3 Wege zur perfekten Erreichbarkeit: be human, be hybrid oder be ai. Welche Telefonlösung passt zu Ihnen?

Ein Telefonservice sorgt nicht nur dafür, dass Sie keine Anrufe mehr verpassen. Er garantiert ebenfalls, dass Sie keine Aufträge mehr verlieren, Ihre Interessent*innen immer einen Ansprechpartner haben und Ihre Bestandskund*innen stets kompetent betreut werden.

Um dies zu erreichen, bieten wir 3 unterschiedliche Telefonservice-Lösungen an: be human, be hybrid und be ai.

In diesem Artikel stellen wir Ihnen unsere 3 Ansätze vor, damit Sie herausfinden können, welcher für Sie passend ist. Denn die eine ideale Lösung gibt es nicht: welcher Ansatz für Ihr Unternehmen der richtige ist, hängt unter anderem von Anrufart, Zielgruppe und Anrufvolumen ab.

Drei Ansätze für mehr Erreichbarkeit

Nicht jedes Unternehmen benötigt dieselbe Telefonlösung. Deshalb bieten wir mit be human, be hybrid und be ai drei unterschiedliche Ansätze, mit denen jedes Unternehmen garantiert die ideale Lösung findet.

• be human steht für persönlichen Telefonservice durch Menschen. Dieser Ansatz ist besonders geeignet, wenn Gespräche individuell, sensibel oder erklärungsbedürftig sind und Empathie sowie Flexibilität gefragt sind.
• be hybrid verbindet die Effizienz von KI mit der Stärke menschlicher Betreuung. Standardanfragen können automatisiert bearbeitet werden, während komplexere oder sensible Anliegen nahtlos an geschulte Mitarbeiter*innen übergeben werden.
• be ai ist die passende Lösung für Unternehmen, die auf maximale Erreichbarkeit, hohe Skalierbarkeit und effiziente Bearbeitung standardisierter Anfragen setzen. Besonders bei wiederkehrenden Anliegen und hohem Anrufvolumen ist dieser Ansatz geeignet.

be human, be hybrid, be ai: unsere Ansätze im Überblick

Bevor wir nun genau auf die unterschiedlichen Ansätze eingehen, ist es wichtig zu verstehen, welche Kriterien Einfluss auf die Entscheidung haben. Darunter fallen z.B. die Branche Ihres Unternehmens, Ihre Zielgruppe und Anrufvorlumen aber vor allem die Art Ihrer Anrufe!

Welche Art von Anrufen müssen unterschieden werden?

• Standard – individuell – sensibel – dringend
  Nicht jeder Ansatz eignet sich für jede Anrufart. Standardisierte Anrufe können beispielsweise optimal mit be ai bearbeitet werden, während sensible Themen besser bei be human aufgehoben sind. Dazu erfahren Sie später im Artikel mehr.

be human: Persönlicher Telefonservice mit Menschen

Be human agiert ganz nach dem Motto: Echte Gespräche statt automatisiertes System. Unsere geschulten Mitarbeiter*innen hören zu, denken mit und reagieren individuell. Menschliche Kommunikation ist unschlagbar, wenn es um Vertrauen, Empathie und Fingerspitzengefühl geht.

Unsere Mitarbeiter*innen übernehmen Ihre Telefonate exakt nach Ihren Vorgaben. Wir arbeiten mit individuellen Gesprächsleitfäden, priorisieren Anfragen, vereinbaren Termine, nehmen Informationen auf und sorgen dafür, dass Ihre Anrufer*innen sich bestens betreut fühlen. Dabei reagieren wir flexibel auf Ausnahmen, Sonderfälle und spontane Situationen – genauso, wie es ein internes Team tun würde.

Bei welchen Anliegen ist be human der richtige Ansatz?

• Komplexe Sachverhalte: viele Rückfragen, Abwägungen und Sonderfälle
• Emotionale und sensible Situationen: Beschwerden, Konflikte, medizinische oder rechtliche Themen
• Entscheidungsrelevante Gespräche: z.B. hochwertige Leads oder Premium Kund*innen

Typische Aufgaben und Abläufe mit be human

Be human eignet sich besonders für Unternehmen, die durch professionellen Telefonkontakt nicht nur Ihre Erreichbarkeit verbessern möchten, sondern auch Ihr Image stärken wollen. Denn mit benefit wird jeder Anruf zu einem positiven Markenerlebnis.

Wir übernehmen dabei zahlreiche Aufgaben für Sie:

• komplexe oder erklärungsbedürftige Anliegen
• Terminvereinbarungen, bei denen Abstimmung und Flexibilität wichtig sind
• Reklamationen und sensible Gespräche
• Eskalationen und dringende Fälle
• hochwertige Kundenbetreuung im Premiumsegment
• Beratungsgespräche und Vorqualifizierung von Interessent*innen
• Anrufannahme mit Fokus auf Neukundengewinnung

Für wen ist be human besonders passend?

• Rechtsanwält*innen und Notariate: Vertrauen, Sensibilität, komplexe Fälle
• Steuerberatung und Wirtschaftsprüfung: erklärungsbedürftige Anliegen, Diskretion
• Ärzt*innen und Ordinationen: sensible Infos, Terminlogik, Empathie
• Immobilienmakler*innen und Hausverwaltungen: Konflikte, Abstimmung, Dringlichkeit
• Agenturen und Unternehmensberatungen: Lead-Qualität, Markenwirkung

Vorteile eines rein menschlichen Telefonservice

• persönliche Betreuung durch geschulte Mitarbeiter*innen
• flexible Gesprächsführung statt starrer Abläufe
• souveräner Umgang mit Ausnahmen und Sonderfällen
• professioneller Eindruck bei jedem Anruf
• Aufbau von Vertrauen und langfristiger Kundenbindung
• ideal für Unternehmen, bei denen Telefonservice Teil der Markenqualität ist
• geeignet für komplexe Prozesse, individuelle Entscheidungen und anspruchsvolle Zielgruppen

Ein menschlicher Telefonservice hat, wie Sie sehen, zahlreiche Vorteile. Allerdings hat er auch seine Grenzen. Bei sehr hohem Volumen mit reinen Standardanfragen ist dieser Ansatz häufig  weniger effizient. Auch eine 24/7 Erreichbarkeit ist zwar einfach möglich, kann allerdings zu höheren Kosten führen. Genau deshalb bieten wir unseren zweiten Ansatz, be hybrid, an.

be hybrid: Die Effizienz von KI. Die Stärke echter Menschen.

Mit be hybrid erhalten Sie eine moderne und intelligente Kombination aus KI-Telefonie und unserem persönlichen Telefonservice. Dabei übernimmt Ihr intelligenter KI-Telefonassistent alle Routineaufgaben und verarbeitete Standardfälle, während unsere Mitarbeiter*innen nahtlos übernehmen, wenn es um Beratung, Sensibilität oder Entscheidungen geht.

Das bedeutet für Sie: maximale Erreichbarkeit, effiziente Prozesse und gleichzeitig persönliche Betreuung dort, wo es wirklich wichtig ist.

So funktioniert der Ablauf im Alltag

1. Sobald ein Anruf eingeht, hebt erstmal Ihr KI-Telefonassistent ab. Dadurch kann durchgehende, und vor allem schnelle, Erreichbarkeit garantiert werden.
2. Der Telefonassistent erkennt Anliegen und beantwortet Standardfragen und erfasst alle relevanten Informationen.
3. Sobald es komplexer oder sensibel wird erfolgt eine nahtlose Übergabe an unsere geschulten Mitarbeiter*innen inkl. aller bereits erfassten Daten.

Wann ist be hybrid ideal?

„be hybrid“ ist besonders geeignet für Unternehmen, die stark wachsen, ein hohes Anrufaufkommen haben oder Erreichbarkeit ausbauen möchten, ohne das eigene Team zu überlasten.

Weiters ist es die perfekte Lösung für Unternehmen, die viele Routineanfragen (z.B. zu Öffnungszeiten, FAQS oder Status) erhalten sowie regelmäßige Sonderfälle.

Für welche Branchen eignet sich dieser Ansatz besonders?

• E-Commerce Unternehmen: viele Statusfragen aber auch  Reklamationen
• IT- und Softwareunternehmen: Standard-Supportfragen und komplexe Eskalationen
• Versicherungen und Finanzdienstleister: wiederkehrende Infos sowie sensible Fälle
• Unternehmen mit Peaks: z.B. bei Kampagnen, Saison oder Tourismus
• Dienstleistungsbetriebe mit hohem Terminaufkommen

Vorteile und Grenzen von be hybrid auf einen Blick

• KI übernimmt Routineanfragen schnell und zuverlässig
• benefit Mitarbeiter*innen übernehmen komplexe Gespräche nahtlos
• höhere Erreichbarkeit ohne Überlastung des eigenen Teams
• strukturierte Vorqualifizierung und Datenerfassung vor Gesprächsübergabe
• schnellere Bearbeitung und effizientere Prozesse
• kosteneffizienter als rein menschlicher Service bei hohem Anrufvolumen
• gleichzeitig persönlich dort, wo es für Kund*innen entscheidend ist
• skalierbar, auch bei saisonalen Peaks oder Kampagnen
• moderne Außenwirkung durch innovative Telefonlösung

Um zu wissen, ob dieser Ansatz wirklich der ideale für Ihr Unternehmen ist, müssen Sie Ihre Anrufe genau analysieren. Haben Sie fast nur Anfrage zu sensiblen oder komplexen Themen, ist be human meist optimal. Sind die meisten Anrufe zu Standardanfragen, ist ein reiner KI-Ansatz häufig die bessere Wahl.

be AI: Rund um die Uhr erreichbar – ohne Kompromisse bei der Effizienz

Mit be ai setzen Sie auf eine vollständig automatisierte KI-Telefonassistenz, die Ihre Anrufe übernimmt. Ihre Kund*innen erhalten sofort eine Antwort, ohne Warteschleifen, ohne Rückrufbitten und ohne verlorene Anfragen. Sie profitieren also von einer intelligenten KI-Telefonassistenz die in natürlicher Sprache mit Ihren Anrufer*innen redet und alle Daten strukturiert aufnimmt.

Wann ist be ai besonders stark?

be ai ist besonders sinnvoll, wenn…

• … Sie ein hohes Anrufvolumen haben.
• … viele wiederkehrende Anliegen auftreten.
• … Ihre Erreichbarkeit über die Geschäftszeiten hinaus ausgebaut werden soll.
• … wenn Ihnen schnelle konsistente Antworten wichtiger sind als individuelle Gesprächsführung.

Typische Aufgaben, die eine KI-Telefonassistenz übernehmen kann

Ihre KI-Telefonassistenz wird von uns individuell aufgesetzt und ganz an Ihr Unternehmen angepasst. Sie kann daher diverse Aufgaben übernehmen, wie z.B.:

• Beantwortung häufig gestellter Fragen (FAQ)
• Öffnungszeiten, Preise, allgemeine Informationen
• Terminvereinbarungen und Terminwünsche
• Aufnahme von Kontaktdaten und Rückrufbitten
• Statusabfragen (Bestellung, Lieferung, Ticket, Auftrag)
• strukturierte Datenerfassung für interne Weiterverarbeitung
• Vorqualifizierung von Anfragen und Interessent*innen

Vorteile der KI-Telefonassistenz und deren Grenzen

• 24/7 Erreichbarkeit – auch nachts, am Wochenende und an Feiertagen
• sofortige Reaktion ohne Wartezeiten
• ideal bei hohem Anrufvolumen und wiederkehrenden Anliegen
• skalierbar, auch bei Kampagnen oder saisonalen Peaks
• klare, messbare Effizienzsteigerung im Kundenservice
• standardisierte Gesprächsführung sorgt für bessere Datenqualität
• Entlastung interner Teams und Reduktion von Rückrufen
• moderne Außenwirkung durch innovative KI-Telefonlösung
• kosteneffiziente Alternative bei steigenden Serviceanforderungen

Zusammengefasst ist be ai die perfekte Lösung für Unternehmen, die Erreichbarkeit maximieren, Prozesse automatisieren und ihren Kundenservice auf ein neues Level bringen möchten.

Wann ist be ai vielleicht nicht die optimale Lösung? Gerade wenn es um emotionale oder sehr individuelle Anliegen geht, kann KI nicht das gleiche Vertrauen schaffen, wie es menschlicher Kontakt kann. Hier punkten andere Ansätze wie be hybrid oder be human.

Auch wenn Ihr Markenbild und Ihre Kundenservicestrategie stark auf persönliche Beziehungen aufbaut, bieten sich die zwei anderen Ansätzen stärker an.  

Welche Lösung passt nun zu Ihnen? Finden Sie es mit 5 Fragen heraus.

Um Ihnen die Entscheidung zu erleichtern, haben wir mit unseren Kundenservice Expert*innen gemeinsam ein einfaches Quiz erstellt, dass Ihnen eine sofortige Einschätzung gibt. So erhalten Sie in wenigen Minuten Klarheit darüber, welcher Ansatz am besten zu Ihrem Unternehmen passt!

Vergleich der 3 Lösungen: auf einen Blick erkennen, welche Lösung wo punktet

Hier sehen Sie auf einen Blick, welcher Ansatz bei welchem Kriterium punktet. So können Sie anhand der für Ihnen am wichtigsten Merkmale gut entscheiden, welche Lösung am besten zu Ihnen passt.

Der beste Telefonservice ist der, der zu Ihren Anrufen passt

Sie konnten nun erste Einblicke in unsere Telefonservice-Lösungen be human, be hybrid und be ai erhalten. Welcher Ansatz für Sie optimal ist, kommt ganz auf Ihre Bedürfnisse und Anliegen an!

Sind Sie noch unsicher, welche Lösung sie präferieren? Kein Problem, unsere Expert*innen helfen Ihnen gerne weiter!

In einem kurzen, unverbindlichen Beratungsgespräch können wir genau besprechen, welche Erwartungen Sie an unseren Telefonservice haben und welcher Ansatz diese optimal erreichen kann. Kontaktieren Sie uns dazu gerne jederzeit über unser Kontaktformular, unter 0800 100 2404 oder buchen Sie direkt Ihr Beratungsgespräch. Wir freuen uns von Ihnen zu hören!