Viele Unternehmen beschäftigen sich mit der Frage: Wie kann ich meine Produktivität erhöhen?
Und das zu Recht. Denn Produktivität führt zur Erzielung von Leistungen, die auch wirklich gebraucht werden. Gleichzeitig resultiert eine Erhöhung der Produktivität in einer besseren Leistungsbilanz und einer guten Work-Life-Balance. Eine Win-Win-Situation. Wie erhöht man nun seine Produktivität? Lesen Sie hier, wie Sie produktiver werden können.
10 Profi-Tipps für die Erhöhung der Produktivität
1. Start mit den „Top 3“
Warum es wirkt: Sie richten Ihren Fokus auf Wirkung und Prioritäten und vermeiden so häufigen Kontextwechsel.
So setzten Sie es um:
- Planen Sie jeden Morgen die drei wichtigsten Aufgaben. Jede dieser Aufgaben sollte max. 60 – 90 Minuten dauern.
- Notieren Sie für jede Aufgabe die „Definition of Done„. So können Sie sich nicht in unwichtigen Details verlieren.
- Platzieren Sie die Liste sichtbar auf Ihrem Arbeitsplatz!
Häufige Stolperfallen:
- Zu große Aufgaben. Brechen Sie große Aufgaben auf mehrere Teilaufgaben die zwischen 30 & 40 Minuten dauern.
- Zu viele „Top Aufgaben“. Reduzieren Sie Ihre Liste auf drei Aufgaben. Der Rest ist Bonus!
2. 50/10 Fokusfenster
Warum es wirkt: Ihr Gehirn kann in 50 Minuten Blöcken tief und konzentriert arbeiten, die 10 Minuten Pause verhindert kognitives „Leerlaufen“.
So setzten Sie es um:
- Planen Sie Vormittags 2–3 Blöcke mit der 50/10 Methode.
- In den 50 Minuten: Nur 1 Aufgabe, alle Benachrichtigungen aus, Timer stellen.
- In den 10 Minuten: Aufstehen, trinken, kurz lüften. Vermeiden Sie am besten auch Handy-Scrollen.
Häufige Stolperfallen:
- Achten Sie darauf in den 50 Minuten wirklich nichts nebenbei zu machen. Auch ein kurzen „nur mal schnell E-Mail checken“ kann Sie aus dem Fokus bringen.
3. Benachrichtigungen deaktivieren
Warum es wirkt: Push-Unterbrechungen kosten mehr Zeit als die Unterbrechung selbst (Wiedereinstiegsverlust).
So setzten Sie es um:
- Systemweit Nicht stören aktivieren; E-Mail & Chat schließen.
- Rückmeldefenster definieren, z. B. 12:00 und 16:30, und per Auto-Reply ankündigen: „Ich antworte gebündelt um 12:00 bzw. 16:30.“
Häufige Stolperfallen:
- Die Angst, etwas zu verpassen. Kritische Absender erhalten VIP-Regeln, wodurch nur deren E-Mails eine Benachrichtigung senden.
4. 2-Minuten-Regel
Warum es wirkt: Mini-Aufgaben summieren sich mental. Sofort-Erledigung senkt kognitive Last.
So setzten Sie es um:
- Alles unter 2 Minuten wird direkt abgeschlossen (z. B. kurze Terminzusage).
- Alles über 2 Minuten kommt in die Aufgabenliste mit klarem nächsten Schritt.
Häufige Stolperfallen:
- Grenze ausweiten: 2 Minuten bleiben 2 Minuten. Sonst frisst es den Fokus.
5. „Nein, aber …“-Antwort
Warum es wirkt: Sie schützen Fokuszeit und bleiben kooperativ.
So setzten Sie es um:
- Bereiten Sie eine Standardformulierung vor. Zum Beispiel: „Danke für die Anfrage. Ich kann das morgen um 14:00 übernehmen. Alternativ würde auch Donnerstag um 9:30 gehen. Passt einer dieser Termine?“
- Optional können Sie auch eine Alternativpersonen nennen, die weiterhilft sofern die Anfrage sehr dringend ist.
Häufige Stolperfallen:
- Bieten Sie immer konkrete Zeitfenster an.
6. Effiziente Meetingkultur
Warum es wirkt: Mit einem klaren Zweck und Ablauf verringern Sie Zeitverlust.
So setzten Sie es um:
- Versenden Sie Einladungen mit dem Ziel und erwartetem Ergebnis.
- Achten Sie darauf, dass nicht zu viele Personen teilnehmen. Ein Richtwert ist max. 5 Personen.
- Legen Sie zum Abschluss fest, wer was bis zum nächsten Mal macht. Halte Sie dies am besten in Bulletpoints fest.
7. Telefon clever steuern
Warum es wirkt: Anrufe sind der häufigste externe Flow-Killer. Professionelle Vorqualifizierung erhält Erreichbarkeit ohne Fokusverlust.
So setzten Sie es um:
- Markieren Sie ein Fokusfenster im Kalender.
- In diesen Zeitfenstern einfach Anrufe an den Telefonservice von benefit weiterleiten:
- Annahme in Ihrem Firmennamen
- Qualifizierung des Anliegens (Rückrufgrund, Dringlichkeit, Ansprechpartner)
- Termin-/Rückrufvereinbarung in Ihren freien Slots
- Sie erhalten strukturierte Anrufinformationen
- Rückrufe anschließend im geplanten Batch erledigen.
Häufige Stolperfallen:
- Unklare Regeln: Hinterlegen Sie ein kurzes Playbook für benefit (Prioritäten, Übergabe, Notfälle).
Ergebnis: Sie bleiben erreichbar, verpassen keine Chancen und Ihre Deep-Work-Zeit bleibt geschützt
8. Nutzen Sie Ihre natürlichen Energieverlauf
Warum es wirkt: Leistung schwankt tageszeitlich. Die schwerste Aufgabe in der stärksten Phase liefert den größten Hebel.
So setzten Sie es um:
- Beobachten Sie eine Woche Ihren Energielevel und notieren Sie ihn (morgen/mittags/nachmittags).
- Erledigen Sie die wichtigsten Aufgaben in der stärksten Phase und Routineaufgaben in der schwächeren.
9. Wochen Reset (15 Minuten)
Warum es wirkt: Kontinuierliche Verbesserung statt blinder Wiederholung.
So setzten Sie es um:
- 5 Min Erfolge: Was hat Wirkung gezeigt?
- 5 Min Streichen/Delegieren: Was fällt künftig weg? Was übernimmt z. B. benefit telefonisch?
- 5 Min Planung: Top 3 für Montag + Fokusfenster fixieren.
Häufige Stolperfallen:
- Planen Sie nicht zu groß! 12 Top Aufgaben für die nächste Woche reichen oft völlig aus!
10. Arbeitsplatz auf „Fokus“
Warum es wirkt: Sichtbare Reize ziehen Aufmerksamkeit ab.
So setzten Sie es um:
- Legen Sie nur Material für die aktuelle Aufgabe am Platz. Packen Sie den Rest in eine Sammelbox.
- Digital: Öffnen Sie wirklich nur die Tabs oder Programme, die Sie gerade für diese Aufgabe benötigen.
Häufige Stolperfallen:
- Kein „Ich brauche das gleich“. Nutzen Sie die Sammelbox und holen Sie Sachen erst heraus, wenn Sie sie wirklich benötigen.
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