Telefonservice vs. intern einstellen: Was lohnt sich mehr für Ihr Unternehmen?

Für die meisten Unternehmen ist eine professionelle telefonische Erreichbarkeit von großer Bedeutung – sei es für Kundenanfragen, Terminvereinbarungen oder erste Kontaktaufnahmen potenzieller Neukund*innen. Die Frage, die sich viele Unternehmer*innen dabei stellen ist: Sollen wir eine*n Sekretär*in intern einstellen oder diese Aufgabe an einen externen Telefonservice auslagern?

In Zeiten von steigender Personalkosten, die nicht mehr 1:1 an Auftraggeber*innen oder Kund*innen weitergegeben werden können und Fachkräftemangel lohnt es sich, einen genauen Blick auf die Kosten und Vorteile beider Modelle zu werfen.
Deswegen vergleichen wir in diesem Artikel die Gesamtkosten von Sekretär*innen mit dem klar kalkulierbaren und transparenten Kosten von dem Telefonservice von benefit.

Ab dem 01.01.2025 wurden neue kollektivvertragliche Mindestgehälter für das Gewerbe, Handwerk und die Dienstleistung festgelegt. Für Sekretär*innen in der Verwendungsgruppe II ab dem dritten Verwendungsjahr ergibt sich ein monatliches Bruttogehalt von circa € 2.122,38. Das ist jedoch noch nicht alles, sondern lediglich die Spitze des Kostenbergs. Arbeitgeber*innen müssen zusätzlich mit folgenden Lohnnebenkosten rechnen:

Anmerkung: Die genauen Prozentsätze können je nach Bundesland und Branche variieren.

Zudem fallen monatliche Kosten für den Arbeitsplatz an wie beispielsweise:

• Schreibtisch, Bürosessel, anderes Büromaterial
• Computer, Telefon/Handy, Headset
• Softwares, E-Mail-Systeme
• Energie, Reinigung, IT-Support

Diese Ausgaben betragen ungefähr circa € 150,00 im Monat.

Der Telefonservice von benefit ist eine professionelle, flexible und planbare Alternative, die Klein- und Mittelunternehmen dabei unterstützt, ihre Erreichbarkeit zu sichern – ohne hohe Fixkosten, Sozialabgaben oder Ausfallsorgen. Alle Anrufe werden persönlich von unseren Service Mitarbeiter*innen im Namen Ihres Unternehmens entgegengenommen.

Anbei eine Übersicht über die Pakete inklusive Preise:

Direkter Kostenvergleich: Sekretär*in vs. Telefonservice

In der Tabelle anbei können Sie auf einen Blick die Kostenpunkte für die jeweiligen Parteien sowie die jeweiligen Vor- und Nachteile nachlesen.

Um sich die exakte Kostenersparung pro Monat noch genauer anzusehen, haben wir ein realistisches Beispiel mit 7 Anrufen pro Werktag vorbereitet. Das sind dann in etwa 140 Anrufe pro Monat.

So sieht der Kostenvergleich einer internen Sekretär*in und dem Telefonservice von benefit bei 140 Anrufen pro Monat aus:

Gerade in kleinen und mittleren Unternehmen fehlt oft die Kapazität, für ein dauerhaft ausgelastetes Sekretariat. Gleichzeitig will man aber keine Anrufe verpassen und einen professionellen Auftritt vermitteln. Genau hier setzt der Telefonservice von benefit an.

Unser Service soll nicht unbedingt als Ersatz, sondern auch als Ergänzung genutzt werden. Viele unserer Kund*innen kombinieren interne Mitarbeitende mit unserem Service und profitieren von mehr Flexibilität, geringeren Kosten und einer höheren Kundenzufriedenheit.

Ob als Dauerlösung, zur Bewältigung von Stoßzeiten, als Urlaubsvertretung oder als temporäre Zwischenlösung – der benefit Telefonservice passt sich Ihrem Unternehmen an, nicht umgekehrt.

Als Telekommunikationsexperte bieten wir von benefit seit 2014 einen professionellen Telefonservice an, der bereits über 1.200 Kund*innen überzeugt hat. Neben der klassischen Anrufannahme, die zu unseren Kernkompetenzen zählt, bieten wir zahlreiche weitere Sekretariatsdienstleistungen an, darunter die Anrufvermittlung, die Beantwortung von FAQs und das Terminmanagement.

Wir legen dabei großen Wert darauf, für unsere Kund*innen aus den unterschiedlichsten Branchen, immer eine individuell angepasste Lösung zu finden. Deshalb können unsere Pakete auch beliebig erweitert und angepasst werden.

Sie haben nun Interesse an unserem Telefonservice? Dann freuen wir uns über Ihre Kontaktaufnahme! Sie erreichen uns sowohl telefonisch unter 0800 100 2404, als auch über unser Kontaktformular.

Wir freuen uns darauf, von Ihnen zu hören und Ihre Erreichbarkeit gemeinsam auf ein neues Level zu bringen!