Digitalisierung prägt unseren Arbeitsalltag und eröffnet Unternehmen und Mitarbeiter*innen neue Möglichkeiten. Dieser Artikel erklärt, welche Chancen digitale Prozesse bieten, wie Sie diese im Betrieb sinnvoll nutzen und worauf es bei Planung und Umsetzung ankommt. Er zeigt auch, welche Risiken entstehen, wenn man ohne Konzept startet, und wie ein virtuelles Telefonsekretariat den Büroalltag spürbar erleichtert.

Was genau ist Digitalisierung eigentlich?

Digitalisierung heißt nicht bloß „Papier zu PDF“. Es bedeutet, analoge Inhalte und Abläufe so umzubauen, dass sie digital funktionieren. Praktisch bedeutet das: Informationen liegen nicht mehr in Schubladen, sondern fließen durch klare Schritte. Und das vom ersten Kundenkontakt bis zur Rechnung. Systeme tauschen also Daten aus, Mitarbeiter*innen arbeiten mit einem aktuellen Stand und Routineaufgaben werden effizienter.

In der Arbeitswelt verbindet die Digitalisierung also bisher getrennte Abteilungen und Abläufe: Telefon, E-Mail, Chat, CRM, Warenwirtschaft, Buchhaltung – alles greift ineinander.

Konkret sieht das so aus:

Eingehende Anfragen landen zentral in einem System. Stammdaten werden automatisch erkannt oder ergänzt, ein Ticket wir erstellt und Prioritäten und Zuständigkeiten sind klar.
Dokumente wie Verträge oder Rechnungen werden nicht nur gescannt, sondern ausgelesen, benannt und revisionssicher abgelegt.
Prozess-Schritte sind als klarer Workflow abgebildet. Es gibt z.B. Pflichtfelder, Freigaben und Erinnerungen. Die Prozesse sind klar und einfach verständlich, auch für neue Kolleg*innen.
Systeme kommunizieren miteinander. Kundendaten aus einem CRM erscheinen direkt im Telefon-Popup, Bestellungen aus dem Shop landen direkt in der Warenwirtschaft und Zahlungseingänge buchen automatisch.
Zugriff wird von überall aus möglich. Berechtigungen werden rollenbasiert festgelegt und 2-Faktor-Login sorgt für Sicherheit.

Wie können Sie als Unternehmen die Chancen der Digitalisierung konkret

Unternehmen, welche die Digitalisierung als Chance sehen und nutzen, können sich dadurch einen (internationalen) Wettbewerbsvorteil erarbeiten. Hier finden Sie einen Überblick der größten Chancen.

Bessere Kundenerlebnisse
Digitalisierung macht Service spürbar schneller und persönlicher: Anfragen landen nicht mehr im Nirgendwo und können so effizienter bearbeitet werden. Online-Terminbuchung, automatische Status-Updates und Rückrufe in klaren Zeitfenstern schaffen Verlässlichkeit.
Produktivität & Fokuszeit
Was früher in E-Mail-Schleifen hängen blieb, läuft heute geordnet durch Queues. Standardfälle werden mit Textbausteinen erledigt, Wiedervorlagen erinnern an Fristen, und nach Telefonaten landen Protokolle automatisch in der richtigen Akte. Das reduziert Bearbeitungszeiten und gibt Teams die Fokuszeit zurück, in der die eigentliche Arbeit passiert.
Skalierbarkeit ohne Mehrkosten
Digitale Prozesse wachsen mit, ohne dass die Kosten sofort mitwachsen müssen. Chat, Telefon und E-Mail werden zentral gebündelt, Spitzen intelligent verteilt, und nur Ausnahmen gehen an Spezialist*innen.
Daten statt Bauchgefühl
Mit einem schlanken Dashboard werden aus verstreuten Signalen klare Entscheidungsgrundlagen: offene Anfragen, Antwortzeiten, Conversion je Kanal und Co. finden Sie auf einen Blick. Planung wird belastbarer, Forecasts genauer und Fehlentscheidungen seltener.
Bessere Zusammenarbeit (intern & extern)
Wenn Informationen auffindbar sind und Versionen nachvollziehbar bleiben, laufen Übergaben reibungslos. Gemeinsame Notizen zu Anrufen und sauber definierte Rechte & Rollen sorgen dafür, dass jeder weiß, was zu tun ist.
Nachhaltigkeit & Kostenkontrolle
Digitale Signaturen, E-Rechnungen und papierlose Freigaben sparen Material, Wege und Zeit. Das reduziert Druckkosten und Durchlaufzeiten und verbessert nebenbei den CO2-Fußabdruck je Vorgang. Nachhaltigkeit wird damit kein Extra-Projekt, sondern Alltag.

Zudem birgt die Digitalisierung nicht nur eine große Chance für das Unternehmen selbst, sondern auch für die Arbeitnehmer*innen. Da die Arbeitsweise immer flexibler und mobiler gestaltet werden kann und die Arbeit räumlich und zeitlich entkoppelt wird, ist es für Arbeitnehmer*innen einfacher eine Work-Life-Balance zu finden und den Beruf und die Familie unter einen Hut zu bringen.

Welche Risiken gibt es und wie können Sie abgefedert werden?

Kostenfalle & zu viele Tools
Zu viele Tools, zu wenig Nutzung: das frisst Budget und Nerven. Abhilfe schafft ein schlankes Portfolio. Must-haves statt Nice-to-haves, ein klarer Tool-Owner und ein vierteljährliche Kontrolle. So bleibt Ihre Landschaft nutzbar und bezahlbar.
Unklare Ziele
„Wir digitalisieren mal“ endet oft in Projekten ohne Ergebnis. Legen Sie pro Initiative eine einzige, messbare Zielzahl fest, z.B. Antwortzeiten auf unter 2 Stunden reduzieren. So können Sie laufend kontrollieren wie der Prozess vorangeht und ob es Optimierungspotentiale gibt.
Datenschutz & Informationssicherheit
Zu breite Zugriffe oder unsaubere Prozesse können teuer werden. Setzen Sie auf das Minimalprinzip, AV-Verträge, 2-Faktor-Authentifizierung und klare Löschkonzepte.
Change-Müdigkeit im Team
Zu viel Neues auf einmal erzeugt Widerstand. Planen Sie Umstellung am besten in Wellen, holen Sie ein Pilot-Team ins Boot und erklären Sie klar „Warum, Wie, Was“. So wird Veränderung verständlich und akzeptiert.
Automatisierungs-Fehler & Qualitätsverlust
Falsch konfigurierte Regeln oder unpassende Textbausteine wirken unpersönlich oder verursachen Kettenreaktionen. Achten Sie auf die Qualität und prüfen Sie regelmäßig Stichprobeartig.
Schlechte Daten führen zu schlechten Entscheidungen
Unvollständige oder alte Daten verzerren jedes Dashboard. Behandeln Sie Datenqualität als eigenes Arbeitspaket mit klaren Definitionen. Wenige, robuste KPIs sind besser als 30 halbgenaue.

Wie können wir Ihnen helfen?

Wir von benefit setzen bewusst auf die Digitalisierung und sind der Meinung, dass man sie als Chance sehen sollte. Jeder von uns ist ein Teil der Digitalisierung und kann an ihr wachsen. Seit 2014 hilft benefit nun schon über 1.200 Unternehmen, durch neue, digitale Lösungsansätze, im Wandel der Zeit nicht unterzugehen und ihre Unternehmen sicher für die Zukunft aufzustellen.

Unternehmen lagern ihre Sekretariatstätigkeiten an uns aus, damit sie sich auf ihre wichtigeren Kernarbeiten fokussieren können. Wir kümmern uns um alle Anrufe inklusive der Anliegen der Anrufer*innen und schicken unseren Kund*innen danach Anrufinformationen mit den wichtigsten Infos zu. So bleiben Sie immer informiert und können selber entscheiden welche Telefonate sie führen wollen, bei wem sie sich wann zurückmelden und welche Anliegen am dringendsten sind.

Ein virtuelles Sekretariat kann Ihnen die Arbeit um ein Vielfaches erleichtern. Deshalb bieten wir von benefit, Ihrem zuverlässige Telefonservice in Österreich und Deutschland, neben vielen weiteren Leistungen auch eine Telefonannahme zur Erleichterung Ihres Büroalltages.

Kontaktieren Sie uns gerne über unser Kontaktformular oder unter 0800 100 2404. Wir freuen uns von Ihnen zu hören!