Beim Arbeiten im Homeoffice sind Kommunikationsprobleme keine Seltenheit. Dazu kommt die Herausforderung von hybriden Arbeitsplätzen: manche Mitarbeiter*innen sitzen im Homeoffice und manche am Standort. Um in dieser Situation schnell miteinander kommunizieren zu können und eingehende Anfragen nahtlos zu betreuen, benötigt es die richtigen Tipps & Tricks sowie das eine oder andere hilfreiche Tool.

Anrufe die nicht weitergeleitet werden schaden dem Unternehmen sehr. Einerseits kann es Kund*innen verärgern, andererseits kann es Umsatzeinbußen mit sich bringen. Damit das Kommunikationsproblem während der Zeit im Homeoffice so effizient wie möglich gelöst werden kann, ist es ratsam Tools wie einen Telefonservice zu nutzen. Dieser fungiert dann sozusagen als erste Anlaufstelle für alle eingehenden Anrufe und vermittelt diese dann an die zuständigen Personen innerhalb des Unternehmens, auch an jene die im Homeoffice sitzen.

Wie arbeitet man effizient in einem hybriden Arbeitssetting?

Hybrid Work funktioniert dann gut, wenn Mitarbeite*innen im Homeoffice und im Büro dieselben Informationen, dieselben Möglichkeiten und dieselben Kommunikationswege haben. Der Arbeitsort darf weder für Mitarbeiter*innen noch für Kund*innen einen Unterschied machen.

1. Digital First: Alles muss von überall funktionieren

Der wichtigste Grundsatz lautet: Was im Büro funktioniert, muss genauso gut aus dem Homeoffice funktionieren – und umgekehrt.

Informationen, Dokumente und Prozesse dürfen deshalb nicht an einen bestimmten Arbeitsplatz gebunden sein. Konkret bedeutet das:

Dokumente liegen zentral auf einem cloudbasierten Speichersystem (z.B.: SharePoint, OneDrive, Google Drive, etc.) und nicht auf lokalen Laufwerken.
Jeder Termin hat einen Online-Besprechungslink. Auch wenn der Großteil der Personen im Büro ist, können dadurch alle Teilnehmer*innen problemlos am Meeting teilnehmen (z.B. über Microsoft Teams oder Zoom)
Telefonie ist nicht an das Festnetztelefon auf einem Schreibtisch im Büro gebunden. Nutzen Sie VoIP Telefonanlagen und einen Telefonservice zur optimalen Erreichbarkeit – egal ob im Büro, im Homeoffice oder sogar außerhalb Ihrer Geschäftszeiten.

2. Jeder Kommunikationskanal braucht eine klare Aufgabe

Ein häufiges Problem ist jedoch nicht zu wenig Kommunikation, sondern zu viele Kommunikationswege gleichzeitig.

Teams, Slack, E-Mail, Telefon, WhatsApp, ClickUp und persönliche Gespräche funktionieren jeweils gut, aber nicht für denselben Zweck. Deshalb sollte intern klar definiert werden:

Kurze Abstimmung = Kanal A
Projektkommunikation = Kanal B
Externe/Formelle Kommunikation = Kanal C
Dringende Abstimmung = Kanal D

Durch diese klare Struktur bekommt jeder Kommunikationskanal eine klare Aufgabe und Konversationen sind besser dokumentiert.

3. Jede Aufgabe und jede Entscheidung hinterlässt eine digitale Spur

Hybridarbeit scheitert häufig an Sätzen wie: „Das haben wir gestern eh besprochen.“ oder „Das wurde im Büro entschieden.“

Um dies zu verhindern müssen nach jeder wichtigen Abstimmung vier Dinge klar sein:

Was wurde entschieden?
Was muss gemacht werden?
Wer macht es?
Bis wann?

Und genau so sollten Entscheidungen auch digital über den festgelegten Kanal dokumentiert werden. Das ist besonders für Mitarbeiter*innen im Homeoffice wichtig, weil sie weniger informelle Informationen über Gespräche auf dem Gang oder in der Küche mitbekommen.

4. Nicht jedes Thema braucht ein Meeting

Meetings sollten für Dinge eingesetzt werden, bei denen echte Interaktion notwendig ist:

Diskussionen
Entscheidungen
Problemlösung
Brainstorming
sensible Gespräche

Informationen hingegen können häufig asynchron vermittelt werden. Statt eines Meetings:

Statusupdate → Projekttool
Kurze Information → Teams / Slack
Erklärung → kurzes Loom-/Video-Update
Dokument zur Freigabe → Kommentar direkt im Dokument
Entscheidungsgrundlage → kurze schriftliche Zusammenfassung

Dadurch können Mitarbeiter*innen Informationen dann bearbeiten, wenn sie konzentriert arbeiten können.

5. Erreichbarkeit darf nicht vom Arbeitsort abhängen

Der gleiche Grundsatz gilt für Kund*innen. Kund*innen sollten niemals überlegen müssen: „Ist heute überhaupt jemand im Büro?“
Die Unternehmensrufnummer sollte unabhängig davon funktionieren, ob Mitarbeiter*innen gerade:

im Büro,
im Homeoffice,
unterwegs,
in einem Termin,
krank oder
auf Urlaub sind.

Hier kann ein professioneller Telefonservice beziehungsweise ein virtuelles Sekretariat eine zentrale Rolle spielen.

Was ist ein Telefonservice?

Der Telefonservice ist eine externe Dienstleistung, die in erster Linie dazu dient, Anrufe im Auftrag seiner Kund*innen entgegenzunehmen und gemäß den spezifischen Anweisungen und Vorgaben zu bearbeiten. Die Anrufe werden im Namen des jeweiligen Unternehmens entgegengenommen, um sicherzustellen, dass Kund*innen und Geschäftspartner*innen keinen Unterschied zu den internen Mitarbeiter*innen feststellen können. Während jeder Anruf entgegengenommen wird, werden sogenannte Anrufinformationen erstellt. Das bedeutet, dass bei jedem Anruf vermerkt wird, wer angerufen hat, aus welchem Grund die Person angerufen hat und mit wem sie sprechen wollte.

Neben der reinen Anrufannahme kann ein Telefonservice in vielen anderen Bereichen äußerst hilfreich sein. Zum Beispiel kann er bei der Terminvereinbarung unterstützen oder Informationen und Antworten auf häufig gestellte Fragen bereitstellen. Ein Telefonservice kann äußerst flexibel eingesetzt werden und vielfältige Aufgaben übernehmen.

Was sind die Vorteile eines Telefonservices im Homeoffice?

Professionelle Anrufannahme: Ein Telefonservice kann Anrufe im Namen Ihres Unternehmens entgegennehmen, wodurch Kund*innen und Geschäftspartner*innen keinen Unterschied zu internen Mitarbeiter*innen feststellen.
Zeitersparnis: Die Auslagerung der Anrufbearbeitung ermöglicht es Ihnen, sich auf Ihre Kernaufgaben zu konzentrieren, ohne von Telefonanrufen unterbrochen zu werden.
Flexible Erreichbarkeit: Der Telefonservice kann Anrufe zu Ihren festgelegten Arbeitszeiten entgegennehmen und außerhalb dieser Zeiten eine professionelle Anrufweiterleitung oder -beantwortung bieten.
Skalierbarkeit: Sie können den Telefonservice je nach Bedarf erweitern oder reduzieren, ohne zusätzliches Personal einstellen zu müssen.
Gesprächsnotizen: Durch das Anfertigen von Gesprächsnotizen bei Anrufen haben Sie alle relevanten Informationen sofort griffbereit und können schnell darauf reagieren.
Terminvereinbarungen: Ein Telefonservice kann Termine für Sie koordinieren und in Ihren Kalender eintragen, was die Organisation Ihrer Arbeit erleichtert.
Bessere Kundenbetreuung: Sie können Ihren Kund*innen einen kontinuierlichen Service bieten, auch wenn Sie nicht persönlich erreichbar sind.
Erweiterter Kundenservice: Ein Telefonservice kann auch bei der Beantwortung von Kundenanfragen, der Bereitstellung von Informationen und der Lösung von Problemen behilflich sein.
Eindruck von Professionalität: Die Nutzung eines Telefonservices vermittelt den Eindruck, dass Ihr Unternehmen gut organisiert und kundenorientiert ist.
Entlastung im Notfall: Im Falle von Krankheit oder anderen unvorhergesehenen Ereignissen kann der Telefonservice die Kontinuität Ihrer Kommunikation sicherstellen.

Die Integration eines Telefonservices in Ihr Homeoffice kann die Effektivität und den reibungslosen Ablauf Ihrer beruflichen Aktivitäten erheblich verbessern.

Wie unterstützt Sie benefit beim Arbeiten im Homeoffice?

Benefit ist ein Unternehmen, welches einen Telefonservice für alle Unternehmensgrößen und -branchen anbietet. Unser Ziel ist es unsere Kund*innen bei der externen und internen Kommunikation zu unterstützen. Vor allem wollen wir unsere Kund*innen auch in Zeiten von Homeoffice unterstützen.

Wir bieten maßgeschneiderte Kundenservice-Lösungen an, um allen Bedürfnissen unserer Kund*innen gerecht werden zu können. Von Unterstützung während Ihrer Kernzeiten bis hin zur Rund-um-die-Uhr Betreuung, bei unseren Paketen ist garantiert für jedes Unternehmen die optimale Lösung dabei. Weiters können Sie Ihren Telefonservice mit unseren zahlreichen Zusatzoptionen und Erweiterungen individualisieren.

Für eine ausführliche Beratung erreichen Sie uns jederzeit über unser Kontaktformular oder ganz einfach unter 0800 100 2404. Wir freuen uns von Ihnen zu hören!