Telefonservice-Guide 2025: So bleiben Sie jederzeit professionell erreichbar

Egal ob Rechtsanwaltskanzlei, Immobilienbüro oder Start-up – verpasste Anrufe kosten Vertrauen und Umsatz. Ein professioneller Telefonservice unterstützt Sie genau hier! Er sorgt dafür, dass Anrufer*innen freundlich und kompetent betreut werden, selbst wenn Sie oder Ihr Team gerade nicht erreichbar sind.

In diesem Guide erfahren Sie, wie ein Telefonservice funktioniert, welche Kosten- und Qualitätsfaktoren Sie beachten sollten und wie Sie den Dienst einfach und unkompliziert in Ihren Arbeitsalltag integrieren können. Zusätzlich zeigen wir Ihnen wie unterschiedliche Branchen von einem Telefonservice profitieren.

Was ist ein Telefonservice?

Kernaufgaben eines Telefonservice

Ein Telefonservice kann für unterschiedliche Aufgaben genutzt werden. Hier finden Sie eine Kurzübersicht über die wichtigsten Kernaufgaben.

Die 3 häufigsten Pain-Points, die ein Telefonservice löst

Verpasste Anrufe führen zu Umsatzverlusten und verärgerten Leads. Eine aktuelle Studie zeigt, dass 47% der ersten Anrufe bei Kleinunternehmen nicht beantwortet werden.  Unternehmen, die einen Telefonservice nutzen, nahmen dagegen 85% Ihrer Anrufe direkt an. Eine weitere Studie zeigt, dass bis zu 80% aller Anrufer*innen nicht noch einmal versuchen das Unternehmen zu erreichen.
Ein Telefonservice löst genau dieses Problem. Ihre Anrufer*innen haben jederzeit professionelle und kompetente Ansprechpartner*innen. Wir qualifizieren Anrufe und bearbeiten Anliegen direkt, veranlassen Rückrufe oder nehmen Termine und Bestellungen entgegen.

Überlastete Rezeptionen sind ein großer Stressfaktor und minimieren Produktivität. Ständiges Telefonklingeln ist ein Störfaktor, unter dem Ihr ganzes Team leidet. Eine 2024 Studie von Slack zeigt, dass Mitarbeiter*innen durchschnittlich 96 Minuten an produktiver Arbeitszeit auf Grund von Unterbrechungen verlieren. Ein externer Telefonservice sorgt dafür, dass Unterbrechungen durch eingehenden Telefonate minimiert werden und Ihre Fachkräfte sich komplett auf Ihre Kerntätigkeiten konzentrieren können.

Unprofessionelle Erstkontakte können zu Imageschäden und negativen Bewertungen führen. Der erste Eindruck zählt, auch für Unternehmen! 71% von Kund*innen bewerten Unternehmen negativ, wenn der erste telefonische Kontakt nicht zufriedenstellend ist (Quelle: linkedin.com). Auch Bewertungen werden häufiger von unzufriedenen Kund*innen hinterlassen. Eine aktuelle Studie zeigt, dass 13% der Befragten negative Erlebnisse 15mal häufiger weitererzählen und 86% der Befragten zögern danach überhaupt bei dem Unternehmen zu kaufen. Geschulte Expert*innen können dies verhindern. Sie garantieren, dass jedes Gespräch professionell und zufriedenstellend bearbeitet wird.

So finden Sie den passenden Telefonservice Partner

Hier finden Sie einen kurzen Überblick über die wichtigsten Auswahlkriterien, damit Sie garantiert den Partner finden, der am besten zu Ihnen und Ihren Anforderungen passt.

Wichtige Punkte bei der Dienstleisterauswahl

• Fokus und Spezialisierungen. Prüfen Sie, ob der Dienstleister vorwiegend Großunternehmen, KMUs oder speziellere Branchen wie Gesundheits- oder Rechtswesen betreut.
• Sprach- und Fachkompetenzen. Kontrollieren Sie, ob alle Sprachen, die Sie benötigen abgedeckt werden können. Achten Sie auch darauf, dass spezifisches Fachwissen vorhanden ist, sofern dies notwendig ist. Unser Mitarbeiter*innen sind beispielsweise auf diverse Branchen wie Rechtswesen, die Immobilien- und Gesundheitsbranche top geschult.
• Individuelle Anpassungen. Klären Sie ab, inwieweit Begrüßungstext, Reporting und Prozesse angepasst werden können. Bei benefit ist es beispielsweise möglich, Ihren Telefonservice durch Zusatzoptionen und Erweiterungen genau an Ihre Bedürfnisse anzupassen.
• Vertragsbedingungen. Transparente Laufzeiten, faire Kündigungsfristen und klare Regelungen sind wichtig. 

Preis- und Abrechnungsmodelle

• Transparenz & Nachvollziehbarkeit. Alle Preisbestandteile, wie Setup Kosten, Anrufkosten oder Zusatzoptionen, sollten leicht nachvollziehbar sein.
• Abrechnungsvarianten. Es gibt unterschiedliche Möglichkeiten, wie Minutenpreise, Anrufpreise, Paket- oder Hybridtarife. Wir bei benefit setzen auf transparente Grundgebühren plus Anrufpreise. Somit zahlen Sie nur pro Anruf, unabhängig davon, wie lang das Gespräch dauert.
• Klare Reportings. Die Übersicht zu Ihren Anrufen sollte klar verständlich sein und automatisch geliefert werden.

Erreichbarkeit und Servicelevel

• Verfügbare Servicezeiten. Klären Sie ab, ob der Telefonservice während Bürozeiten, für erweiterte Bürozeiten oder auch 24/7 genutzt werden kann.
• Regeln zur Weiterleitung. Legen Sie fest, wann und wie Anrufe oder Anrufinformationen weitergeleitet werden. Benefit leitet standardmäßig alle Anrufinformationen per Mail weiter. Bei Bedarf kann dies auch per SMS passieren.
• Qualitätssicherung. Regelmäßige Schulungen und Call-Monitoring sind besonders wichtig, um dauerhafte Qualität zu garantieren. 

Integration in CRM-Systeme

• Schnittstellen zu Ihrem CRM-System. Prüfen Sie, ob der Telefonservice mit Ihrem CRM-System gut kombinierbar ist. Erfahren Sie hier, wie wir dies bei benefit garantieren: Kundenservice Integration in Ihr CRM System.
• Kalender-Kompatibilität. Kann der Dienstleister direkt in Ihrem Online-Kalender Termine buchen und verwalten?

Datenschutzregelungen

• DSGVO-Konformität und AVV. Achten Sie darauf, dass der Dienstleister streng auf DSGVO-Regelungen achtet. Auch ein Auftragsverarbeitungsvertrag und klare Löschfristen sind wichtig.
• Geheimhaltungspflichten. Vertraulichkeitsvereinbarungen und regelmäßige Datenschutztrainings für Mitarbeiter*innen müssen nachweisbar vorliegen. 

Einrichtung des Telefonservice bei benefit – in nur wenigen Schritten zu mehr Erreichbarkeit

1. Passendes Paket auswählen und online bestellen
   Bei benefit können Sie zwischen drei unterschiedlichen Telefonservice Paketen wählen. Mit unserem Paketrechner finden Sie Ihr passendes Paket einfach und unkompliziert: zum Paketrechner. Haben Sie sich für ein Paket entschieden, können Sie dieses direkt online bestellen. 
2. Benötigte Zusatzoptionen und Erweiterungen auswählen
   Brauchen Sie beispielsweise eine Wochenenderweiterung oder individuelle Zusatzfelder für Rechnungsnummern und Co. in Ihrer Anrufinformation? Die gewünschten Zusatzoptionen können Sie direkt online mit buchen. So passt sich unser Service individuell an Ihre Bedürfnisse an.
3. Unternehmensinformationen im benefit-Kundenbereich hinterlegen
   In Ihrem persönlichen Kundenbereich erfassen Sie alle wichtigen Informationen wie Begrüßungstext, Leitfäden zur Gesprächsbearbeitung (z.B. Qualifizierungsfragen), Öffnungszeiten und Ihre Mitarbeiter*innen. Hier finden Sie ausführliche Informationen zur Einrichtung Ihres Kundenbereichs: How to: Einrichtung für Ihren Telefonservice.
4. Anrufe weiterleiten und Status einrichten
   Sobald Ihre Angaben gespeichert sind, können Sie die Rufumleitung an Ihre persönliche Servicenummer von benefit weiterleiten. Je nach Bedarf geht dies dauerhaft, bei Besetzt oder auch erst nach einer gewissen Zeit. Eine detaillierte Anleitung finden Sie hier: So einfach richten Sie Ihre Anrufweiterleitung ein.
   Mit der Statusplanung können Sie Termine, Urlaube und Bereitschaften im Voraus planen und direkt hinterlegen. Unsere Mitarbeiter*innen können Ihre Anrufer*innen somit immer bestens beauskunften. Hier finden Sie mehr Informationen zur Statusplanung: Erleichterung durch die Statusplanung.
5. Anrufannahme und -informationen
   Sobald Sie Ihre Rufumleitung eingerichtet haben, gehen eingehende Anrufe direkt bei unseren Mitarbeiter*innen ein. Wir melden uns mit Ihrem Begrüßungstext, bearbeiten Anrufe exakt nach Ihren Vorgaben und schicken Ihnen direkt nach jedem Gespräch eine ausführliche Anrufinformation. So bleiben Sie stets informiert und können bei Bedarf nahtlos an das Gespräch anknüpfen.

Die gesamte Einrichtung dauert in der Regel weniger als 30 Minuten! Alle Informationen können in Ihrem benefit-Kundenbereich jederzeit angepasst und aktualisiert werden. So sind Sie schnell professionell erreichbar und verpassen keinen Anruf mehr.

Branchenspezifische Anwendungsfälle – so unterstützt benefit die unterschiedlichsten Unternehmen  

Rechtsanwälte und Kanzleien

Ein Telefonservice stellt sicher, dass Ihre Kanzlei zuverlässig erreichbar bleibt, gibt Mandant*innen Auskunft über Verfügbarkeiten und FAQs und dokumentiert alle Anrufe.

Hier erfahren Sie mehr über unsere Dienstleistung speziell für Anwält*innen: Optimale Mandantenbetreuung durch ein externes Anwaltssekretariat – Vorteile und Empfehlungen.

Ärzt*innen und Gesundheitswesen

Wir vereinbaren Termine direkt in Ihrem Online-Kalender, behandeln Patientendaten DSGVO-konform und beantworten Standardfragen zu Sprechzeiten oder Rezeptabholungen kompetent.

Hier erfahren Sie mehr: Diese Top Vorteile bietet Ihnen ein Telefondienst für Ihre Arztpraxis

Immobilienmakler*innen

Unsere qualifizierte Mitarbeiter*innen übernehmen die Erstansprache neuer Leads, geben Auskünfte zu Objektfragen und koordinieren Besichtigungstermine. Somit können Sie sich komplett auf Ihre Besichtigungen vor Ort konzentrieren.

Erfahren Sie mehr darüber, wie wir Immobilienmakler*innen in Ihrem Alltag unterstützen können: Unterwegs und jederzeit erreichbar: So gelingt es Immobilienmakler*innen

Zahlreiche Kund*innen aus den unterschiedlichsten Branchen berichten von höherer Kundenzufriedenheit, weniger verpassten Chancen und einer professionelleren Erreichbarkeit. Lesen Sie hier mehr darüber, was unsere Kund*innen sagen: Referenzen und ProvenExpert Bewertungen.

Sind Sie bereit Ihre Erreichbarkeit auf das nächste Level zu heben?

Dann sprechen Sie mit uns! Unsere Expert*innen nehmen sich gerne Zeit, um gemeinsam mit Ihnen das optimale Telefonservice Paket für Ihr Unternehmen zu finden. Kontaktieren Sie uns einfach unter 0800 100 2404 oder über unser Kontaktformular. Natürlich können Sie Ihr Paket auch gerne direkt online bestellen und umleiten!

Wir freuen uns auf Ihre Anfrage und darauf, Ihnen alle Fragen rund um einen professionellen Telefonservice zu unterstützen!