach einer Möglichkeit auch während Ihres Urlaubs für Ihre Kund*innen erreichbar zu sein? Das gesamte Unternehmen macht Betriebsurlaub oder Sie möchten Ihren Sekretär*innen freigeben? Dann stellt sich Ihnen schnell die Frage: Wer übernimmt währenddessen die Anrufannahme und kümmert sich um die Anliegen Ihrer Anrufer*innen?
Wir erklären Ihnen in diesem Blogartikel, welche verschiedene Lösungen und Arten es von Urlaubsvertretungen gibt und welche Empfehlung am effizientesten für Ihr Unternehmen ist.
Welche Arten von Urlaubsvertretung gibt es?
Generell gibt es verschiedene Formen der Vertretung und Sie müssen entscheiden, welche Aufgaben in dieser Urlaubszeit unbedingt erledigt werden müssen. Hier finden Sie Ideen wie Sie Urlaubsvertretung lösen können:
- Doppelte Besetzung im Team:
Sie besetzen zwei Mitarbeiter*innen auf die Stelle und teilen Ihren Urlaub nie gleichzeitig ein. Dies ist natürlich sehr kostenintensiv. - Externe Urlaubsvertretung über eine Agentur:
Sie können eine Urlaubsvertretung für Ihre Sekretär*innen über eine Agentur buchen. Der Nachteil daran ist, dass Sie viel Zeit in die Einschulung dieser Vertretung investieren müssen. - Selbstvertretung:
Es gibt es die Möglichkeit, wenn nur Ihr*e Sekretär*in auf Urlaub geht, dass Sie ihre Aufgaben übernehmen. Dies führt zu großem Arbeitsaufwand für Sie. - Mobilbox während des Urlaubs:
Eine weitere Möglichkeit wäre es, eine Mobilbox für die Abwesenheitszeit zu installieren. Das ist vor allem bei einem Betriebsurlaub eine Option. Diese Sprachbox teilt Ihren Anrufern dann mit, bis wann Sie auf Betriebsurlaub sind und wann wieder jemand erreichbar ist. - Telefonservice als Urlaubsvertretung:
Die effizienteste Lösung wäre ein externes Telefonservice zu beauftragen, das Ihre Anrufe während Ihrer Abwesenheit übernimmt.
Benefit als Empfehlung für Ihre Vertretung
Wir von benefit bieten seit 2014 einen professionellen Telefonservice an. Mit einer Sternebewertung von 4,88 von 5 Sternen von über 350 Bewertungen vertrauen bereit über 1.200 zufriedene Kund*innen auf unseren Service – ob als allgemeine Unterstützung, um die Erreichbarkeit zu sichern oder nur zu bestimmten Zeiten.
Unsere Empfehlung ist es deshalb, eine telefonische Vertretung für Ihren Urlaub zu nutzen. Ein Telefonservice-Anbieter nimmt für Sie Anrufe entgegen und leitet Ihnen Notizen zu den Gesprächen weiter. Ihre Kund*innen haben so einen Ansprechpartner und viele Anliegen können sofort gelöst werden. Die Restlichen können Sie entspannt nach Ihrem Urlaub zurückrufen.
Wir empfehlen Ihnen, unser benefit BASIS Paket als Urlaubsvertretung zu nutzen. So können Sie Ihre Anrufe an Werktagen von 8 bis 18 Uhr zu uns umleiten. Alternativ haben wir auch noch das PRO 50 Paket und das SMART 24 Paket in unserem Dienstleistungsspektrum.
Sobald Sie uns beauftragen, hinterlassen Sie uns einen Text, wie wir für Sie abheben sollen. Sie hinterlegen uns, welche Informationen wir an Ihre Kunden weitergeben sollen. So bald nun ein Anruf eingeht, heben unsere Mitarbeiter*innen mit dem hinterlegten Meldetext für Sie ab und beauskunften Ihre Anrufer nach Ihren Vorgaben. Danach wird eine Anrufinformation mit Namen, Telefonnummer und Anrufgrund aufgenommen.
Haben Sie noch Fragen? Beziehungsweise möchten Sie das Paket direkt bestellen?
Kontaktieren Sie uns gerne – wir freuen uns auf ein Gespräch mit Ihnen!
