KI im Agenturalltag: Wie der KI-Voicebot Anrufe qualifiziert, Daten erfasst und Teams entlastet

Kund*innen erwarten bei Anliegen oder Anfragen direkte und schnelle Hilfe, ohne lange Wartezeiten. Wer Anfragen also sofort aufnimmt, qualifiziert und beantwortet bietet ein spürbar hochwertiges Kundenerlebnis. Allerdings fühlt sich dies im hektischen Agenturalltag oft unmöglich an. Wir haben daher die perfekte Lösung für Sie: eine KI-Telefonassistenz, die Anrufe direkt annimmt und nach Ihren Angaben bearbeitet. Sie ist jederzeit erreichbar, reduziert Wartezeiten und sorgt dafür, dass kein Anliegen liegen bleibt.

Der KI-Voicebot für Agenturen von benefit: verstehen, nachfragen, erledigen

Ihr KI-Voicebot von benefit wird von unseren Expert*innen ganz nach Ihren Vorgaben und Bedürfnissen eingerichtet und aufgesetzt. Die KI versteht freie Sprache, stellt Rückfragen, nimmt strukturiert Daten auf und ist auf Wunsch 24/7 für Sie im Einsatz. Durch die Integration in bestehende Systeme, wie Ihr CRM- oder Termintool, können auch Statusabfragen oder Terminbuchungen direkt am Telefon durchgeführt werden.

Der KI-Voicebot übernimmt:

• Datenaufnahme: Firma, Vor- und Nachname, E-Mails, Budgetfenster, Timelines, …
• FAQ-Beantwortung: Öffnungszeiten, Dienstleistungs- und Preisinformationen, Abläufe, …
• Nahtlose Integration: Zugriff in CRM, Ticket- oder Termintools für Statusabfragen
• Rückrufe anfordern: Anrufinformationen werden direkt an Ihr Team oder Mitarbeiter*innen von benefit übergeben.

Klassischer Bot vs. KI-Voicebot von benefit: Wo liegt der Unterschied?

Wie Sie sehen versteht ein KI-Voicebot Kontext, fragt intelligent nach und lässt sich einfacher weiterentwickeln. Weiters sind auch sauber definierte Eskalationspfade zum Menschen leicht anwendbar.

Hier können Sie mehr zu diesem Thema erfahren: Klassischer Voicebot vs. KI-Telefonassistenz: Was Unternehmen heute wirklich brauchen

Die perfekte Lösung für Agenturen: einfacher Start statt Großprojekt

Ihr individueller KI-Voicebot wird direkt von unseren Expert*innen für Sie eingerichtet. Wir nutzen dazu Use Cases, Tone of Voice Dokumente, FAQs und Skripte, damit Ihr Voicebot genau nach Ihren Wünschen kommuniziert. Nach dem ersten Aufsetzten folgt ein Test mit anschließend Feinschliff um zu garantieren, dass wirklich alles rund läuft.

So funktioniert der Ablauf in 5 Schritten:  

1. Ziele & Anforderungen klären
2. Alle Informationen und FAQs hinterlegen
3. Integration des KI-Voicebots in Ihre Systeme
4. Testanrufe und Feinschliff
5. Go-Live und laufendes Feintuning

Hybrid mit menschlichem Telefonservice: KI zuerst und Mensch bei Bedarf

Unser Hybrid-Angebot ist ideal für Agenturen, die nicht nur Ihre Erreichbarkeit aufs nächste Level heben möchten, sondern Ihren gesamten Kundenservice. Der KI-Voicebot übernimmt dabei Routineaufgaben und Ihr externes Agentursekretariat greift nahtlos ein, wenn es komplexer wird. Unsere Serviceexpert*innen rufen zurück und arbeiten exakt in Ihrem Markenton.

Die KI nimmt also direkt alle Anrufe entgegen, beantwortet FAQs, qualifiziert Lead und löst Rückrufe aus. Unser Team übernimmt komplexere Fälle, mit allen Infos aus dem KI-Gespräch. Sie erhalten eine lückenlose Dokumentation per E-Mail oder SMS, damit Sie immer den Überblick behalten.

Erfahren Sie hier mehr über den Hybrid-Ansatz: Mit einer Hybrid-Lösung Servicequalität steigern

Vorteile für Agenturen: Mehr Effizienz, bessere Kundenerlebnisse

Ihre Agentur profitiert von zahlreichen Vorteilen – für Ihr Team und Ihre Kund*innen.

• Weniger Abbrüche und schnellere Bearbeitung durch sofortige Anruffanahme.
• 24/7 Erreichbarkeit ohne Überstunden oder Überlastung Ihres Kernteams.
• Entlastete Teams dank Vorqualifizierung und sauberer Anrufinformationen.
• Markenkonform und zweisprachig (deutsch und englisch) in Ihrer Tone of Voice.

Transparente Kosten für optimale Ressourcenplanung

Wir setzten auf ein nutzungsbasiertes Modell mit kostenloser Einrichtung. Das heißt, Sie zahlen nur, wenn Ihr KI-Voicebot auch wirklich im Einsatz ist. Mit unserem aktuellen Starterangebot können Sie einfach und schnell loslegen: 69 € monatliche Grundgebühr und 0,30 € pro Minute, inkl. Basis-FAQs, Skripte und Reports.  

So kann Ihr Voicebot in kürzester Zeit Live gehen und Ihre Agentur im Alltag unterstützen!

Von Leadqualifizierung bis zu Terminbuchungen: typische Use-Cases

Hier finden Sie eine kleine Übersicht darüber, wie wir Agenturen bereits mit unserem KI-Voicebot unterstützen dürfen:

• Lead-Intake & Rückruf: Die KI nimmt Anrufe sofort an, erfasst Kontaktdaten, Budgetinformationen sowie weitere relevante Infos und löst auf Wunsch einen Rückruf aus.
• Terminwünsche & Koordination: Der Bot nimmt Wunschtermine entgegen, informiert über verfügbare Slots und hinterlegt die Anfrage zur Bestätigung.
• Briefings für Projekte: Es können auch strukturierte Eckdaten wie Ziele, Budgetvorgaben und Zeitpläne aufgenommen und dokumentiert werden. Diese werden anschließend an die richtigen Ansprechpartner*innen in Ihrem Team weitergeleitet.
• Bewerbungen & Freelancer-Intake: Die KI sammelt Kontaktdaten, Rollen und Skills sowie Portfoliolinks oder Verfügbarkeiten und leitet alles an SIe weiter.
• Hybrid-Übergabe an unsere Serviceexpert*innen: Wenn es komplex wird, übergibt Ihr KI-Voicebot mit Gesprächskontext nahtlos an unseren Telefonservice.

Haben Sie Interesse an einem individuellen KI-Voicebot für Agenturen? Informieren Sie sich gerne näher zu unserer KI-Lösung oder sprechen Sie direkt mit unserem eigenen Voicebot ONI unter: +43 2742 200 97. ONI beantwortet Ihnen direkt alle Fragen zu Funktionen, Einsatzmöglichkeiten und Vorteilen. Auf Wünsch können Sie auch gerne Ihre Kontaktdaten hinterlassen und unsere Expert*innen melden sich bei Ihnen.

Alternativ können Sie auch unser Kontaktformular nutzen oder direkt ein persönliches Beratungsgespräch buchen. Wir freuen uns von Ihnen zu hören!