Anrufer*innen haben meist ein konkretes Anliegen. Egal ob Probefahrt, Inspektion, Räderwechsel oder Schäden: Ihre Kund*innen wollen direkt einen Termin, nicht später und eine sofortige Antwort wird vorausgesetzt.
Gerade im Kundenservice bleibt das Telefon ein zentraler Kontaktkanal. Genau hier entsteht in vielen Autohäusern ein Engpass. Ihr Team befindet sich im Kundengespräch, in der Werkstatt wird auf Hochtouren gearbeitet und gleichzeitig klingelt Ihr Telefon durchgehend.

Aber was ist die Lösung? Mit einem professionellen Telefonservice wird aus dem Telefonchaos ein sauberer Prozess. Sie bleiben erreichbar, Anliegen werden richtig aufgenommen und weitergeleitet und Termine werden direkt am Telefon gebucht.

Was ist ein Telefonservice für Autohäuser?

Ein Telefonservice ist ein externes Telefonsekretariat, das Anrufe im Namen Ihres Autohauses entgegennimmt. Ihre Anrufer*innen merken keinen Unterschied: die Mitarbeiter*innen melden sich mit Ihrem Unternehmensnamen und Ihre Anrufer*innen bekommen eine freundliche und kompetente Betreuung.

Typische Aufgaben eines Telefonservice

Anrufannahme mit individueller Begrüßung
Weiterleitung an zuständige Personen oder Abteilungen (wenn diese verfügbar sind)
Anrufinformationen inklusive Kontaktdaten, Anliegen und Dringlichkeit
Rückrufwünsche koordinieren und priorisieren
Terminannahme und -koordination, z.B. für Werkstattermine oder Probefahrten
Auskünfte über Öffnungszeiten, Standorte, Unterlagenhinweise, …

Typische Service-Level für Autohäuser

Zur Abdeckung regulärer Geschäftszeiten (z.B. Montag – Freitag, 8 – 18 Uhr)
Abdeckung von Stoßzeiten (z.B. mittags, morgens oder auch nach Feierabend)
Saisonal (z.B. während Reifenwechsel oder Urlaubszeiten)
Backup-Lösung (z.B. bei Krankheit, Urlaub oder Personalmangel)

Was ist der Unterschied zwischen einem Telefonservice und einem Call Center?

Ein Telefonservice ist mehr als eine reine Hotline. Er fungiert als Ihr erweitertes Sekretariat und ist komplett individuell auf Ihre Abläufe und Anforderungen angepasst.

Merkmal	Telefonservice	Call Center
Ziel	Erreichbarkeit und Servicequalität verbessern und sichern	Hohe Anrufmengen abfangen
Auftreten	Wie eine interne Telefonzentrale komplett auf Ihr Unternehmen angepasst	Oft standardisierte Abläufe
Prozesse	Individuell nach Ihren Vorgaben und Anforderungen	Häufig standardisiert
Fokus	Anliegen aufnehmen, qualifizieren, wenn möglich direkt bearbeiten oder sauber übergeben	Oft für Verkauf und Outbound Tätigkeiten
Ergebnis	Weniger verpasste Anrufe und bessere Kundenerfahrung	Häufig Steigerung der Reichweite oder Abschlussquoten

Use Cases: So hilft ein Telefonservice Autohäusern konkret

Ein guter Telefonservice unterstützt Autohäuser nicht nur bei der Sicherung ihrer Erreichbarkeit, sondern macht Abläufe leichter und effizienter. Hier finden Sie eine Use Cases, wie Autohäuser unseren Service nützen.

Werkstatt und Service

Typische Leistungen sind hier Aufnahme des Terminwunsches und Grund, koordinieren von Rückruffenstern und das Festlegen der Dringlichkeit (z.B. Panne, Mobilitätsgarantie, …). Sie erhalten nach jedem Gespräch eine strukturierte Anrufinformationen und, je nach gewählten Setup, wird der Termin direkt in Ihrem Kalender gebucht.

Beispiel:
Ihr Kunde ruft an und unsere Mitarbeiter*innen nehmen das Anliegen sauber auf (inkl. Kennzeichen, Fahrzeugmodell, Wunschdatum, …). Das Anliegen wird nach vorab festgelegten Prozessen priorisiert (dringend vs. normal) und wird mit allen Informationen an Ihr Serviceteam übergeben. Sie haben alle Infos ohne selbst ranzugehen und Ihr Kunde hat eine schnelle Rückmeldung und Terminbestätigung erhalten.

Verkauf

Im Verkauf sind viele Informationen vorab wichtig, um vorbereitet und strukturiert in das Gespräch zu gehen. Hier kann ein Telefonservice helfen. Im ersten Gespräch werden z.B. Wunschmodell und Alternativen, gewünschter Kaufzeitpunkt sowie allgemeine Wünsche und Anliegen aufgenommen.

Ein Telefonservice im Verkauf kann:

Probefahrt Anfragen aufnehmen und vorqualifizieren (Modell, Wunschzeit, Kontaktdaten, …)
Verfügbarkeiten prüfen und Anliegen aufnehmen (Neu- oder Gebrauchtwagen, Ausstattung, Budgets, …)
Leads strukturieren und an den Verkauf übergeben

Teile und Zubehör

Gerade hier sind Anrufer*innen oft sehr zielorientiert. Ein sauberer Prozess spart intern also viel Zeit.

Anliegen aufnehmen (Teilnummer, Fahrzeugdaten und Bedarf)
Zuständigkeit klären (Teildienst, Werkstatt, Serviceberater, …)
Rückruf und Weiterleitung koordinieren

Die benefit-Lösung: individuell, professionell und auf Wunsch KI-gestützt

Uns ist es besonders wichtig, Ihnen einen individuellen und perfekt auf Sie abgestimmten Service zu bieten. Denn unser Ziel ist es immer, wie ein Teil Ihres Teams zu klingen!

Das schätzen Autohäuser und Werkstätten besonders an benefit:

Professionelle Telefonannahme im Namen Ihres Autohauses
Individuelle Gesprächsleitfäden nach Ihren Vorgaben
Saubere Anrufinformationen, die wirklich weiterhelfen
Flexible Abdeckung je nach Bedarf sowie einfache Skalierung
Entlastung Ihres Teams, ohne dass Kundennähe verloren geht

Hier erfahren Sie mehr darüber, was unsere Kund*innen denken: Mehr als 350 Bewertungen sprechen für sich

Wir bieten 3 unterschiedliche Pakete an, die je nach Bedarf mit zahlreichen Erweiterungen und Zusatzoptionen optimal auf Sie zugeschnitten werden können. Hier finden Sie einen Rechner, der Sie dabei unterstütz, das perfekte Paket für Sie zu finden: Finden Sie Ihr perfektes Paket!

Neben der klassischen Telefonannahme setzen auch immer mehr Autohäuser und Werkstätten auf KI-gestützte Telefonlösungen, besonders wenn es um Standardanliegen oder Anfragen außerhalb der Geschäftszeiten geht. Mit einer individuellen KI-Telefonassistenz von benefit geht dies ganz einfach:

24/7 erreichbar für definierte Anliegen
Entlastung bei häufigen Fragen und Routinethemen
Schnelle Vorqualifizierung

Das Hybrid-Modell von benefit

Mit benefit können so von beiden Modellen profitieren. Wir kombinieren das Beste aus beiden Ansätzen, um Ihnen den optimalen Service zu bieten.

Ihre KI-Telefonassistenz für Standardfälle sowie Anrufe außerhalb Ihrer Kernzeiten:

Anfragen zu Öffnungszeiten, Standort oder allgemeinen Informationen
Terminwünsche aufnehmen
Rückrufe erfassen und strukturieren
Erste Einordung: Service, Verkaufe, Teile oder Schaden

Menschliche Mitarbeiter*innen von benefit für komplexe Fälle, Eskalationen oder VIP-Kund*innen:

Beschwerden, schwierige Situationen oder direkt lösbare Anliegen
Komplexe technische Rückfragen
Sonderkund*innen oder wichtige Bestandskund*innen
Individuelle Terminabstimmungen oder direkte Buchung in Ihrem Kalender

Häufige Fragen zu unserem Telefonservice für Autohäuser

Dies hängt von Ihrem gewählten Paket, Servicezeiten sowie der Komplexität ab. Unsere Pakete starten bei 74,- € pro Monat und 1,99 € pro Anruf. Hier finden Sie mehr Informationen zu unseren Preisen: Telefonservice Preise.

Mehr Informationen zu den Kosten für eine individuelle KI-Telefonassistenz finden Sie hier: KI-Lösung von benefit.

Ja, wenn Sie uns Zugriff auf Ihren Terminkalender geben, können unsere Mitarbeiter*innen diese direkt buchen. Vorab werden dafür Prozesse zu Art des Termins, Dauer, bevorzugte Zeiten und Eskalationsregeln festgelegt. Viele Autohäuser nutzen das, um Ihr Team spürbar zu entlasten.

Ja, natürlich. Hierzu werden vorab Prozesse festgelegt, nach denen unsere Mitarbeiter*innen anschließend verbinden und weiterleiten.

Zuerst wählen Sie Ihr bevorzugtes Paket. Dieses können Sie direkt online buchen oder vorab mit unseren Expert*innen genauer besprechen. Nach Buchung erhalten Sie eine Zielrufnummer auf die Sie anschließend weiterleiten können. Nun richten Sie nur noch Ihren benefit-Kundenbereich ein und stellen alle relevanten Informationen zur Verfügung. Auch hier helfen Ihnen unsere Expert*innen gerne!

Hier erfahren Sie ganz genau, wie unser Telefonservice funktioniert: Telefonservice-Guide: So bleiben Sie jederzeit professionell erreichbar.

Die Einrichtungsdauer kann je nach gewähltem Paket variieren. Das BASIS-Paket ist bereits in ein paar Minuten einsatzbereit, während das SMART 24-Paket meist mehr Zeit bei der Einrichtung in Anspruch nimmt. Je nachdem wie viele Informationen und Schulungen unsere Telefonservice-Mitarbeiter*innen zur Entgegennahme Ihrer Anrufer benötigt, desto länger kann die Einrichtung dauern.

Dabei teilen wir Ihrer Rufnummer eine Zielrufnummer zu, unter welcher wir Ihre Anrufe entgegennehmen und nach Wunsch bearbeiten. Hier finden Sie eine Anleitung wie dies bei einem iOS und Android Betriebssystem funktioniert. Eine Rufumleitung kann aber auch mittels GSM-Codes oder Tastenkombinationen erfolgen.

Grundsätzlich bestimmen Sie welche Daten aufgenommen werden. Vor- und Nachname, Telefonnummer sowie der Firmenname werden jedoch zur Weiterbearbeitung immer erfragt. Je nach Belieben können auch Informationen wie Fahrzeugdaten, gewünschtes Modell, angefragtes Service und vieles mehr individuell erweitert werden.

Haben Sie Interesse an einem individuellen Telefonservice für Ihr Autohaus oder Ihre Werkstätte? Kontaktieren Sie uns gerne jederzeit über unser Kontaktformular oder unter 0800 100 2404. Unsere Expert*innen helfen Ihnen gerne dabei, die optimale Lösung für Sie zu finden! Wir freuen uns von Ihnen zu hören.