Auch für Outbound-Projekte ein Telefonservice nutzen

Zu Beginn sollten hier einige Begriffe definiert werden, um sicherzustellen, dass Sie und wir dieselbe Vorstellung von einem Outbound Telefonservice haben.

Was ist ein Telefonservice und was bedeutet „Outbound“ überhaupt?

Ein Telefonservice nimmt Ihre Anrufe in Ihrem Namen entgegen und bearbeitet diese nach Ihren Vorgaben. Je nachdem wann Sie diesen Service benötigen und welches Paket Sie wählen, können Sie Ihre Anrufe an einen Telefonservice weiterleiten. Ihre eingehenden Anrufe werden somit, in den von Ihnen gewählten Zeiten, von unseren Mitarbeitern entgegengenommen und professionell bearbeitet. Sie bleiben erreichbar und Ihre Anrufer haben stets eine persönliche Ansprechperson. Zusätzlich zur Telefonannahme können auch E-Mail-Bearbeitungen, Terminvereinbarungen und -stornierungen, das Beantworten von FAQs und ähnliches übernommen werden.

Outbound auf der anderen Seite bedeutet, dass wir nicht nur eingehende Anrufe für Sie entgegennehmen, sondern auch ausgehende Anrufe für Sie tätigen. Beispiele hierfür sind Zufriedenheitsbefragungen, Terminstornierungen Ihrerseits, Informationsanrufe über neue Produkte oder Änderungen in Ihrem Unternehmen oder ähnliches.

Wie funktioniert ein Outbound Telefonservice?

Bei den Outbound-Projekten, die wir für unsere Kunden übernehmen gehen wir in 3 Phasen vor. Um das Szenario für Sie noch anschaulicher zu machen, werden wir es nachfolgend anhand eines Mystery-Call-Projekts erklären:

  • Sie erläutern uns Ihr Anliegen

Zu Beginn erläutern Sie und Ihr Anliegen und wir setzen gemeinsam Ziele. Wir beraten Sie natürlich gerne anhand unserer Erfahrungen mit Outbound Telefonservice-Projekten. Sie stellen uns die notwendigen Informationen zur Verfügung und wir vereinbaren einen einheitlichen Ablauf.

Im Fall eines Mystery Call-Projekts würden wir beispielsweise vereinbaren, dass von uns pro Woche 100 Anrufe getätigt werden, wobei die Anzahl auf mindestens 3 Tage verteilt werden soll. Ziel wäre es dann nach vier Wochen 400 Bewertungen für Sie durchgeführt zu haben.

  • Gemeinsam wird eine Strategie entwickelt

In der zweiten Phase geht es um die Details der ausgehenden Anrufe: Welche Szenarien stellen Sie sich vor? Wer soll angerufen werden? Was soll gefragt werden? Wie sollen die Anrufe von uns dokumentiert werden? Wie viele unserer Mitarbeiter sollen in das Projekt mit einbezogen werden?

Bei unserem Mystery Call-Projekt Beispiel müssten Sie uns die Telefonnummer, unter welcher wir anrufen sollen, zur Verfügung stellen. Zusätzlich sollten Sie uns Vorgaben und Tipps geben, als wer wir uns ausgeben und wonach genau wir fragen sollen. Dafür müssen dann Bewertungskriterien und Schemen entwickelt werden, damit wir am Ende übersichtliche Ergebnisse liefern können. Außerdem müssen wir beispielsweise vereinbaren, dass 3 Mitarbeiter benötigt werden, die pro Tag 6-7 Anrufe tätigen, um auf die richtige Anzahl zu kommen.

  • Wir schulen unsere Mitarbeiter

Im dritten Schritt schulen wir unsere Mitarbeiter nach Ihren Vorgaben. Einerseits natürlich zu Beginn, um von Anfang an aussagekräftige Anrufe für Sie durchführen zu können. Andererseits aber auch laufend, sollten Sie Updates haben oder Änderungen wünschen.

In unserem Beispiel würden wir unseren Mitarbeitern nach Ihren Vorgaben schulen und diesen die Unterlagen, welche für die Bewertung notwendig sind, aushändigen.

Könnten wir Ihnen mit unserem Telefonservice bei Inbound- und Outbound-Projekten helfen? Oder haben Sie noch Fragen? Dann kontaktieren Sie uns gerne über unser Kontaktformular oder rufen Sie uns an unter: 0800 100 2404. Wir freuen uns auf ein Gespräch mit Ihnen!

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