Sekretär*innen übernehmen eine breite Palette von administrativen und organisatorischen Aufgaben im Büro. Dazu gehört unter anderem die Bearbeitung der Korrespondenz, die Betreuung aller Anrufer*innen, die Terminplanung und das Erstellen von Dokumenten. Je nach Art und Größe des Unternehmens können noch eine Vielzahl weiterer Tätigkeiten anfallen.
Das Sekretariat fungiert als wichtige Schnittstelle zwischen Mitarbeiter*innen, Kund*innen und der Führungsebene. Es wird oft als Visitenkarte des Unternehmens betrachtet, da es häufig als zentrale Anlaufstelle im Unternehmen dient.
Wenn Ihre Mitarbeiter*innen im Sekretariat ungeplant ausfallen oder die Liste der zu erledigenden Aufgaben immer länger wird, müssen Unternehmen schnell auf die Situation reagieren. Zusätzliches Personal einzustellen, kann viel Zeit und Geld kosten. Außerdem ist das Problem bei Urlaub, Krankheit oder Karenzzeiten damit nicht behoben. Hier lohnt es sich also, eine weitere Option zu berücksichtigen. Sie können Ihr Sekreatiat nämlich outsourcen.
Outsourcing als Alternative zur Neueinstellung
Beim Outsourcing werden bestimmte Arbeitsbereiche an externe Unternehmen ausgelagert, um sich vollständig auf die Kernkompetenzen konzentrieren zu können. Das Outsourcen eines Sekretariats ist nicht nur für große Konzerne interessant, sondern auch Klein- und Mittelbetriebe (KMU) können von einer Auslagerung einzelner oder ganzer Tätigkeiten profitieren.
Häufige Entscheidungsgründe für diesen strategischen Schritt sind:
| Gründe | Vorteile für Unternehmen |
|---|---|
| Kostengründe | – Kostenersparnis durch Delegieren von Bürotätigkeiten – Kleine Unternehmen können finanzielle Mittel sparen |
| Personalmangel | – Schnelle Verfügbarkeit von qualifiziertem Personal – Keine Kosten für Personalsuche und Einschulung |
| Qualitätssteigerung | – Spezialisierte externe Unternehmen mit Erfahrung – Schnellere Erledigung von Aufgaben – Positive Beeinflussung der Kundenzufriedenheit |
| Steigende Effizienz | – Fokussierung auf Kernkompetenzen der Mitarbeiter*innen – Keine Unterbrechungen durch Nebentätigkeiten |
| Flexibilität | – Auslagerung von Aufgaben bei saisonaler Auslastung – Minimierung der Mitarbeiterüberlastung – Vermeidung von Wartezeiten bei Kund*innen |
Diese Punkte sollten Sie beachten, wenn Sie Ihr Sekretariat auslagern:
- Wie viele Anrufe, sollen pro Monat übernommen werden?
- Zu welchen Zeiten, soll die Erreichbarkeit verbessert werden?
- Wollen Sie das Sekretariat in Spitzenzeiten oder ganzjährig nutzen?
- Wie viele Mitarbeiter*innen können das Telefon umleiten?
- Gibt es eine professionelle Einschulung der Mitarbeiter*innen auf die Kund*innen und deren Anforderungen?
Genau zu rechnen, zahlt sich aus! Ihr Sekretariat auslagern, kann die richtige Entscheidung sein. Denn mit dem risikolosen Einsatzes eines Büroservicedienstleisters, können Sie sich hohe Fixkosten einfach sparen! Es wird nur bezahlt, was benötigt wird und Ausfälle, wie Krankenstände oder Urlaube, gibt es nicht.
Beispiel Kostenrechnung
Nehmen wir an Sie möchten, wie die GLD Holding, Ihr Sekretariat auslagern und entscheiden sich für das Paket PRO 50. Eine optimale Erreichbarkeit ist von Mo-Fr von 7-20 Uhr gewährleistet und trotz häufiger Besprechungen, werden alle Anrufer*innen optimal betreut. Im Monat hat die GLD Holding ca. 76 Anrufe. Die Anrufe werden auf das Mobiltelefon verbunden oder die Daten der Anrufer*innen per E-Mail geschickt.
| Monatliche Grundgebühr PRO 50 | € 215,- |
| 76 Anrufe gesamt | |
| 50 Anrufe inklusive | € 0,- |
| 26 Anrufe werden verrechnet (€ 1,99 pro Anruf) | € 51,74 |
| 14 Benachrichtigungen per Mail | € 0,- |
| Telefonspesen | € 0,- |
| GESAMT | € 266,74 |
Hier finden Sie unseren praktischen Paketrechner, mit dem Sie ganz einfach das perfekte Paket für Ihre Bedürfnisse finden!
Erfahrungsberichte von benefit Kund*innen:
- Attensam (700+ Angestellte) – Benefit Leistung: 24/7 Service
Auf den Punkt gebracht: „Auf das Team von benefit, kann ich mich 24 Stunden verlassen!“ - Conda (Internationales Team), Kunde seit 2014
„Gute Erreichbarkeit und ein zentraler Ansprechpartner sind sehr wichtig. Aus diesem Grund haben wir uns für benefit entschieden, denn benefit wächst mit unserer Unternehmensentwicklung mit und schafft für uns die notwendige Flexibilität und Professionalität, die wir unseren Kund*innen bieten wollen.“ - DI Matthias Nolz, Baumeister
„Selbst im Zeitalter des Handys, kann man nicht immer erreichbar sein. Es ist unhöflich, wenn während Besprechungen das Telefon klingelt und ich das Gespräch unterbrechen muss. Außerdem weiß ich, dass die benefit Mitarbeiter*innen sich bestens um meine Anrufer*innen kümmern.“
Optimales Outsourcen Ihres Sekretariats
Dank digitaler Technologien können Sie Ihr Sekretariat schnell und unkompliziert an benefit outsourcen. Sie können Ihre Anrufe durchgehend oder nur zu bestimmten Zeiten an uns umleiten. Als ausgelagertes Sekretariat nehmen wir Ihre Anrufe nach Ihren Wünschen entgegen. Wir verbinden die Anrufer*innen gerne an Sie oder Ihre Kolleg*innen weiter. Wenn Sie es bevorzugen, können wir auch gerne einen Rückruf für Sie vermerken. Aufgaben wie Terminvereinbarungen, Stornierungen oder die Beantwortung von allgemeinen Anfragen können von unseren Mitarbeiter*innen direkt erledigt werden, sofern Sie uns die erforderlichen Informationen zur Verfügung stellen.
Bei benefit gilt immer: volle Leistung & geringstmögliche Kosten. Informieren Sie sich gerne hier über unser aktuelles Produktangebot. Bei Fragen können Sie uns jederzeit über unser Kontaktformular oder unter 0800 100 2404 kontaktieren.
Wir freuen uns auf ein Gespräch mit Ihnen!
