Welche Aufgaben hat eine Sekretärin?
Eine Sekretärin ist für das optimale Büromanagement eines Unternehmens zuständig. Der Aufgabenbereich einer Sekretärin hat sich in den letzten Jahren stark verändert hat. Anfangs waren die Aufgaben administrativer Natur. Allgemeine Büroarbeiten, Schreibtätigkeiten und Korrespondenz zählten zum Arbeitsumfang. Mit der Zeit kamen jedoch immer mehr Aufgaben mit Sachbearbeitungscharakter hinzu. Mittlerweile umfasst das Arbeitsspektrum einer Sekretärin eine Weite an Aufgaben.
15 typische Tätigkeiten einer Sekretärin
- Telefonbetreuung (Outbound, Inbound)
- Verwaltung, Korrespondenz von E-Mail und Post
- Ablage, Aktenverwaltung und Datenbankpflege
- Terminorganisation und Terminkoordination
- Empfang und Betreuung von Besuchern und Gästen
- Organisation und Verwaltung von Büromaterial
- Postbearbeitung
- Informationsbeschaffung und Auswertung
- Vorbereitung und Erstellung von Reports und Präsentationen
- Organisation und Begleitung von Meetings und Events
- Protokollführung bei Sitzungen und Veranstaltungen
- Schreibtätigkeiten (Korrespondenz, Aktenvermerk, Berichte)
- Organisation von Reiseorganisation inkl. Abrechnung
- Vorbereitung der Lohnverrechnung und grundlegende Buchhaltungstätigkeiten
- Marketing-Aktivitäten
Aufgaben einer Sekretärin mit Stundentabelle
Für einen besseren Überblick haben wir für Sie die Aufgaben einer Sekretärin in zeitlichen Kategorien eingeteilt. Je nachdem wie groß das Unternehmen ist und in welcher Branche es tätig ist, können diese Werte natürlich schwanken. Diese Tabelle soll deshalb nur als Richtwert gelten und zur besseren Orientierung dienen.
| Aufgabengebiete | Anteile in % | Teilzeit 20 h | Vollzeit 40 h |
|---|---|---|---|
| Telefonbetreuung | 15 % | 3 h | 6 h |
| Verwaltung & Korrespondenz | 10 % | 2 h | 4 h |
| Ablage & Datenbankpflege | 10 % | 2 h | 4 h |
| Terminorganisation | 10 % | 2 h | 4 h |
| Reports & Präsentationen | 10 % | 2 h | 4 h |
| Schreibtätigkeiten | 10 % | 2 h | 4 h |
| Besucher-/Kundenbetreuung | 5 % | 1 h | 2 h |
| Büromaterial | 5 % | 1 h | 2 h |
| Postbearbeitung | 5 % | 1 h | 2h |
| Recherche & Auswertung | 5 % | 1 h | 2 h |
| Meetings | 5 % | 1 h | 2 h |
| Protokollführung | 5 % | 1 h | 2 h |
| Vorbereitung für Verrechnung | 5 % | 1 h | 2 h |
| Reiseorganisation | 2,5 % | 0,5 h | 1 h |
| Marketing Unterstützung | 2,5 % | 0,5 h | 1 h |
Diese Verteilung berücksichtigt die Hauptaufgaben einer Sekretärin und bietet eine Vorstellung davon, wie die Arbeitszeit in verschiedenen Funktionen aufgeteilt sein könnte. Bitte beachten Sie, dass die tatsächliche Verteilung stark von den individuellen Anforderungen des Arbeitsplatzes abhängt und variieren kann.
Aufgrund dieser Tabelle können Sie nun sehen, dass die Telefonbetreuung einen wesentlichen Teil der Arbeitszeit im Sekretariat einnimmt. Rauben Telefonate die Zeit, bleiben andere Tätigkeiten häufig auf der Strecke. Mit einem Telefonservice können Sie dieses Problem lösen. Als virtuelles Sekretariat können Ihre Anrufe an uns umgeleitet werden, Ihre Sekretärin kann sich somit besser um andere Aufgaben kümmern.
Benefit – Ihr Telefonsekretariat
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