Das Wichtigste auf einen Blick
- Der Telefonservice von benefit nimmt Anrufe im Namen der Kanzlei entgegen, erfasst alle wichtigen Informationen strukturiert und leitet diese zuverlässig mittels Anrufinformationen weiter.
- Besonders sinnvoll ist der Service für Einzelanwält*innen, kleine Kanzleien, Anwält*innen mit vielen Gerichtsterminen oder hohem Beratungsaufkommen.
- Wir übernehmen Anrufe genau nach Ihren Vorgaben, stellen dringende Anliegen direkt durch und koordinieren auf Wunsch ebenfalls Ihre Termine.
- Kanzleien profitieren von besserer Erreichbarkeit, weniger Unterbrechungen im Arbeitsalltag, professionellem Erstkontakt und weniger verlorenen Mandatsanfragen.
Die Grundlagen zuerst: Wie funktioniert externe Anrufannahme in der Kanzlei?
Ein Telefonservice für Anwält*innen nimmt Anrufe im Namen der Kanzlei entgegen, erfasst Informationen wie Name, Telefonnummer, Anliegen oder Aktenzeichen strukturiert, stellt dringende Anrufe nach Vorgabe direkt durch und sendet anschließt eine ausführliche Anrufinformation an die Kanzlei.
So bleiben Anwält*innen erreichbar, ohne bei Beratungen, Gerichtsterminen oder während konzentrierter Aktenarbeit ständig unterbrochen zu werden.
Für wen ist ein Telefonservice sinnvoll?
Ein Telefonservice ist für diverse Anwält*innen und Kanzleien sinnvoll. Hier finden Sie eine kurze Übersicht über Kanzleitypen, die wir bereits erfolgreich im Arbeitsalltag unterstützen.
- Einzelanwält*innen ohne ein eigenes Sekretariat
- Kleine Kanzleien mit überlastetem Empfang
- Kanzleien und Anwält*innen mit vielen Gerichtsterminen
- Kanzleien und Anwält*innen mit hohen Beratungsvolumen
- Kanzleien mit Abend-, Wochenend- oder Notfallanfragen
In diesen Situationen lohnt sich ein Telefonservice besonders
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Nutzen des Telefonservice |
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Sie sind oft bei Gericht |
Anrufe landen nicht auf der Mailbox und Anrufer*innen haben direkt Ansprechpartner*innen. |
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Ihr Sekretariat ist ausgelastet |
Anrufe werden vorqualifiziert und bearbeitet, während Ihr Team sich auf Arbeiten vor Ort konzentrieren kann. |
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Sie wollen neue Mandate nicht verpassen |
Interessent*innen gelangen direkt an professionelle, kompetente Ansprechpartner*innen. |
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Sie brauchen Ruhe für juristische Arbeit |
Alle Anrufe werden mit allen relevanten Informationen erfasst, sodass Sie alle Rückrufe gebündelt erledigen können. |
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Sie haben viele wiederkehrende Fragen |
Standardinformationen können von unseren Mitarbeiter*innen direkt beantwortet werden. |
Wie funktioniert der Telefonservice von benefit konkret?
Unser Service kann in 6 einfachen Schritten zusammengefasst werden. Hier erfahren Sie, wie der Ablauf standardmäßig abläuft, damit Sie besser abschätzen können, ob dies passend für Ihre Kanzlei ist.
- Passendes Paket auswählen, online buchen und benefit-Kundenbereich einrichten.
- Mit Hilfe der Rufumleitung legt jede Kanzlei individuell fest, wann benefit übernehmen soll.
- Unsere Mitarbeiter*innen nehmen Ihre Anrufe nach Ihren Vorgaben an und bearbeiten diese entsprechend.
- Jedes Anliegen wird strukturiert erfasst, dokumentiert und bearbeitet.
- Dringende Anrufe werden je nach Ihren Vorgaben direkt durchgestellt.
- Die Kanzlei, bzw. die jeweiligen Anwält*innen, erhalten nach jedem Gespräch eine detaillierte Anrufinformation.
In diesem Artikel finden Sie tiefer gehende Informationen rund um wie der Telefonservice für Anwält*innen und Kanzleien konkret funktioniert. Lesen Sie gerne rein: Alles auf einen Blick: Telefonservice für Anwält*innen und Jurist*innen erklärt
So funktioniert der Telefonservice für Anwält*innen in der Praxis: Beispiel aus dem Arbeitsalltag
Anhand einiger konkreter Beispiele möchten wir Ihnen hier zeigen, wie ein Telefonservice Anwält*innen im Arbeitsalltag unterstützt und einen erheblichen Mehrwert bietet.
Praxisbeispiel: während eines Gerichtstermin kommt eine neue Mandatsanfrage rein
Eine Anwältin ist vormittags bei Gericht. Währenddessen ruft eine potenzielle Mandantin an, weil sie gerade eine Kündigung erhalten hat und wissen möchte, ob sie etwas dagegen tun kann. Sie benötigt einen Termin für eine Erstberatung.
- Ohne Telefonservice: Der Anruf landet auf der Mailbox und die Mandantin ist verunsichert, wann sie mit einer Rückmeldung rechnen kann. Sie sucht daher weiter und ruft bei einer anderen Kanzlei an.
- Mit dem Telefonservice von benefit: Eine Mitarbeiterin von benefit nimmt den Anruf im Namen der Anwältin entgegen. Sie informiert darüber, dass die Anwältin gerade in einem Gerichtstermin ist, sich aber nachmittags melden wird. Sie nimmt alle Informationen auf und leitet diese weiter. So kann die Anwältin lückenlos an das Gespräch anknüpfen und verliert keine potenzielle Mandantin.
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Ohne Telefonservice |
Mit dem Telefonservice von benefit |
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Der Anruf landet auf der Mailbox und die Mandantin ist verunsichert, wann sie mit einer Rückmeldung rechnen kann. Sie sucht daher weiter und ruft bei einer anderen Kanzlei an. |
Eine Mitarbeiterin von benefit nimmt den Anruf im Namen der Anwältin entgegen. Sie informiert darüber, dass die Anwältin gerade in einem Gerichtstermin ist, sich aber nachmittags melden wird. Sie nimmt alle Informationen auf und leitet diese weiter. So kann die Anwältin lückenlos an das Gespräch anknüpfen und verliert keine potenzielle Mandantin. |
Praxisbeispiel: konzentriertes Arbeiten ohne ständige Unterbrechungen
Ein Anwalt arbeitet an einem Schriftsatz und jede Unterbrechung kostet Zeit, Konzentration und Nerven. Er möchte gerne für einige Stunden konzentriert arbeiten, jedoch trotzdem für Mandant*innen erreichbar sein.
- Ohne Telefonservice: Der Anwalt geht selbst ans Telefon, wird unterbrochen, verliert Fokus und braucht danach wieder Zeit, um in die Arbeit hineinzufinden. Dies kann auf Dauer frustrierend sein.
- Mit dem Telefonservice von benefit: Die Anrufe werden angenommen, alle Informationen abgefragt und anschließend mit einer Anrufinformation an den Anwalt weitergeleitet. Somit hat der Anwalt alle benötigten Informationen, um Anrufe effizient abzuarbeiten. Er nutzt den Telefonservice also, um zu entscheiden, wann er selbst erreichbar ist und wann nicht. Während konzentrierten Arbeitsphasen übernimmt benefit.
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Ohne Telefonservice |
Mit dem Telefonservice von benefit |
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Der Anwalt geht selbst ans Telefon, wird unterbrochen, verliert Fokus und braucht danach wieder Zeit, um in die Arbeit hineinzufinden. Dies kann auf Dauer frustrierend sein. |
Die Anrufe werden angenommen, alle Informationen abgefragt und anschließend mit einer Anrufinformation an den Anwalt weitergeleitet. Somit hat der Anwalt alle benötigten Informationen, um Anrufe effizient abzuarbeiten. Er nutzt den Telefonservice also, um zu entscheiden, wann er selbst erreichbar ist und wann nicht. Während konzentrierten Arbeitsphasen übernimmt benefit. |
Praxisbeispiel: Mandantenanfrage im Familienrecht
Eine Kanzlei erhält einen Anruf von einer emotional belasteten Person. Es geht um Scheidung, Erziehungsrecht und Unterhalt. Sie benötigt hier weitere Auskunft und möchte mit einem Anwalt reden.
- Ohne Telefonservice: Der Anwalt geht selbst ans Telefon, wird unterbrochen, verliert Fokus und braucht danach wieder Zeit, um in die Arbeit hineinzufinden. Dies kann auf Dauer frustrierend sein.
- Mit dem Telefonservice von benefit: Die Anrufe werden angenommen, alle Informationen abgefragt und anschließend mit einer Anrufinformation an den Anwalt weitergeleitet. Somit hat der Anwalt alle benötigten Informationen, um Anrufe effizient abzuarbeiten. Er nutzt den Telefonservice also, um zu entscheiden, wann er selbst erreichbar ist und wann nicht. Während konzentrierten Arbeitsphasen übernimmt benefit.
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Ohne Telefonservice |
Mit dem Telefonservice von benefit |
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Eventuell ist gerade niemand erreichbar in der Kanzlei und das potenzielle Mandat geht verloren. Gerade in emotionalen Momenten ist es wichtig, an kompetente Ansprechpartner*innen zu geraten, die Gespräche mit Feingefühl führen. |
Unsere geschulten Mitarbeiter*innen sind bestens auf emotionale Gespräche vorbereitet. Sie informieren die Anrufer*innen darüber, wann sie einen Rückruf der Kanzlei erwarten können, nehmen alle Informationen sensibel auf und stellen, wenn möglich, direkt an die zuständigen Anwält*innen durch. |
Praxisbeispiel: Strafrechtlicher Notfall
Eine Anwältin erhält einen Anruf von einem Angehörigen, da eine Hausdurchsuchung stattfindet. Die Anwältin befindet sich gerade in fokussierter Arbeit und leitet deshalb Anrufe an benefit weiter. In ihrem Kundenbereich ist allerdings hinterlegt, dass Notfälle und sehr dringende Anfragen jederzeit durchgestellt werden können.
- Ohne Telefonservice: Da die Anwältin konzentriert arbeiten möchte, landet dieser Anruf entweder mit allen anderen auf der Mailbox oder sie wird auch von nicht dringenden Anrufen aus dem Fokus gerissen.
- Mit dem Telefonservice von benefit: Unsere Mitarbeiter*innen nehmen diesen Anruf an, fragen zuerst alle Informationen zur Person und Situation ab und stellen anschließend den Anruf auf Wunsch direkt zur Anwältin durch. Sollte diese nicht erreichbar sein, wird eine Eskalations-SMS verschickt, um sicherzugehen, dass sie das Anliegen so schnell wie möglich sieht.
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Ohne Telefonservice |
Mit dem Telefonservice von benefit |
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Da die Anwältin konzentriert arbeiten möchte, landet dieser Anruf entweder mit allen anderen auf der Mailbox oder sie wird auch von nicht dringenden Anrufen aus dem Fokus gerissen. |
Unsere Mitarbeiter*innen nehmen diesen Anruf an,fragen zuerst alle Informationen zur Person und Situation ab und stellen anschließend den Anruf auf Wunsch direkt zur Anwältin durch. Sollte diese nicht erreichbar sein, wird eine Eskalations-SMS verschickt, um sicherzugehen, dass sie das Anliegen so schnell wie möglich sieht. |
Praxisbeispiel: klassische Terminvereinbarung für Erstberatungen
Eine Kanzlei nutzt benefit als externes Sekretariat um alle Anliegen abzufangen und vorzuqualifizieren. Eine Interessentin ruft an und möchte nicht nur einen Rückruf sonders direkt einen Erstberatungstermin buchen.
- Ohne Telefonservice: Da die Kanzlei kein internes Sekretariat hat, ist jeder Anruf eine Unterbrechung. Häufig können Anrufe auch nicht angenommen werden, da die Anwält*innen in Gespräche oder Gerichtsterminen sind.
- Mit dem Telefonservice von benefit: Die Kanzlei hat benefit Zugriff auf Ihren Onlinekalender gegeben, damit unsere Mitarbeiter*innen direkt Termine buchen können. Sie bieten den Anrufer*innen mögliche Termine innerhalb der vorgegeben Zeitfenster an und buchen diese direkt. Die Kanzlei findet also alle Informationen zum Anliegen direkt im Kalender und erhält diese auch per Anrufinformation.
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Ohne Telefonservice |
Mit dem Telefonservice von benefit |
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Da die Kanzlei kein internes Sekretariat hat, ist jeder Anruf eine Unterbrechung. Häufig können Anrufe auch nicht angenommen werden, da die Anwält*innen in Gespräche oder Gerichtsterminen sind. |
Die Kanzlei hat benefit Zugriff auf Ihren Onlinekalender gegeben, damit unsere Mitarbeiter*innen direkt Termine buchen können. Sie bieten den Anrufer*innen mögliche Termine innerhalb der vorgegeben Zeitfenster an und buchen diese direkt. Die Kanzlei findet also alle Informationen zum Anliegen direkt im Kalender und erhält diese auch per Anrufinformation. |
Was funktioniert gut und worauf sollten Kanzleien achten? Unsere Erfahrungen.
Unsere Kund*innen berichten uns von zahlreichen Vorteilen, die sie in Ihrem Arbeitsalltag wirklich unterstützen. Neben der verbesserten Erreichbarkeit und weniger Unterbrechungen, schätzen sie ebenfalls den professionellen Erstkontakt, den unsere Mitarbeiter*innen jederzeit garantieren. Außerdem verlieren sie weniger Mandatsanfragen.
Mit unserem Telefonservice können Kanzleien und Anwält*innen ihre Rückrufe besser organisieren, z.B. je nach Dringlichkeit zu gewissen Zeitfenstern, und entlasten Ihr internes Sekretariat enorm.
Lesen Sie gerne mehr darüber, was unsere Kund*innen denken: Referenzen und Kundenmeinungen
Kein Service ist immer perfekt und auch bei uns kommt es hin und wieder zu Stolpersteinen in der Zusammenarbeit. Namen werden falsch verstanden, wichtige Informationen werden vergessen oder die Regeln für Dringlichkeiten sind nicht optimal festgelegt.
Um diese Probleme zu vermeiden, haben wir natürlich Lösungen gefunden! Mit Hilfe klarer Pflichtfelder, beispielsweise für Aktenzeichen, stellen wir sicher, dass keine Informationen untergehen. Unsere Mitarbeiter*innen werden regelmäßig geschult und unsere Expert*innen legen Abläufe gemeinsam mit Kanzleien fest, um sicher zu gehen, dass alles rund läuft.
Wir optimieren unsere Prozesse laufend, da es uns am Herzen liegt, unseren Kund*innen die beste Qualität zu bieten!
Wie sieht es mit Datenschutz und Verschwiegenheiten aus?
Alle unsere Prozesse sind natürlich DSGVO-konform! In Ihrem benefit-Kundenbereich legen Sie fest, welche Abläufe und Informationen für Ihre Kanzlei gelten. Somit ist unser Service nicht nur sicher, sondern auch individuell an Ihre Kanzlei angepasst.
Genauere Informationen zu Speicherung von Daten, Zugriffen und Auftragsverarbeitungsverträgen finden Sie in unserem Datenschutz. Alternativ können Sie auch direkt unsere Expert*innen kontaktieren. Diese beantworten all Ihre Fragen gerne persönlich für Sie!
Was kostet ein Telefonservice für Anwälte?
Wir bieten drei Paket an: BASIS, PRO 50 und SMART 24. Diese Pakete unterscheiden sich zum Beispiel in Servicezeiten, Wochenenderreichbarkeit und der Möglichkeit zur Terminkoordination. Für Kanzleien, die nur während klassischen Bürozeiten Unterstützung benötigen, empfehlen wir unser BASIS Paket. Für Kanzleien, die möchten, dass wir auch Terminmanagement übernehmen, empfehlen wir unser PRO 50 Paket.
Als moderner Telefonservice bieten wir zusätzlich auch eine KI-Lösung an. Diese kann entweder alleinstehend oder als Hybrid-Lösung genutzt werden. Hier finden Sie nähere Informationen dazu: 3 Wege zur perfekten Erreichbarkeit: be human, be hybrid oder be ai
Jetzt den Telefonservice von benefit für Ihre Kanzlei nutzen
Möchten auch Sie unseren Service nutzen, um Ihren Arbeitsalltag zu erleichtern? Kontaktieren Sie uns gerne über unser Kontaktformular oder rufen Sie uns unter 0800 100 2404 an. Unsere Expert*innen beraten Sie gerne und gemeinsam finden wir das optimale Set-Up für Sie und Ihre Kanzlei!
Alternativ können Sie Ihr bevorzugtes Paket auch direkt online buchen.
