Effizienter arbeiten – Unsere 4 Tipps

Effizienter arbeiten bedeutet, mit einem möglichst geringen Input einen möglichst großen Output zu generieren. Sich seine eigene Zeit gut einzuteilen, motiviert zu bleiben, sich wohl zu fühlen und gleichzeitig alle Ziele und Aufgaben zeitegerecht zu erledigen, kann herausfordernd sein! Doch Effizienz führt nicht nur zu einem besseren Outcome und einem größeren Ertrag im Verhältnis zum Einsatz, sie kann auch unsere Laune heben und unsere Motivation positiv beeinflussen. Denn am Ende des Tages froh über effiziente, geschaffte Leistungen zu sein ist schöner als das Gefühl erledigt zu sein und trotzdem nichts weitergebracht zu haben. Wir haben Ihnen unterhalb unsere 5 Tipps für effizientes Arbeiten zusammengefasst und hoffen sehr, Ihnen somit helfen zu können.

Störungsfaktoren beseitigen

Wer kennt es nicht – ständig neue E-Mails, Chat Anfragen, Telefonklingeln, Social Media, ein schneller Blick aufs Telefon, ein kurzes Gespräch mit Kollegen etc. etc. etc. – Ablenkungen sind immer und überall möglich! Dadurch wird man aber schnell aus dem Konzept gebracht, gute Ideen oder wichtige Einfälle können verloren gehen und man startet immer wieder von neuem, was Effizienz nicht gerade unterstützt. Aus diesem Grund sollte man, vor allem bei anspruchsvolleren Aufgaben, den Anrufbeantworter einschalten, die Bürotür schließen, das Handy weglegen, das E-Mail-Programm beenden und aktiv Maßnahmen ergreifen, um ruhig, konzentriert, ungestört und effizienter arbeiten zu können. Um in solchen Situationen trotzdem erreichbar zu sein, empfehlen wir einen Telefonservice, der sich um Ihre Anrufannahme kümmert, während Sie sich ungestört Ihren Kerntätigkeiten widmen können. Wir von benefit bieten diesen Service an. Wir kümmern uns um die Anliegen der Anrufer unserer Kunden, vereinbaren Termine, beantworten E-Mails und übernehmen auch Outboundprojekte. All das geschieht selbstverständlich nach den genauen Vorstellungen und Anforderungen unserer Kunden.

Zeitmanagement um effizienter zu arbeiten

Alle Menschen sind verschieden und unterscheiden sich auch in den Zeiten, in welchen sie produktiver und effizienter arbeiten. Von Frühaufsteher bis hin zur Nachteule, funktioniert der Rhythmus bei allen einfach verschieden. Manche sind um 5:30 in der Früh schon fit, die anderen fassen klare Gedanken erst nach 10:00 Uhr vormittags. Und ein Rhythmus ist nicht schlechter als der andere, wichtig ist, dass man seinen eigenen kennt und ihn zum eigenen Vorteil nutzt. Weiters ist es empfehlenswert, gerade in stressigen Zeiten, Zeitpläne zu erstellen. Anstatt ohne Pausen von einem Termin zum nächsten zu hetzen, sollte man sich lieber davor kurz etwas Zeit nehmen, um zu analysieren, welche Aufgaben und Meetings denn wirklich wie viel Zeit in Anspruch nehmen. Dabei sollte jedoch darauf geachtet werden, die Zeitplanung so realistisch wie möglich anzugehen. Lieber etwas mehr Zeit einzuplanen, als zu wenig. Denn übervolle Zeitpläne führen zu Stress, welcher dann zu Überforderung und einem Sinken der Motivation führt. Außerdem ist ein Zeitplan auch wichtig, um rechtzeitig in den verdienten Feierabend zu kommen und nicht „noch kurz eine halbe Stunde“ im Büro zu bleiben, die sich dann zu zwei Stunden entwickelt.

Die physischen Faktoren des Arbeitsplatzes

Chaos am Arbeitsplatz bedeutet in den meisten Fällen auch Chaos im Kopf. Unordnung führt zu mehr Unordnung und da hilft es manchmal, wieder etwas Struktur und „Sauberkeit“ in sowohl Umgebung als auch Kopf zu bekommen. Denn wer zu Beginn schon mal zwei Stunden braucht, um die notwendigen Arbeitsutensilien zu finden, arbeitet bestimmt nicht effizient. Und ums Aufräumen kommt man ja so und so nicht drum rum. Man sollte sich außerdem einen Arbeitsplatz schaffen, an dem man sich wohl fühlt, eine gute Atmosphäre herrscht und man konzentriert arbeiten kann. Das bedeutet nicht wöchentlich die Bürowände neu zu streichen oder umzustellen. Es geht nicht unbedingt um große Veränderungen. Es sind die kleinen Dinge mit großer Wirkung, wie Ordnung, wenig Lärmquellen, regelmäßiges Lüften, viel Licht und ähnliches. Zusätzlich kann das Persönliche am Arbeitsplatz, wie zum Beispiel ein kleines Lieblings-Pflänzchen oder ein zwei Fotos, auch dazu beitragen die Stimmung und Effizienz zu heben.

Pausen nicht vergessen

Das Wichtigste zum Schluss: Einfach auf die Pausen zu verzichten, um effizienter arbeiten zu können ist keine gute Idee! Denn mit fehlenden Pausen, fehlt auch früher oder später die Konzentrationsfähigkeit. Diese Auszeiten sind wichtig, um den Kopf frei zu bekommen und sich dann anschließend wieder auf die Arbeit konzentrieren zu können. Sowohl in der Mittagspause als auch in kleinen Pausen zwischen durch. Ein Tässchen Kaffee oder Tee, ein kleiner Tratsch mit den Kollegen, ein kurzer Spaziergang oder einfach nur ein paar Minuten alleine für sich genießen. Das alles hilft, um danach wieder mit Energie durchzustarten. Dabei sollten man aber darauf achten, sich die nötige Zeit auch wirklich zu nehmen. Schnell ein Essen warm machen, sich damit vor den Laptop setzen, nebenher kurz noch E-Mails beantworten, bis dann das halb kalte Essen fast über den Schreibtisch kippt – das ist keine optimale Pause! Gesund essen, Laptop zuklappen, Handy weglegen, vielleicht noch kurz an die frische Luft und schon sieht die Motivation viel besser aus! In den kleinen Pausen zwischen durch kann man, wenn man es richtig macht, viel Energie und Motivation zurückgewinnen. In unserem Blogartikel über das Arbeiten im Homeoffice, finden Sie noch weitere Tipps und Tricks von uns zu diesem Thema. Bei Fragen, Wünschen oder anderen Anliegen kontaktieren Sie uns gerne jederzeit. Wir freuen uns auf ein Gespräch mit Ihnen!